Domain-Verwaltung

Die Funktionen zur Domain-Verwaltung ermöglichen es Organisations-Besitzer/-innen im Enterprise Plan, den Besitz einer E-Mail-Domain zu beanspruchen, die mit ihrem Workspace verknüpft ist. Dadurch wird die Möglichkeit freigeschaltet, SAML SSO für eine Organisation zu konfigurieren, Notion-Einbindungen mithilfe von Link-Vorschauen zu erstellen und zu steuern, wer Workspaces erstellen kann.

Um eine Domain für deinen Workspace zu verifizieren:

1. Gehe zu notion.com/settings/organization.

2. Wähle im Tab Allgemein der Einstellungen deiner Organisation E-Mail-Domains verwalten aus.

3. Wähle E-Mail-Domain hinzufügen.

4. Gib deine E-Mail-Domain ein und wähle Verifizierungscode erhalten.

5. Folge den Anweisungen, um deine DNS-Einträge zu aktualisieren.

6. Klicke auf Domain verifizieren, um Notion zur Überprüfung deines DNS-Eintrags aufzufordern.

   • Wenn der Status deiner Domain Ausstehend ist, wähle •••neben der Domain aus → Details anzeigen → Verifizieren, um sie manuell zu verifizieren.

7. Sobald die Verifizierung abgeschlossen ist, wird ein Bestätigungsdialogfeld geöffnet und der Status deiner Domain wird als Verifiziert angezeigt.

Wenn du eine Einbindung mit Notion erstellst (z. B. Link-Vorschauen), musst du deine Domain in den Einstellungen der Einbindung bestätigen und nicht in Notion. Die vollständigen Erläuterungen findest du in unseren Anleitungen für Entwickler/-innen →

So passt du die Berechtigungen für die Erstellung von Workspaces individuell an:

• Es muss sich um einen Workspace mit Enterprise Plan handeln.

• Du musst Organisations-Besitzer/-in sein.

• Du hast bereits mindestens eine Domain verifiziert. Eine Anleitung zur Domainverifizierung findest du weiter oben →

Du kannst individuell festlegen, wer neue Workspaces mit deinen verifizierten Domains erstellen darf. Das funktioniert so:

1. Gehe zu notion.com/settings/organization.

2. Gehe zum Tab Personen.

3. Aktiviere oder deaktiviere im Abschnitt Verwaltete Konten die OptionNutzer/-innen können neue Workspaces erstellen. Wenn diese Option deaktiviert ist, können nur Organisationsbesitzer/-innen neue Workspaces mit deiner verifizierten Domain erstellen.

Sobald eine Domain verifiziert ist, können Organisationsbesitzer/-innen mit Enterprise Plan andere Workspaces, die von Nutzer/-innen mit ihrer verifizierten Domain erstellt wurden, übertragen, löschen oder deren Besitz beanspruchen.

So kannst du beanspruchbare Workspaces anzeigen und verwalten:

• Du musst Organisationsbesitzer/-in im Enterprise Plan sein.

• Deine verifizierte Domain darf keine Bildungsdomain sein.

• Deine verifizierte Domain muss seit mindestens 14 Tagen verifiziert sein.

• Bei Workspaces mit nur einem Mitglied muss die E-Mail-Adresse der Person, die den Workspace erstellt hat, zur verifizierten geschäftlichen Domain gehören.

• Bei Workspaces mit mehreren Mitgliedern muss die E-Mail-Adresse der Person, die den Workspace erstellt hat, der verifizierten Domain des Unternehmens entsprechen (diese Person muss kein aktuelles Mitglied des Workspace sein). Mindestens ein/-e aktuelle/-r Workspace-Besitzer/-in (die Person, die den Workspace erstellt hat oder eine andere Person) muss die verifizierte E-Mail-Adresse verwenden.

• Wenn du einen Enterprise-Workspace beanspruchen möchtest, darf dieser Workspace nicht Teil einer anderen Organisation sein.

Besitzer/-innen von Enterprise-Organisationen können alle nicht-unternehmensinternen Workspaces anzeigen, die von Nutzer/-innen mit ihrer verifizierten Domain erstellt wurden, indem sie auf den Tab Allgemein in den Einstellungen ihrer Organisation → Workspaces verwalten gehen. Dort haben sie die folgenden Optionen:

• Jeden Workspace mit Informationen wie Name, Plan, Anzahl der Mitglieder und mehr anzeigen.

• Workspace hinzufügen auswählen, um Workspaces mit mehreren Mitgliedern zu beanspruchen und auf den Enterprise Plan upzugraden (falls sie nicht bereits im Enterprise Plan sind).

