Personalisierte Agenten automatisieren die Arbeit in deinem Notion-Workspace und den damit verbundenen Tools. Wenn du verstehst, wie Berechtigungen funktionieren, kannst du Agenten sicher freigeben und gleichzeitig deine Daten schützen.

Wesentlicher Unterschied zum Notion Agenten:

• Die Notion-KI fungiert als deine Vertretung und respektiert deine persönlichen Berechtigungen. Sie sieht nur, was du sehen kannst.

• Personalisierte Agenten fungieren als spezialisierte Teammitglieder mit eigenen Berechtigungen. Sie haben Zugriff auf bestimmte Ressourcen, den du ihnen gewährst.

Personalisierte Agenten haben zwei Arten von Berechtigungen, die zusammenspielen:

1. Worauf der Agent zugreifen kann: Die Notion-Seiten, Datenbanken und verbundenen Apps, für die du dem Agenten Zugriff gibst.

2. Wer kann auf den Agenten zugreifen: Die Personen, mit denen du den Agenten teilst, und was sie damit tun können.

Beispiel:

Dein Finanzteam erstellt einen personalisierten Agenten namens BudgetBot, der Fragen zu Ausgaben und Budgetgenehmigungen beantwortet.

• Das Finanzteam gibt BudgetBot Zugriff auf private Seiten wie Budgetvorlagen, Genehmigungsworkflows und Ausgabenrichtlinien der Abteilung.

• Das Finanzteam gibt der Abteilungsleitung die Berechtigung Kann anzeigen und interagieren für BudgetBot.

• Abteilungsleiter/-innen mit Zugriff auf BudgetBot können nun Fragen stellen und erhalten Antworten mithilfe der internen Dokumente des Finanzteams, auch wenn sie selbst keinen direkten Zugriff auf diese Seiten haben.

So können sie schneller fundierte Entscheidungen treffen. Sie können BudgetBot nach allen Budgetinformationen fragen, von kurzen Zusammenfassungen bis hin zu vollständigen Dokumentinhalten, ohne direkten Zugriff auf jede Seite des Finanzteams zu benötigen.

Wenn du einen personalisierten Agenten erstellst, wählest du in den Einstellungen unter Tools und Zugriff explizit aus, auf welche Inhalte er zugreifen darf. Personalisierte Agenten können auf Folgendes zugreifen:

• Notion-Seiten und -Datenbanken – Wähle bestimmte Seiten oder Datenbanken aus.

• Verbundene Apps – Slack-Kanäle, MCP, Kalender, E-Mail.

• Berechtigungsstufen – Kann anzeigen, Kann kommentieren, Kann bearbeiten.

Standardmäßig haben neue Agenten keinen Zugriff auf alle Seiten im Workspace. Creator müssen dies explizit aktivieren und das Warnungsmodal akzeptieren.

Der Agent kann nur auf Ressourcen zugreifen, für die du ihm explizit die Berechtigung zur Verwendung erteilst. Er kann auf nichts anderes in deinem Workspace zugreifen. Es gibt keine geerbten Berechtigungen von irgendjemandem (weder vom Creator noch von dem/der Nutzer/-in des Agenten).

Dies beinhaltet auch Berechtigungen für Datenbankzeilen. Ein personalisierter Agent antwortet basierend auf dem eigenen Zugriff des Agenten und nicht auf den Berechtigungen der Person, die ihn ausgelöst hat. Wenn der Agent also mehr Zeilen als der/die Endnutzer/-in sehen kann, kann der Agent Informationen preisgeben, auf die der/die Endnutzer/-in nicht direkt zugreifen kann.

• Um den Ansichtszugriff auf eine Notion-Ressource zu gewähren, musst du mindestens über die Zugriffsebene „Ansicht“ für diese Ressource verfügen.

• Um einen höheren Grad an Zugriff zu gewähren, musst du Vollzugriff haben, um diese Ressource freizugeben.

Teile deinen benutzerdefinierten Agenten mit deinem Team wie eine Notion-Seite, indem du oben auf der Seite auf Teilen klickst. Personalisierte Agenten haben drei Berechtigungsstufen, die bestimmen, wer sie verwenden und bearbeiten kann.

