Smart Notes (beta)

Smart Notes macht detaillierte Meeting-Notizen für dich, damit du dich auf das Gespräch konzentrieren kannst. Die Notion-KI transkribiert dein Meeting und identifiziert wichtige Punkte und Aktionselemente, die du mit deinem gesamten Team teilen kannst.

Smart Notes befindet sich derzeit in der Beta-Phase und unterliegen den Beta-Bestimmungen deines Vertrags.

Um Smart Notes zu starten, gib /meet auf einer beliebigen Seite in der Desktop-App ein. Wenn du einen Webbrowser verwendest, wirst du aufgefordert, die Notion-Desktop-App zu öffnen oder herunterzuladen, falls du dies noch nicht getan hast.

Schreibe vor dem Meeting alle Tagesordnungspunkte oder Kontextinformationen unter Notizen. Beim Generieren der Zusammenfassung berücksichtigt die Notion-KI diese Notizen.

So transkribierst du dein Meeting:

1. Wähle Transkription starten. Damit bestätigst du, dass alle Teilnehmenden des Meetings in die Transkription eingewilligt haben.

2. Sobald das Meeting beendet ist und du die Transkription beenden möchtest, wähle Stopp. Die KI-Zusammenfassung wird automatisch generiert. Beachte, dass zum Erstellen einer Zusammenfassung eine Audio-Aufnahme von mindestens einer Minute Länge erforderlich ist.

3. Wenn du deine Aufnahme fortsetzen möchtest, klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Block mit den Meeting-Notizen → Transkription fortsetzen.

Smart Notes kann Notizen basierend auf der Art des Meetings strukturieren, wie z. B. ein Verkaufsgespräch, ein Stand-up oder ein Team-Meeting. So änderst du das Format deiner Smart Notes-Zusammenfassung:

1. Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Block.

2. Bewege den Mauszeiger über Format und wähle eine der Optionen aus.

   • Änderungen des Formats gelten nur für neue Aufnahmen oder wenn du die Transkription fortsetzt. Um eine vorhandene Zusammenfassung mit einem neuen Format zu aktualisieren, klicke auf Zusammenfassung erneut versuchen.

Sobald der Block ausgewählt ist, wirst du daran erinnert, deine Verwendung der Smart Notes offenzulegen und die Einwilligung aller Meeting-Teilnehmenden einzuholen, bevor du fortfährst.

Um dir zu helfen, die Einwilligung einzuholen, hast du ein paar einfache Möglichkeiten:

• Text: Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Smart-Notes-Block und bewege den Mauszeiger über Einwilligung. Bearbeite die Einwilligungsnachricht nach Belieben, kopiere sie und füge sie in den Chat der von dir verwendeten Konferenz-App ein.

• Sprache: Klicke unten im Smart-Notes-Block auf 🔈, bevor du mit der Transkription beginnst. Dadurch wird deine Einwilligungserklärung allen Teilnehmenden vorgespielt.

  • Du kannst die Stimme ändern, indem du auf das Schieberegler-Symbol oben im Block mit den Meeting-Notizen klickst und verschiedene Stimmen für verschiedene Sprachen auswählst. Notion verwendet automatisch die Sprache deines Meetings, um die entsprechende Stimme abzuspielen.

• Sprich es aus: Eine einfache Frage funktioniert auch. Du könntest zum Beispiel fragen: „Ist es in Ordnung, wenn ich dieses Meeting mit Notion Smart Notes transkribiere?“

Smart Notes wird mit Notion Calendar noch leistungsfähiger. Erstelle, organisiere und teile mühelos Meeting-Notizen – damit du in Meetings präsent bleibst und dein Team auf dem Laufenden hältst.

So verbindest du Smart Notes zum ersten Mal mit Notion Calendar:

1. Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben in einem Smart-Notes-Block → Notion Calendar verbinden.

   • Wenn du diese Option nicht siehst, ist dein Workspace bereits mit Notion Calendar verbunden.

2. Klicke in Notion Calendar auf dein Profil-Icon und gehe zu Einstellungen. Von hier aus hast du folgende Möglichkeiten:

   • Wähle aus, wo Meeting-Notizen gespeichert werden sollen (wir empfehlen eine Meetings-Datenbank).

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch mit Teilnehmenden teilen möchtest.

     • Dies gilt nur für Teilnehmende, die sich auch in deinem Notion-Workspace befinden.

