Tietokantojen esittely

There are three things that make Notion databases unique:

1. Jokainen kohde on oma sivunsa: Jokainen tietokantaasi lisäämäsi kohde on Notion-sivu. Avaa tietokantakohde lisätäksesi lisää tietoja esimerkiksi tekstin tai kuvien muodossa – aivan samoin kuin tekisit millä tahansa muullakin Notion-sivulla.

2. You can customize properties: Add properties to contextualize, label, and augment any database item with things like dates, status, and links. Learn more about database properties here →

3. You can toggle between multiple views: Your data isn't limited to a table. Visualize the information in a database as a list, calendar, chart, and more — whatever makes the information most useful. Learn more about views, filters, and sorts here →

Every full page database has the same menus and sets of options. Here's a quick walkthrough.

1. Views: Edit and switch between all the different views of your database. Depending on your screen size, you may have to open the dropdown next to your current view to see your other views.

2. Lisää uusi näkymä: Lisää tietokantaasi uusi näkymä, jolla on oma ulkoasu, suodattimet ja lajitteluvaihtoehdot. Näytön koosta riippuen sinun on ehkä avattava nykyisen näkymän vieressä oleva alasvetovalikko ja valittava Lisää näkymä.

3. Suodatinvalikko: Käytä ominaisuusarvoihin perustuvia suodattimia. Kun käytät tietokannassa suodatinta, vain sinä näet sen aluksi. Voit kuitenkin tallentaa suodattimen näkymään, jolloin koko tiimisi voi käyttää sitä.

4. Lajitteluvalikko: Lajittele tietojasi ominaisuuksien perusteella. Suodatinten tapaan eri lajitteluvaihtoehdot näkyvät oletuksena vain sinulle, mutta voit ottaa ne myös käyttöön koko tiimillesi.

5. Tietokantahaku: Kirjoita jokin sana, esimerkiksi tietokantakohteen nimessä tai ominaisuudessa oleva sana, ja tietokantasi näyttää vain kohteet, jotka vastaavat tätä hakukyselyä.

6. •••-valikko: Tietokannan oikeassa yläkulmassa sijaitsevan toiminnon avulla voit muokata näkymän asettelua, ryhmittelyä, ominaisuuksia ja paljon muuta.

7. Luo uusi tietokantasivu: Napsauta tätä lisätäksesi uuden sivun tietokantaasi. Näytön koosta riippuen näkyvissä voi olla joko + tai Uusi. Avaa tämän painikkeen vieressä oleva alasvetovalikko tarkastellaksesi ja muokataksesi laatimiasi tietokantamalleja.

To create a database in Notion, open a new or existing Notion page and type / followed by the type of database view you’d like to start with, like table or board.

Kun luot tietokannan, voit aloittaa tyhjästä tai lisätä tietoja jostakin työtilasi toisesta osasta.

• If you want to use the same properties or an existing view of a database, we suggest selecting an existing data source. Search for an existing database and then choose the one you'd like to use.

• If the information you're adding to the database doesn’t exist anywhere else in your workspace, we suggest creating a new data source.

Full page databases

• Full page databases appear just like any other page in your sidebar.

• You can lock a full page database so that other people can't change properties and value options by selecting ••• at the top of your database → Lock database.

• To turn a full page database into an inline database, drag the database into another page in the sidebar, which will turn it into a subpage. Then navigate into the page, and select ⋮⋮ → Turn into inline.

Tekstiin sidotut tietokannat

• Tekstiin sidotun tietokannan toiminnot ja valikot ovat piilossa siihen asti, kunnes viet hiiren osoittimen niiden päälle.

• You can expand an inline database to a full page database by selecting ⤡ at the top.

• You can turn an inline database into a full page database by clicking ⋮⋮ and dragging it into the sidebar as a top-level page.

• Voit poistaa, kopioida, siirtää tai kopioida linkin tekstiin sidottuun tietokantaasi valitsemalla ⋮⋮-kuvakkeen, joka tulee näkyviin, kun viet hiiren osoittimen sivulle.

• Sivuvalikossa tekstiin sidottu tietokanta näkyy sen sivun alasivuna, jolla se on.

You can make a copy of a database.

For inline databases:

1. Vie hiiren osoitin tietokannan päälle ja valitse sitten ⋮⋮.

2. Valitse Kopioi. Voit valita vaihtoehdon Kopioi sisällön kanssa, tai jos haluat käyttää samaa tietokantamääritystä muiden sivujen järjestämiseen, valitse tällöin Kopioi ilman sisältöä.

For full pages:

1. Click the ••• button in the top right.

2. Valitse Kopioi. Voit valita vaihtoehdon Kopioi sisällön kanssa, tai jos haluat käyttää samaa tietokantamääritystä muiden sivujen järjestämiseen, valitse tällöin Kopioi ilman sisältöä.

Every item in your database, whether it's a row in a table or a card on a board or calendar, is its own Notion page that you can build, format, and nest content in like any other page.

To add database items:

• For all databases: Click the blue New button at the top right.

• For a table, list or board: Click + New at the bottom to add a new item.

• For a calendar: Click the + icon that appears when you hover over any day. This creates a new event on that day.

• For a gallery: Click the + New button in the empty card at the bottom of your gallery to add a new image frame right there.

To open database items as pages:

• In tables, hover over your first column and click the OPEN button that appears.

• In lists, just click on the title of the item.

• In boards, calendars, and galleries, click anywhere on the card.

• Pages will always open in a peek preview. Click ⤡ at the top left to view in full page mode.

