Views, filters & sorts

Tietokannan sisällön voi visualisoida kuudella eri tavalla. Tässä on yleiskatsaus jokaisesta asettelusta:

• Table: Tables allow you to see your database pages as rows, with every property represented by a column.

• Board: This view groups your items by property. For example, you could use it as a Kanban board to move tasks from one status to another as you make progress on them.

• Timeline: Use your database to plot project milestones on a timeline so you can see when they’re happening and how long they’ll take to complete.

• Calendar: Calendar view displays your items based on their Date property.

• List: Lists are a very clean, minimal layout of your database items.

• Gallery: This view is useful for highlighting images. You can edit your gallery to show images contained in the Files & media property — otherwise, the gallery will show any content that the database page contains.

• Chart: This view visualizes your database items in a bar, line, or donut chart so you can easily analyze and report on the data.

You can also create, share, and gather information using forms, which are connected to databases.

Kun luot tietokannan ensimmäisen kerran, sinun täytyy valita oletusnäkymän asettelu. Sen jälkeen voit luoda uuden näkymän valitsemalla + olemassa olevan näkymän vierestä. Näytön koosta riippuen sinun on ehkä avattava nykyisen näkymän vieressä oleva alasvetovalikko ja valittava Lisää näkymä.

You can also provide others with information by giving your view a description. To do this:

1. Select a view → Edit view.

2. Select ⓘ next to your view’s name, then enter your description.

3. When you hover over a view, you will see its description.

Voit muuttaa näkymien järjestystä vetämällä. Jos sinulla on useita näkymiä, voit tehdä sen valitsemalla {#} lisää... näkymien vierestä.

In your sidebar, views show up as nested items inside any full page database. You can tell they are views because they'll have a • to their left. Click on any view in your sidebar to jump right to it.

Kun olet tietyssä näkymässä, voit kopioida, poistaa, nimetä sen uudelleen, kopioida sen linkin tai muokata sen komponentteja näkymän nimeä napsauttamalla. Voit muokata näkymän komponentteja myös napsauttamalla ••• tietokannan oikeassa yläkulmassa.

Jokaisessa tietokantanäkymässä on useita eri mukautettavia komponentteja:

• Asettelu: Valitse, miten haluat järjestää tietokannan visuaalisesti.

• Ominaisuudet: Näytä tai piilota tietokannan ominaisuudet kussakin näkymässä.

• Suodattimet: Lisää kriteerit ominaisuuden arvon perusteella tietojen näyttämiseksi tai piilottamiseksi.

• Lajittelut: Muuta sivujen näyttöjärjestystä lajittelemalla ominaisuuden perusteella.

• Ryhmät: Ryhmittele tietoja ominaisuuden arvojen mukaan.

You can copy an anchor link to this specific view of your database so you can share it elsewhere.

1. Click the ••• icon at the top right of your table.

2. Click Copy link to {view} and the URL will copy to your clipboard so you can paste it.

Jokaisessa näkymässä voit valita, kuin haluat tietokannan sivujen avautuvan. Vaihtoehtoja on kolme:

• Sivukurkistus: Avaa sivut tietokannan oikealle puolelle. Muu osa tietokantanäkymää säilyy vuorovaikutteisena vasemmalla.

• Keskikurkistus: Avaa sivut keskitettynä modaalina.

• Koko sivu: Avaa sivut suoraan koko näkymään.

1. Muuta näkymäkohtaista asetusta napsauttamalla ••• tietokannan oikeassa yläkulmassa ja avaa Asettelu-valikko.

2. Scroll down and change the Open pages in setting.

Notionissa on helppoa suodattaa tietokantaa siten, että se näyttää vain tiettyihin kriteereihin sopivat kohteet, eli kohteet, joilla on tai ei ole tiettyjä ominaisuuksia. Suodattimet voivat olla juuri niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin haluat!

Tietokantanäkymän merkintöjen suodattaminen:

1. Napsauta Suodata tietokannan yläosassa.

2. Valitse avautuvasta alasvetovalikosta ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa.

3. Tämä suodatin tulee nyt näkyviin tietokannan yläosaan. Napsauta suodatinkuvaketta ja muokkaa kaikkia tietokannassa käytettyjä suodattimia.

4. Add another filter by clicking the filter icon. You can have as many filters as you'd like!

Voit luoda tarkempia tietokantanäkymiä ja yhdistellä hakukomentoja AND ja OR käyttämällä suodatinryhmiä. Niitä voidaan asettaa sisäkkäin jopa kolme kerrallaan. Se tapahtuu näin:

1. Click the filter icon at the top of your database → Add advanced filter.

2. Esiin tulee uusi valikko. Siitä voit valita ominaisuudet, joiden mukaan haluat suodattaa, ja mukauttaa edistyneen suodattimen hakukomentoja AND ja OR.

3. Alla olevassa esimerkissä suodatamme tiekarttamme taulukkonäkymää, joten kaikkien merkintöjen on täytettävä kriteerit, jotka sisältävä hakukomennot AND ja OR.

Voit lajitella tietokantaa siten, että ominaisuuksien perusteella näytettävät kohteen näytetään nousevassa tai laskevassa järjestyksessä.

Voit esimerkiksi järjestellä kohteita tärkeyden mukaan, viimeisen muokkauksen perusteella tai aakkosjärjestyksessä.

1. Napsauta kohtaa ⇅ tietokannan yläosassa.

2. Valitse avautuvasta alasvetovalikosta ominaisuus, jonka mukaan haluat lajitella.

3. Tämä lajittelu näkyy nyt tietokannan yläosassa. Muokkaa sitä napsauttamalla.

4. Voit lisätä niin monta lajitteluperustetta kuin haluat tai poistaa ne napsauttamalla X niiden oikealla puolella.

5. Muuta useiden lajitteluperusteiden järjestystä vetämällä niitä ylös tai alas ⋮⋮-kuvakkeen avulla.

You can group your database by different properties on your table to visualize them in different ways.

1. Click the ••• menu and find Group. You can group by nearly any property type.

2. The database will now group by values of that property. Each group includes a 👁️ to the left, so you can quickly hide groups and focus on what you need.

3. You can sort your database groups by selecting Sort and choosing to sort manually or sort by the options provided (alphabetical, ascending, and more).

4. Empty groups can also be hidden from view with the Hide empty groups toggle.

You can search for specific content in your database.

1. Click 🔎 at the top right and type the word(s) you're looking for in page titles or properties.

2. You'll see your database change in real-time to only show the items that fit that criteria.

Jos tietokanta on iso, ominaisuuksien välillä siirtyminen tietoja vertailtaessa voi olla rasittavaa.

Jos jäädytät sarakkeen, se säilyy näkyvissä vasemmalla puolella riippumatta siitä, mitä kohtaa tietokannassa selaat.

1. Jäädytä sarake napsauttamalla sen nimeä ja valitse Jäädytä sarakkeeseen asti.

2. Poista sarakkeen jäädytys napsauttamalla sen nimeä ja valitse Vapauta sarakkeet.