Smart Notes (beta)

Smart Notes sind eine großartige Möglichkeit, detaillierte Notizen von einem Meeting zu machen, ohne neben deinen Meetings oder Videoanrufen tippen zu müssen.

Um Smart Notes verwenden zu können, benötigst du Version 4.7.0 der Desktop-App – die Funktion ist in Notion im Browser nicht verfügbar.

Smart Notes befindet sich derzeit in der Beta-Phase und unterliegen den Beta-Bestimmungen deines Vertrags.

Um einen Smart-Notes-Block zu erstellen, gib /meet auf einer beliebigen Seite ein.

Schreibe vor dem Meeting alle Tagesordnungspunkte oder Kontextinformationen unter Notizen. Beim Generieren der Zusammenfassung berücksichtigt die KI diese Notizen.

1. Klicke auf Einwilligung bestätigen, um die Transkription zu starten.

2. Um die Transkription zu stoppen, klicke auf Stopp.

3. Die KI-Zusammenfassung wird automatisch generiert.

   • Zum Erstellen einer Zusammenfassung ist mindestens eine Minute aufgenommenes Audio erforderlich.

Smart Notes können Notizen basierend auf der Art des Meetings strukturieren – wie z. B. ein Verkaufsgespräch, ein Stand-up oder andere Formate.

1. Klicke auf das •••-Menü im Block.

2. Bewege den Mauszeiger über Format und wähle eine der Optionen aus.

   • Änderungen des Formats gelten nur für neue Aufnahmen oder wenn du die Transkription fortsetzt. Um eine vorhandene Zusammenfassung mit einem neuen Format zu aktualisieren, klicke auf Zusammenfassung erneut versuchen.

Sobald der Block ausgewählt ist, wirst du daran erinnert, deine Verwendung der Smart Notes offenzulegen und die Einwilligung aller Meeting-Teilnehmenden einzuholen, bevor du fortfährst.

Um dir zu helfen, die Zustimmung einzuholen, hast du ein paar einfache Möglichkeiten:

1. Text: Kopiere die Nachricht und füge sie in den Konferenz-Chat ein (ideal für Meetings mit Konferenz-Apps).

   • Eine Schnellkopie ist in der Blocküberschrift verfügbar und die Nachricht kann im ••• -Menü geändert werden.

2. Sprachnachricht: Spiele zu Beginn deines Meetings eine automatische Sprachnachricht ab.

   • Klicke auf das 🔈 Symbol, um die Nachricht abzuspielen.

   • Du kannst die Stimme im ••• -Menü ändern und verschiedene Stimmen für verschiedene Sprachen auswählen. Notion verwendet automatisch die Sprache deines Meetings, um die entsprechende Stimme abzuspielen.

3. Sprich es aus: Eine einfache Frage funktioniert auch. Zum Beispiel: „Ist es in Ordnung, wenn ich dieses Meeting mit Notion Smart Notes transkribiere?“

Wichtig: Die Sprachnachricht wird über deine Computerlautsprecher wiedergegeben, nicht über dein Konferenzmikrofon. Stelle sicher, dass deine Lautsprecher nicht stumm geschaltet sind und trenne alle Kopfhörer, damit alle im Raum es deutlich hören können.

Smart Notes wird mit Notion Calendar noch leistungsfähiger. Erstelle, organisiere und teile mühelos Meeting-Notizen – damit du in Meetings präsent bleibst und dein Team auf dem Laufenden hältst.

So verbindest du Smart Notes mit dem Calendar:

1. Klicke in einem Smart-Notes-Block auf ••• → Notion Calendar verbinden.

   • Wenn du diese Option nicht siehst, ist dein Workspace bereits mit Notion Calendar verbunden.

2. Klicke im Notion Calendar auf dein Profilsymbol und gehe zu Einstellungen. Von hier aus kannst du Folgendes tun:

   • Wähle aus, wo Meeting-Notizen gespeichert werden sollen (wir empfehlen eine Meetings-Datenbank).