• Tämän sivun yläosassa näet kaikki tietokannan ominaisuudet. Jokainen rivi on yksi ominaisuus, jolla on nimi, tyyppi ja arvo. Muokkaa arvoa napsauttamalla sitä.

  • Napsauta ⋮⋮-kuvaketta, joka näkyy kunkin ominaisuuden vasemmalla puolella, kun viet hiiren osoittimen sen päälle. Näin voit vetää sitä ylös- tai alaspäin, muuttaa ominaisuuden tyypin, vaihtaa sen nimen, kopioida tai poistaa sen.

• Underneath your properties is free page space, where you can add any type of content block, including sub-pages or an inline database.

• Koska tietokannan kohteet ovat sivuja, mikä tahansa sisältö, jonka vedät tietokantaan (esim. luettelot tai tehtävät), muuttuu automaattisesti sivuiksi.

Right click on an item to reveal a list of actions. Those actions include:

• Delete: Deletes the item from your database.

• Duplicate: Creates an exact copy of the item.

• Copy link: Copies an anchor link to that specific item to your clipboard.

• Rename: Lets you rename the page in your row without opening it.

• Move to: Lets you move the row to another workspace or page (where it will show up as a subpage).

• Edit property: Brings up a menu with all your table's properties. Click the one you want and then click the new value for it.

Notion-tietokannan kaikkien sivujen yläosassa voi olla monia eri asioita:

1. Ominaisuudet sisältävät tietoja katselemastasi sivusta, kuten projektin omistajan, eräpäivän ja tagit.

2. Kommentit sisältävät sinun ja tiimisi jäsenten välisiä keskusteluja. Voit käyttää niitä muun muassa muiden henkilöiden merkitsemiseen tagilla, kysymysten esittämiseen ja palautteen antamiseen. 

3. Paluulinkit ovat sivuja, jotka on linkitetty nykyiselle sivulle, ja niiden avulla voit siirtyä sivujen välillä helposti.

Voit mukauttaa näiden osioiden ulkoasua samalla tavalla kuin muuallakin Notionissa. Pääset asetuksiin seuraavasti:

1. Napsauta •••-painiketta minkä tahansa Notion-sivun oikeassa yläkulmassa ja valitse Mukauta sivua.

Ominaisuuksien osalta voit käyttää tätä valikkoa valitaksesi, mitä ominaisuuskenttiä haluat näyttää sivun yläreunassa ja miten ne näytetään. Käytettävissä on seuraavat vaihtoehdot:

• Näytä aina: Mikään ei muutu, näet edelleen ominaisuuskentän.

• Piilota tyhjät: Ominaisuuskenttä ei näy sivun yläreunassa, jos siinä ei ole arvoa.

• Piilota aina: Ominaisuuskenttä ei näy sivun yläreunassa.

Pääset Mukauta sivua -valikkoon myös napsauttamalla ⋮⋮-kuvaketta jonkin ominaisuuden vieressä tietokantasivun yläosassa olevassa listassa. Kun haluat muuttaa ominaisuuksien näyttöjärjestystä sivullasi, napsauta⋮⋮-kuvaketta ja vedä sitä ylös- tai alaspäin.

Paluulinkeille on käytettävissä seuraavat vaihtoehdot:

• Laajennettu: Näytä kaikkien nykyiselle sivulle linkitettyjen sivujen koko listaus.

• Näytä ponnahdusikkunassa: Jos et halua nähdä kaikkia sivuja, voit valita, että vain paluulinkkien määrä näytetään. Napsauta, jolloin näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa näytetään kaikki sivut.

• Pois päältä: Piilota paluulinkit kokonaan.

Voit valita kummalla tavalla haluat nähdä kommentit:

• Laajennettu: Näytä koko keskustelu sivun yläosassa.

• Pois päältä: Piilota sivun kommentit ja käytä pelkistettyä näkymää.

Notionissa on ominaisuuksia, jotka ehkäisevät muihin tiimin jäseniin vaikuttaa tietojen tahatonta muokkausta, kun tietokantaa käytetään jaetussa työtilassa.

Valitse Jaa tietokannan yläosasta nähdäksesi ja hallitaksesi kaikkien käyttäjien käyttöoikeustasoja. Lue lisää jakamisesta ja käyttöoikeuksista täältä →

Sisällön muokkaus sallittu -käyttöoikeustaso on käytössä vain tietokantasivuilla, ja sen avulla käyttäjät voivat

• luoda, muokata ja poistaa tietokannan sivuja

• muokata sivujen ominaisuusarvoja.

Käyttäjät, joilla on tietokannan Sisällön muokkaus sallittu -käyttöoikeus, eivät voi

• lisätä, muokata tai poistaa tietokantaominaisuuksia tai näkymiä

• muuttaa suodattimia tai lajitteluasetuksia

• lukita tietokantaa tai avata sen lukitusta.

Tämä vaihtoehto löytyy Notion-ikkunan oikeasta yläkulmasta •••-valikosta. Ota se käyttöön, jotta muut käyttäjät eivät pääse muuttamaan tietokantasi ominaisuuksia tai asetuksia. He voivat silti muokata sen sisältämiä tietoja.

Huomaa, että kuka tahansa, jolla on muokkausoikeus, voit ottaa tämän eston käyttöön tai poistaa sen käytöstä koska tahansa. Se on hyödyllinen ja nopea turvatoimi, joka ehkäisee tietojen muokkaamisen vahingossa tietokannassa, jonka rakennetta monille ihmisillä on oikeus muuttaa.