• Den Agenten verwenden, um Fragen zu stellen oder Aufgaben auszuführen

• Die Antworten und Ergebnisse des Agenten anzeigen

• Die Agenteneinstellungen und Anweisungen im schreibgeschützten Modus anzeigen

• Alles in Kann anzeigen und interagieren

• Agentenanweisungen anzeigen und ändern

• Alle Chats anzeigen, die Nutzer/-innen mit dem personalisierten Agenten geführt haben

• Notion-Seiten und -Datenbanken hinzufügen oder entfernen

• Einstellungen und Anweisungen bearbeiten, mit Ausnahme von Drittanbieter-Verbindungen, die von anderen aktiviert wurden

• Alles in Kann bearbeiten

• Den Agenten mit anderen teilen

• Den Agenten löschen

Bei Integrationen überprüft Notion, ob jeder, der den Agenten konfiguriert, Zugriff auf die Ressource hat, die er bearbeitet. Wenn Michael beispielsweise einen Slack-Kanal eingerichtet hat, auf den nur er zugreifen kann, können andere Bearbeiter/-innen diese Ressource nicht bearbeiten oder anzeigen – sie können sie nur löschen oder eine neue einrichten.

• Die Ausgabe, die Agenten in Notion-Seiten oder -Datenbanken erstellt haben, die mit ihnen geteilt wurden, anzeigen

• Änderungen an Seiten oder Datenbanken vornehmen, die bereits konfigurierte personalisierte Agenten auslösen können

• Personalisierte Agenten erstellen

• Agenteneinstellungen bearbeiten (es sei denn, ihnen wurde explizit

  die Berechtigung Kann bearbeiten erteilt)

• Fragen stellen und Antworten erhalten, basierend auf dem, worauf der Agent zugreifen kann

Workspace-Admins können personalisierte Agenten im gesamten Unternehmen mithilfe der folgenden Tools und Steuerelemente verwalten.

• Suchen und Anzeigen aller benutzerdefinierten Agenten in deinem Workspace

• Anzeigen, wer die einzelnen Agenten erstellt hat und wann sie zuletzt aktiv waren

• Deaktivieren und erneutes Aktivieren der Bearbeitung, des Chats und der Auslöser von Agenten, um automatisierte Ausführungen zu stoppen

• Nur Enterprise: Ändern von Berechtigungen und löschen von Agenten, auch wenn Sie keinen Zugriff darauf haben

Um auf das Agentenverzeichnis zuzugreifen, gehe zu Einstellungen, wähle Notion-KI in der Seitenleiste aus und gehe zum Tab Agenten. Stöbere oder suche nach Agenten in deinem Workspace.

Beschränke, wer personalisierte Agenten erstellen kann:

1. Gehe zu Einstellungen  > Notion-KI.

2. Gehe zu den Agenten-Tabs und dann zu Festlegen, wer Agenten erstellen darf.

3. Wähle aus, wer Agenten erstellen darf: Nur Workspace-Besitzer/-innen (Standard), Alle Workspace-Mitglieder, Nur Workspace-Besitzer/-innen + hinzugefügte Gruppen.

• Anzeigen, auf welche Seiten und Datenbanken jeder personalisierte Agent zugreifen kann

• Verwalten von Agentenberechtigungen für bestimmte Ressourcen

• Entfernen des Zugriffs von Agenten auf sensible Inhalte

Um auf die Inhaltssuche zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Inhaltssuche und verwende den Filter Freigegeben für, um einen personalisierten Agenten auszuwählen.

• Vollständiger Verlauf aller Aktionen von personalisierten Agenten

• Filtere nach Agent, Nutzer/-in, Datum oder Aktionstyp.

Um auf das Audit-Log zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Audit-Log und filtere nach Ereignisse von personalisierten Agenten, indem du den Agenten aus der Dropdown-Liste Nutzer/-innen/Agenten auswählst.

• Identifiziere die am häufigsten verwendeten und nicht verwendeten Agenten.

• Überwache die Akzeptanz und den Wert.