• Eine Änderung hinsichtlich des Besitzers oder der Besitzerin anfordern oder Workspaces mit nur einem Mitglied löschen.

Mit der Domainverwaltung können Organisations-Besitzer/-innen im Enterprise Plan die Beanspruchung eines Workspaces mit nur einem Mitglied beantragen, die eine verifizierte Domain an eine nicht-firmeneigene E-Mail-Adresse verwenden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Benutzer/-innen einen Workspace mit einer Firmen-E-Mail-Adresse erstellt haben, den Workspace jedoch hauptsächlich für persönliche Projekte verwenden.

So änderst du den Besitz an einem Workspace:

• Du musst Organisationsbesitzer/-in im Enterprise Plan sein.

• Der Workspace darf nur ein Mitglied haben.

Um dies zu tun, können Organisationsbesitzer/-innen die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zu notion.com/settings/organization.

2. Öffne den Tab Allgemein.

3. Wähle Workspaces verwalten → Workspace hinzufügen.

4. Wähle ••• neben einem Workspace mit nur einem Mitglied.

5. Wähle Übertragung anfordern aus.

Nach der Eingabe der Änderungsanfrage wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Workspace-Besitzer/-innen gesendet und der Zugriff auf den Workspace ist erst wieder möglich, wenn die Übertragung wie folgt abgeschlossen worden ist:

1. Melde dich im Workspace an.

2. Folge den Anweisungen und ändere die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse in eine, die nicht zum Unternehmen gehört. Beachte: Während eine Änderung des Besitzes an einem Workspace mit nur einem Mitglied angefordert wird, kann die mit dem Notion-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse nicht geändert werden.

3. Es wird ein Verifizierungscode an diese E-Mail-Adresse gesendet, um zu bestätigen, dass der/die Benutzer/-in im Besitz des Kontos ist. Gib diesen Verifizierungscode im Workspace ein.

4. Wenn die Änderung abgeschlossen ist, wird automatisch eine E-Mail verschickt.

Sobald ein/-e Organisations-Besitzer/-in eine Domain verifiziert, wird eine automatische E-Mail an alle Workspace-Besitzer/-innen von Workspaces gesendet, die mit dieser Domain erstellt wurden. Sie werden darüber informiert, dass ihre Workspaces beansprucht werden können.

Während dieser 14-tägigen Benachrichtigungsfrist können Workspace-Besitzer/-innen nur Beanspruchungen für Workspaces mit nur einem Mitglied beantragen. Sie können weder persönliche Workspaces löschen, noch Workspaces mit mehreren Mitgliedern beanspruchen.

Nachdem eine Domain verifiziert wurde, werden Benutzer/-innen, die neue Workspaces mit einer verifizierten Domain erstellen, bei der Erstellung darüber informiert, dass ihr Workspace beansprucht werden kann.

Organisationsbesitzer/-innen können die Liste der beanspruchbaren Workspaces auch als CSV exportieren. Das funktioniert so:

1. Gehe zu notion.com/settings/organization.

2. Öffne den Tab Allgemein.

3. Wähle Workspaces verwalten → Workspace hinzufügen → ⬇️.

Der CSV-Export wird dir per E-Mail zugesandt.

Mit der Domainverwaltung können Organisationsbesitzer/-innen mit Enterprise Plan einfacher bestimmen, wie verifizierte Domains verwendet und wo zugehörige Projekte in Notion gespeichert werden. Verlässt jemand das Unternehmen, können Organisationsbesitzer/-innen im Enterprise Plan dessen persönliche Workspaces löschen, um alte Inhalte zu bereinigen und die Compliance sicherzustellen.

Um einen Workspace zu löschen:

• Du musst Organisationsbesitzer/-in im Enterprise Plan sein.

• Die Domain wurde vor mindestens 14 Tagen verifiziert.

• Der Workspace darf nur ein Mitglied haben und muss entweder zu einem Free Plan gehören oder alle Zahlungen für einen kostenpflichtigen Plan müssen erfolgt sein.

Um einen Workspace zu löschen, können Organisationsbesitzer/-innen die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zu notion.com/settings/organization.

2. Öffne den Tab Allgemein.

3. Wähle Workspaces verwalten → Workspace hinzufügen.

4. Wähle ••• neben einem Workspace mit nur einem Mitglied.

5. Wähle Löschung terminieren aus.

Im Enterprise Plan können über unser Account-Management-Team Workspaces zusammengeführt werden. Mehr zum Thema Zusammenführung von Workspaces erfährst du hier.