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch zu neuen Ereignissen hinzufügen möchtest.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Smart Notes mit vorhandenen Ereignissen in Notion Calendar zu verbinden:

• Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben in einem Smart-Notes-Block, bewege den Mauszeiger über Kalenderereignis hinzufügen und wähle ein bevorstehendes Ereignis aus.

• Bewege den Mauszeiger im Abschnitt Bevorstehende Ereignisse von Notion Home über ein Ereignis und wähle das Icon für Smart Notes. Diese Option wird für ganztägige Ereignisse nicht angezeigt.

• Wähle ein Ereignis in Notion Calendar aus, klicke auf das Feld Smart Notes und Dokumente und füge Notizen hinzu.

Nachfolgend findest du einige allgemeine Informationen zu den Gesetzen und Vorschriften, die sich auf Transkriptionen beziehen, sowie einige bewährte Verfahren, die du bei der Aktivierung von Smart Notes berücksichtigen solltest.

In den Vereinigten Staaten erfordern bestimmte Gesetze die Einwilligung von mindestens einer teilnehmenden Person, bevor ein Anruf oder Gespräch aufgezeichnet oder transkribiert werden kann. Andere erfordern, dass du die Einwilligung aller teilnehmenden Personen einholst, bevor du einen Anruf aufzeichnest oder transkribierst.

Außerhalb der Vereinigten Staaten, wie beispielsweise in der Europäischen Union, gibt es ähnliche Gesetze, die die Einwilligung der Teilnehmenden vor der Aufzeichnung oder Transkription eines Anrufs erfordern.

Zusätzlich zu den Einwilligungsvoraussetzungen kann es auch Gesetze geben, die regeln, wie du deine Anrufaufzeichnungen oder Transkriptionen verwendest, offenlegst und sicherst. Diese Gesetze können je nach Standort deiner Teilnehmenden, Geschäftsbereich und Branchenstandards variieren.

Einholung der Einwilligung

Festzustellen, welche Gesetze zur Einwilligung gelten, kann kompliziert sein, wenn sich die Teilnehmenden des Meetings in mehreren Staaten oder Ländern befinden oder wenn du dir über den Standort eines oder mehrerer Teilnehmender nicht sicher bist. Wir empfehlen dir, die strengsten Gesetze zur Einwilligung einzuhalten und immer die Zustimmung aller Teilnehmender einzuholen, bevor du Smart Notes verwendest, um ein Meeting zu transkribieren.

Einige andere bewährte Verfahren

• Erkläre den Teilnehmenden klar, dass du das Gespräch mit einem Drittanbieter (z. B. Smart Notes) transkribieren wirst.

• Führe angemessene Aufzeichnungen darüber, wie du die Einwilligung eingeholt hast.

• Respektiere es, wenn sich Teilnehmende gegen die Transkription entscheiden.

• Wenn neue Teilnehmende einem Anruf beitreten, nachdem die Transkription begonnen hat, halte an und hole die Einwilligung der neuen Teilnehmenden ein, bevor du fortfährst.

• Mache deinen Nutzer/-innen deutlich, wie du Transkriptionen (oder daraus abgeleitete Informationen) verwenden und/oder weitergeben möchtest.

• Stelle sicher, dass du Transkriptionen nur in einer Weise verwendest und weitergibst, die mit dem übereinstimmt, was du deinen Nutzer/-innen mitgeteilt hast, und mit allen geltenden Gesetzen.

• Bewahre Transkriptionen nur so lange auf, wie du sie benötigst.

Smart Notes bietet Möglichkeiten, deine Verwendung der Funktion offenzulegen und die Einwilligung der Meeting-Teilnehmenden einzuholen. Beachte aber, dass dies nur einige Beispiele dafür sind, wie du die Einwilligung einholen könntest.

Smart Notes beauftragt Unterauftragsverarbeiter (OpenAI und Anthropic) mit der Aufzeichnung des Meetings, der Verarbeitung der Audiodatei zu einer Transkription und der Erstellung von Erkenntnissen wie einer Zusammenfassung des Meetings, Aktionselementen, Teilnehmenden und mehr. Die Audiodatei wird sofort in Notion gelöscht, nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Wenn du nicht möchtest, dass Smart Notes für deine Nutzer/-innen verfügbar ist, können Admins ihren Workspace jederzeit über den Schalter in ihrer Konsole deaktivieren.