Tietokannan ominaisuudet

Tietokannan painikkeet automatisoivat työnkulut, jolloin sinun ei tarvitse käyttää aikaa tietokannan päivittämiseen manuaalisesti. Voit esimerkiksi käyttää painiketta asiakirjan hyväksymiseen tai päivittäisen toimenpiteen merkitsemiseen valmiiksi. Painikkeet voi lisätä tietokantaan ominaisuuksina, ja kun painiketta napsautetaan, se tekee toiminnon tietokannan sivuilla puolestasi.

To add a database button property:

1. Valitse tietokannan oikeasta yläkulmasta ••• ja sitten → Ominaisuudet → Uusi ominaisuus → Painike.

2. Lisää painikkeelle nimi, kuten Hyväksy tai Valmis.

3. Toiminnon lisääminen painikkeelle: Tämä on toiminto, jonka haluat tapahtuvan, kun painiketta napsautetaan. Yhdellä painikkeella voidaan tehdä useita toimintoja. Voit valita seuraavat:

   • Lisää sivu kohteeseen...: Tämä lisää sivun haluamaasi tietokantaan.

   • Muokkaa sivuja kohteessa...: Tämä muokkaa haluamasi tietokannan sivujen ominaisuuksia.

   • Send notification to...: This will send a Notion notification to specific people in your workspace.

   • Show confirmation: This will show a message to the person who has selected the button before any further action is taken. You could pair this with another action so that you can be more careful with edits made to your database.

   • Avaa sivu: Tämä avaa sivun haluamastasi tietokannasta. Voit myös valita, miten sivu avautuu näyttöön.

   • Send Slack notification to...: This will send a Slack notification to the Slack channel of your choosing.

   • Define variables: This will allow you to create a custom variable using mentions and formulas. You can then use this variable in other database button actions. Learn more about this below.

4. As you set up your button actions, you can pull in certain pages, people, and more by using mentions and formulas. To do this, select @ in the field if you want to include a date, person, page, or group. Select ∑ in the field if you want to create a formula. Learn more about using mentions and formulas below.

5. Select Save.

Mentions and formulas in button actions

You can use mentions and formulas in your button actions to make your automations work better for you. For example:

• You might want to mention the date in the name of a new page that your button creates in a particular database.

• You might want to set up a button to send a notification to someone that mentions a specific page in your Notion workspace.

• You might want to automatically send a message to someone when a ticket has been resolved, and use a formula in that message that calculates the time it took to complete the ticket.

To include a mention or formula in a database automation action:

1. Hover over your button and click ⚙️.

2. Find an existing action or select Add another step.

3. As you set up the button action, select @ in the field if you want to include a date, person, page, or group. Select ∑ in the field if you want to create a formula.

4. Select Done.

Define variables

This will allow you to create a custom variable using mentions and formulas. You can then use this variable in other database button actions. To define a variable:

1. In your button settings, select Add action or Add another step.

2. Add a step and select Define variables.

3. Click on Variable 1 to give the variable a name, edit the formula, or duplicate it. You can also select Add variable.

4. Select @ or ∑ in the variable field to define your variables.

5. You can use these variables in additional button actions.

Kun haluat hallita tietokannan ominaisuuksia, valitse oikeassa yläkulmassa oleva •••-kuvake ja sitten Ominaisuudet. Käytössä on seuraavat toiminnot:

• Lisää uusi ominaisuus: Valitse Uusi ominaisuus, valitse sitten ominaisuustyyppi ja anna ominaisuudelle nimi.

• Piilota ominaisuus: valitse silmäkuvake sen ominaisuuden vierestä, jota et halua näyttää tietokannassa.

• Muokkaa ominaisuutta: Valitse⋮⋮. Voit nimetä ominaisuutesi uudelleen, piilottaa sen näkymästä, rivittää sen näkymässä tai poistaa rivityksen tai kopioida tai poistaa sen.

• Järjestä ominaisuudet uudelleen: Vedä⋮⋮-kuvaketta järjestääksesi ominaisuudet uudelleen.

Kaikkia ominaisuuteen liitettyjä tietoja kutsutaan arvoiksi. Arvojen muokkaaminen vaihtelee ominaisuuden tyypin mukaan. Tässä muutama esimerkki:

• Valitse- ja Monivalinta-ominaisuuksien yhteydessä sinua pyydetään lisäämään tageja kirjoittamalla haluamasi toiminto ja painamalla enter-näppäintä kunkin toiminnon jälkeen. Värit määritetään satunnaisesti.

  • Voit lisätä näihin valikkoihin niin monta tagia kuin haluat.

  • Muokkaa tagien nimiä ja värejä tai poista niitä napsauttamalla ominaisuuskenttää (esim. taulukon solua) ja valitse sitten •••, joka tulee näkyviin oikealle, kun viet hiiren osoittimen jonkin ominaisuuden päälle.

  • Järjestä tagit uudelleen valitsemalla niiden vasemmalla puolella oleva ⋮⋮-kuvake ja vetämällä.

• Päivämäärä-ominaisuuksien yhteydessä tietojen lisääminen napsauttamalla avaa päivämäärävalitsimen, josta voit valita tietokantakohteeseen liittyvän päivän – esimerkiksi tapahtuman päivämäärän tai määräajan.

  • Napsauta Muistuta-kohtaa, kun haluat asettaa tälle ominaisuudelle muistutuksen haluamallesi päivälle ja ajalle.

  • Ota käyttöön Päättymispäivämäärä, kun haluat määrittää aikavälin tälle ominaisuudelle.

  • Ota käyttöön Sisällytä aika valitaksesi tarkan ajan, ei pelkkää päivää.

  • Click Date format & timezone to modify these settings.

  • Valitse Tyhjennä, kun haluat poistaa päivämääräominaisuuden arvot.

• Tiedostot ja media -ominaisuuksien yhteydessä sinua pyydetään kentän napsauttamisen jälkeen lataamaan tiedosto tai liittämään linkki tiedoston upottamiseksi.

  • Voit myös ladata tiedoston tietokoneeltasi vetämällä sen ominaisuuteen.

  • Voit lisätä useita tiedostoja kerralla mihin tahansa kenttään.

  • Click on the ••• to the right of uploaded files to Delete, Download, Full screen or View original.

  • Käytä ladattujen tiedostojen vasemmalla puolella olevaa ⋮⋮-kuvaketta niiden vetämiseen ja järjestämiseen uudelleen.

• Henkilö-ominaisuuden yhteydessä voit merkitä muita työtilan jäseniä tai vieraita.

  • Kirjoita heidän nimensä ja paina enter-näppäintä kunkin nimen jälkeen.

  • Jos haluat poistaa jonkun merkityistä henkilöistä, napsauta nimen vieressä olevaa X-kuvaketta.

• Values automatically appear for these properties: Created time, Created by, Last edited time, Last edited By.

• Voit kirjoittaa tai liittää arvoja URL-, sähköposti-, puhelin- ja numero-ominaisuuksiin samalla tavalla kuin teksti-ominaisuuteen.

• Relaatio- ja rollup-ominaisuuksien arvojen muokkaaminen on tehtävä useassa vaiheessa.

You can leave comments in database properties, only when you’re in table view or when you have a database page open.

To comment on a property while in table view:

1. Hover over a property for a database item.

2. Select the 💬 that appears.

3. Enter your comment.

To comment on a property while in a database page:

1. Hover over a property.

2. Select the 💬 that appears, or select the ⋮⋮ to the left of the property → Comment.

3. Enter your comment.

Once a comment has been made, you’ll see 💬 next to the property it’s attached to. You can select 💬 to see the comment and add to the conversation.