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch mit Teilnehmenden teilen möchtest.

     • Dies gilt nur für interne Teilnehmende.

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch zu neuen Ereignissen hinzufügen möchtest.

Nachfolgend findest du einige allgemeine Informationen zu den Gesetzen und Vorschriften, die sich auf Transkriptionen beziehen, sowie einige bewährte Verfahren, die du bei der Aktivierung von Smart Notes berücksichtigen solltest.

In den Vereinigten Staaten erfordern bestimmte Gesetze die Einwilligung von mindestens einer teilnehmenden Person, bevor ein Anruf oder Gespräch aufgezeichnet oder transkribiert werden kann. Andere erfordern, dass du die Einwilligung aller teilnehmenden Personen einholst, bevor du einen Anruf aufzeichnest oder transkribierst.

Außerhalb der Vereinigten Staaten, wie beispielsweise in der Europäischen Union, gibt es ähnliche Gesetze, die die Einwilligung der Teilnehmenden vor der Aufzeichnung oder Transkription eines Anrufs erfordern.

Zusätzlich zu den Einwilligungsvoraussetzungen kann es auch Gesetze geben, die regeln, wie du deine Anrufaufzeichnungen oder Transkriptionen verwendest, offenlegst und sicherst. Diese Gesetze können je nach Standort deiner Teilnehmenden, Geschäftsbereich und Branchenstandards variieren.

Einholen der Einwilligung: Die Bestimmung, welche Gesetze zur Einwilligung gelten, kann kompliziert sein, wenn sich die Teilnehmenden des Meetings in mehreren Staaten oder Ländern befinden oder wenn du dir über den Standort eines oder mehrerer Teilnehmender nicht sicher bist. Wir empfehlen dir, die strengsten Gesetze zur Einwilligung einzuhalten und immer die Zustimmung aller Teilnehmender einzuholen, bevor du Smart Notes verwendest, um ein Meeting zu transkribieren. Einige andere bewährte Verfahren:

• Erkläre den Teilnehmenden klar, dass du das Gespräch mit einem Drittanbieter (z. B. Smart Notes) transkribieren wirst.

• Führe angemessene Aufzeichnungen darüber, wie du die Einwilligung eingeholt hast.

• Respektiere es, wenn sich Teilnehmende gegen die Transkription entscheiden.

• Wenn neue Teilnehmende einem Anruf beitreten, nachdem die Transkription begonnen hat, halte an und hole die Einwilligung der neuen Teilnehmenden ein, bevor du fortfährst.

• Smart Notes bietet Möglichkeiten, deine Verwendung der Funktion offenzulegen und die Einwilligung der Meeting-Teilnehmenden einzuholen. Beachte aber, dass dies nur einige Beispiele dafür sind, wie du die Einwilligung einholen könntest.

Weitere bewährte Praktiken:

• Mache deinen Nutzer/-innen deutlich, wie du Transkriptionen (oder daraus abgeleitete Informationen) verwenden und/oder weitergeben möchtest.

• Stelle sicher, dass du Transkriptionen nur in einer Weise verwendest und weitergibst, die mit dem übereinstimmt, was du deinen Nutzer/-innen mitgeteilt hast, und mit allen geltenden Gesetzen.

• Bewahre Transkriptionen nur so lange auf, wie du sie benötigst.

Smart Notes beauftragt Unterauftragsverarbeiter (OpenAI und Anthropic) mit der Aufzeichnung des Meetings, der Verarbeitung der Audiodatei zu einer Transkription und der Erstellung von Erkenntnissen wie einer Zusammenfassung des Meetings, Aktionselementen, Teilnehmenden und mehr. Die Audiodatei wird sofort in Notion gelöscht, nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Wenn du nicht möchtest, dass Smart Notes für deine Nutzer/-innen verfügbar ist, können Admins ihren Workspace jederzeit über den Schalter in ihrer Konsole deaktivieren.