Workspace-Einstellungen

So änderst du den Namen und das Icon deines Workspaces:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Gib im Feld unter Name einen einfachen Namen für deinen Workspace ein.

4. Klicke unter Icon auf dein aktuelles Icon und wähle ein Emoji aus oder lade eigene Bilder hoch.

Ermögliche Personen mit bestimmten E-Mail-Domains deinem Workspace einfach automatisch als Mitglieder oder als Workspace-Besitzer/-innen beizutreten, wenn du den Free Plan nutzt. Bei der Anmeldung erkennt Notion die E-Mail-Adresse und fragt, ob sie deinem Workspace beitreten möchten.

So legst du eine zulässige Domain fest:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Suche unter Öffentliche Einstellungen das Feld Zulässige E-Mail-Domains und gib deine Domain ein.

Deine Notion-Daten werden immer in der Cloud gesichert, aber du kannst sie auch zur sicheren Aufbewahrung exportieren. Du kannst alle Seiten im HTML-, Markdown- oder (im Falle von Datenbanken) im CSV-Format zusammen mit allen hochgeladenen Dateien exportieren.

Wenn du den Business- oder Enterprise Plan nutzt, kannst du deinen gesamten Workspace als PDF exportieren. Die Funktion eignet sich vor allem für die Erstellung von Backups, wenn es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance-Anforderungen geht.

Seiten, auf die die jeweilige Person keinen Zugriff hat – wie etwa private Seiten anderer Personen – werden beim Export außer Acht gelassen. Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan können sich selbst und anderen über die Inhaltssuche Zugriff auf bestimmte Seiten geben, damit diese Seiten in zukünftige Exporte einbezogen werden können. Einige Inhalte können möglicherweise auch aufgrund der Teamspace-Einstellungen nicht exportiert werden.

Eine Sitemap (index.html) ist im Export enthalten, um dir die Navigation im exportierten Workspace zu erleichtern. Die Listenelemente in der Sitemap sind lokal mit den exportierten Seiten in HTML- und Markdown-Formaten verknüpft.

So exportierst du deine Workspace-Inhalte:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Wähle Gesamten Workspace-Inhalt exportieren.

4. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link, über den du deine Dateien herunterladen kannst. Dieser Link läuft nach 7 Tagen ab.

Wenn du den Business oder Enterprise Plan nutzt, kannst du eine Liste aller Personen in deinem Workspace exportieren.

Die exportierte CSV-Datei enthält die folgenden Angaben:

• E-Mail.

• Vorname.

• Nachname.

• Rolle (Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin, Mitglied oder Gast).

• Eine Liste der Berechtigungsgruppen, denen die einzelnen Mitglieder angehören (durch Komma getrennt).

• Benutzer-ID.

So exportierst du Workspace-Mitglieder in eine CSV-Datei:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Wähle Mitglieder in CSV exportieren aus.

Wenn du möchtest, dass die Seitenanalyse für Nutzer/-innen sichtbar ist, die vollen Zugriff oder Bearbeitungszugriff auf eine Seite haben:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Aktiviere Seitenansichten-Analysen speichern und anzeigen.

Wenn ein Workspace gelöscht wurde:

• Ist diese Aktion dauerhaft.

• Wird der Inhalt darin gelöscht. Kannst du nicht mehr auf deinen Inhalt zugreifen — auch nicht auf deine privaten Seiten. Möglicherweise möchtest du alle Daten exportieren, die du nach dem Verlassen des Workspace behalten möchtest.

• Der gelöschte Workspace wird für alle Benutzer gelöscht. Das heißt, alle Benutzer, die Teil des Workspace waren, bevor dieser gelöscht wurde, haben keinen Zugriff mehr auf den Workspace oder Inhalte in diesem Workspace.

• Du wirst zu einem anderen Workspace weitergeleitet, in dem du Mitglied bist, oder zur Anmeldeseite von Notion, wenn du kein Mitglied eines anderen Workspace bist.

Um einen Workspace zu löschen:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen.

2. Wähle unter Workspace die Option Allgemein aus.

3. Scrolle herunter bis zu Achtung, Gefahrenzone! und wähle Gesamten Workspace löschen. Du wirst aufgefordert, den Namen deines Workspace einzugeben, um zu bestätigen dass du fortfahren möchtest.

Individuelle Emojis können als Seiten-Icons, in Reaktionen und im Text verwendet werden. Workspace-Mitglieder können in der Seitenleiste auf Einstellungen → Emoji gehen, um individuelle Emojis in ihrem Workspace zu verwalten. Dort haben sie die folgenden Optionen:

• Emoji hinzufügen auswählen, um eine eigene Datei hochzuladen.

• ••• neben einem individuellen Emoji anklicken, das sie hinzugefügt haben, zum Bearbeiten oder Löschen.

• Workspace-Besitzer/-innen können jedes Emoji bearbeiten oder löschen, auch wenn sie es nicht selbst erstellt haben.

• Workspace-Besitzer/-innen können auch „Nur Workspace-Besitzer/-innen können individuelle Emojis erstellen“ aktivieren, wenn sie nicht möchten, dass alle Mitglieder individuelle Emojis erstellen.

Je nachdem, wie du deinen Workspace nutzt, kannst du die gespeicherten Daten auf dich selbst oder auf dein Team beschränken. Im Enterprise Plan kannst du im Abschnitt Sicherheit zwei Arten von Einstellungen anpassen.

• Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen anderer Mitglieder anzufordern: Diese Einstellung ist in allen Plänen verfügbar.

• Allen Nutzer/-innen erlauben, die Aufnahme eines neuen Workspace-Mitglieds zu beantragen: Diese Einstellung ist in allen Plänen verfügbar.

• Seitenzugriffsanfragen von Nichtmitgliedern zulassen: Diese Einstellung ist in allen Plänen mit Ausnahme des Enterprise-Plans verfügbar.

• Veröffentlichung von Websites und Formularen deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Notion-Websites oder -Formulare im Internet veröffentlichen. Alle bereits im Internet veröffentlichen Websites oder Formulare werden deaktiviert.

• Duplizieren von Seiten in andere Workspaces deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Seiten in andere Workspaces verschieben. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn viele Personen und Seiten involviert sind. In diesem Fall kommt es oft zu Missverständnissen und Mitglieder verlieren ihre Zugriffsberechtigung, wenn eine Seite verschoben wird.

• Export deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Seiten exportieren. So stellst du sicher, dass sämtliche Daten in Notion verbleiben und keine unterschiedlichen Versionen als Markdown- oder CSV-Datei gespeichert werden.

• Die Möglichkeit für Mitglieder, Gästen auf Seiten einzuladen, deaktivieren

  • Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen von Gästen anzufordern (verfügbar, wenn die obige Einstellung aktiviert ist)