Um auf KI-Analysen zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Analysen und öffne den Tab KI.

Die Übertragung des Besitzes stellt sicher, dass geschäftskritische Agenten weiterhin ausgeführt werden, wenn Nutzer/-innen den Workspace verlassen. Nach 7 Tagen ohne Besitzer/-in wird der Agent nicht mehr ausgeführt.

1. Gehe zu Einstellungen > Mitglieder und öffne den Tab Kürzlich ausgestiegen.

2. Auf der Seite der kürzlich ausgestiegenen Nutzer/-innen werden Agenten im Content-Re-Provisioning-Flow als „private Agenten“ angezeigt.

3. Wähle den/die neue/-n Besitzer/-in aus und bestätige die Übertragung.

Die Übertragung der Eigentümerschaft wird auch über die öffentliche API unterstützt.

Die Notion-KI verhält sich wie du – sie respektiert deine persönlichen Berechtigungen und sieht nur, was du sehen kannst.

Personalisierte Agenten fungieren als spezialisierte Teammitglieder mit eigenen Berechtigungen. Sie haben Zugriff auf bestimmte Ressourcen, die du ihnen gewährst, und jeder, der den Agenten verwendet, kann von diesem Zugriff profitieren.

Die Notion-KI ist auf Abruf verfügbar, während personalisierte Agenten autonom sind und automatisch im Hintergrund ausgeführt werden können.

Ja. Wenn jemand einen personalisierten Agenten mit dir teilt, hat dieser Agent möglicherweise Zugriff auf Ressourcen, auf die du persönlich keinen Zugriff hast. Du siehst nur Informationen, die der Agent in seine Antworten aufnimmt. Dies ist beabsichtigt und ermöglicht es Agenten, die Arbeit über Berechtigungsgrenzen hinweg zu koordinieren.

Wenn jedoch der Lese- und Schreibzugriff für die Ressource aktiviert ist, kann der Agent diese Ressourcen in deinem Namen bearbeiten. Das bedeutet, dass du den Agenten anweisen kannst, Änderungen vorzunehmen und nicht nur Informationen abzurufen.

Die Person verliert den direkten Zugriff auf diese Seite, aber wenn sie den personalisierten Agenten weiterhin verwenden kann, kann sie möglicherweise Informationen von dieser Seite über den Agenten abrufen.

Wenn du den Zugriff vollständig verhindern möchtest, entferne entweder die Seite aus dem Zugriff des Agenten oder entferne den Zugriff dieser Person auf den Agenten.

Alle Personen mit der Berechtigung Kann anzeigen und interagieren können die Einstellungsseite des Agenten sehen, auf der alle verbundenen Ressourcen angezeigt werden.

Um die Einstellungen eines Agenten anzuzeigen, öffnest du die Seite des personalisierten Agenten, gehst zum Tab Einstellungen und siehst dir den Abschnitt Tools und Zugriff an.

Du kannst Ressourcen jederzeit über die Einstellung Tools und Zugriff eines Agenten entfernen. Die Änderungen gelten dann sofort.

Wenn du eine Seite oder Datenbank besitzt: Entferne den Agenten direkt über das Menü „Teilen“ aus dieser Ressource – auch wenn du keinen Zugriff auf den Agenten selbst hast.

Wenn du Eigentümer/-in eines Enterprise-Workspace bist: Verwende das Agentenverzeichnis, um die Berechtigungen eines Agenten zu ändern, auch wenn du ihn nicht erstellt hast.

Ja. Als Seiten- oder Datenbankbesitzer/-in kannst du jeden personalisierten Agenten über das Teilen-Menü aus deiner Ressource entfernen.

Um einen Agenten zu entfernen, öffnest du die Seite oder Datenbank, klickst auf Teilen, suchst den personalisierten Agenten in der Liste und klickst auf das X, um ihn zu entfernen.

Personalisierte Agenten werden im Teilen-Menü jeder Seite oder Datenbank angezeigt, auf die sie Zugriff haben – genau wie Personen.

Um dies zu überprüfen, öffne die Seite oder Datenbank, klicke auf Teilen und suche in der Liste nach personalisierten Agenten.