Calendar mit Personalisierten Agenten verbinden

Personalisierte Agenten können eine Verbindung zum Kalender herstellen, um Workflows zur Terminplanung zu automatisieren. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Agenten deine Terminplanung optimieren, die Meeting-Logistik vorbereiten und abwickeln und Planungskonflikte durch automatisierte Auslöser oder durch direkten Chat mit dem Agenten lösen.

Die Verbindung der Personalisierten Agenten mit Calendar ist im Business und Enterprise Plan verfügbar.

Diese Verbindung funktioniert mit Notion Calendar, Google Kalender und Apple Kalender.

1. Chatte mit deinem Agenten. Gib ihm spezifische Anweisungen, wie er mit Kalenderereignissen umgehen soll.

   • Dies kann auch manuell in den Einstellungen eines personalisierten Agenten erfolgen. Gehe zu Tools und Zugriff und wähle dann + Verbindung hinzufügen → Calendar → Verbinden.

2. Gehe zu Einstellungen → Tools und Zugriff

3. Wähle den/die Kalender aus, auf den/die dein Agent Zugriff haben soll.

4. Erteile die Berechtigungen, die dein Agent für jeden verbundenen Kalender benötigt: Lesen oder Lesen und Schreiben.

5. Wähle aus, ob der Agent vor der Ausführung einer Aktion eine Bestätigung anfordern soll.

6. Teste die Verbindung. Wenn das Verhalten des Agenten nicht deinen Erwartungen entspricht, chatte mit deinem Agenten, um die Anweisungen zu klären.

Tipp: Sei in deinen Anweisungen konkret. Zum Beispiel: „Fasse jeden Morgen um 8 Uhr die heutigen Meetings zusammen und sende mir ein Briefing“ oder „Wenn ein neues externes Meeting hinzugefügt wird, erstelle eine Vorbereitungsseite in meiner Meeting-Datenbank.“

Füge einen Calendar-basierten Auslöser in den Einstellungen deines personalisierten Agenten hinzu.

1. Klicke unter Trigger auf + Verbindung hinzufügen → Calendar → Verbinden.

2. Wähle unter Calendar aus den folgenden Auslösern:

   • Ereignis erstellt: Wird ausgeführt, wenn neue Ereignisse zu deinem Kalender hinzugefügt werden

   • Ereignis aktualisiert: Wird ausgeführt, wenn sich die Ereignisdetails ändern (Zeit, Teilnehmende usw.)

   • Ereignis abgebrochen: Wird ausgeführt, wenn Ereignisse aus deinem Kalender entfernt werden

3. Wähle den/die Kalender aus, für den/die der Auslöser ausgeführt werden soll.

4. Füge einen Filter hinzu, um einzugrenzen, welche Ereignisse einen Kalender-Auslöser aktivieren. Jeder Auslöser kann so gefiltert werden, dass er nur ausgeführt wird, wenn ein Ereignis die Kriterien für einen bestimmten Titel, eine bestimmte Beschreibung, einen bestimmten Ort, eine bestimmte verantwortliche Person oder einen ganztägigen Status erfüllt.

Wenn du Calendar verbindest, kannst du auswählen, welche Berechtigungen dein Agent erhält.

• Lesen: Ermöglicht es dem personalisierten Agenten, Informationen anzuzeigen, ohne Änderungen am Kalender vorzunehmen.

• Lesen und Schreiben: Ermöglicht es dem personalisierten Agenten, Ereignisse im Kalender anzuzeigen und zu ändern.

• Bestätigung erforderlich: Erfordert, dass ein Nutzer oder eine Nutzerin eine Aktion genehmigt, bevor sie ausgeführt wird. Wenn sie nicht ausgeführt werden soll, kann der Nutzer oder die Nutzerin die Aktion abbrechen. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann der Agent Ereignisse ändern und Einladungen ohne Genehmigung versenden.

• Als Standard festlegen: Ändere, welchen verbundenen Kalender dein Agent standardmäßig verwenden soll.

  • Wenn du mehrere Kalender im selben Kalenderkonto hast, wird der Standardkalender festgelegt, den der Agent verwendet, es sei denn, du gibst einen anderen Kalender an.

  • Wenn du mehrere Kalenderkonten verbindest, kannst du für jedes Konto einen eigenen Standardkalender auswählen.

Wenn du einen personalisierten Agenten mit einer Calendar-Verbindung teilst, zeigen Agenten an, was der Nutzer oder die Nutzerin, der/die die Verbindung eingerichtet hat, in Calendar sehen darf.

Wenn der verbundene Nutzer oder die verbundene Nutzerin beispielsweise ein privates Ereignis hat, dessen Details nur er oder sie sehen kann, können alle Nutzer/-innen mit dem Zugriff Kann anzeigen und interagieren oder höher dieses Ereignis anzeigen.

Wenn du einen personalisierten Agenten mit einer Calendar-Verbindung teilst, können alle Nutzer/-innen mit dem Zugriff Kann anzeigen und interagieren auf einen Agenten vollständig mit dem verbundenen Kalender interagieren.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, gib deinem personalisierten Agenten spezifische Anweisungen.

Erhalte eine tägliche Zusammenfassung deiner Meetings und Prioritäten, um jeden Tag vorbereitet zu beginnen.

Sage deinem Personalisierten Agenten: „Überprüfe an jedem Werktag um 8 Uhr morgens meinen Kalender für den Tag. Fasse meine Meetings mit wichtigen Details wie Teilnehmenden, Zeiten und der Vorbereitung zusammen, die ich benötige. Sende mir eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung.“

Generiere automatisch Tagesordnungen oder Notizen vor wichtigen Meetings.

Sage deinem Personalisierten Agenten: „Wenn ein neues externes Meeting zu meinem Kalender hinzugefügt wird, erstelle eine Seite in meiner Meeting-Datenbank. Gib den Titel des Meetings, die Teilnehmenden, die Uhrzeit und einen Abschnitt für Vorbereitungsnotizen und Aktionselemente an.“

Halte deinen Kalender organisiert, indem du Routineaufgaben der Terminplanung automatisch erledigst.

Sage deinem Personalisierten Agenten: „Wenn jemand ein Meeting über Slack anfordert, überprüfe meinen Kalender auf Verfügbarkeit, finde eine passende Zeit, erstelle das Ereignis und sende Einladungen an alle Teilnehmenden“

Vermeide Terminchaos, indem du optimale Meeting-Zeiten für mehrere Teilnehmende findest.

Sage deinem Personalisierten Agenten:„Wenn ich dich bitte, ein Meeting mit Teammitgliedern zu planen, verwende ‚Zeit mit Teilnehmenden finden‘, um die Verfügbarkeit aller zu überprüfen. Schlage die drei besten Optionen vor und erstelle dann das Ereignis, sobald ich es bestätigt habe.“

Wenn dein personalisierter Agent auf Fehler stößt, gib dem Lauf einen „Daumen runter“ und chatte mit dem Agenten, um das Problem zu diagnostizieren. Probiere dann diese Schritte aus:

Wenn du Calendar nicht unter Tools und Zugriff finden kannst, die Verbindung zu Calendar nach einigen Tagen getrennt wird oder ein Agent kann keine Ereignisse sehen:

• Bestätige, dass Calendar verbunden ist.

• Trenne die Verbindung, lösche Cookies und stelle die Verbindung mit dem richtigen Konto wieder her

Wenn dein Agent nicht ausgeführt wird, wenn ein Kalenderereignis geändert wird, mehrmals ausgeführt wird oder Ereignisdetails nicht richtig gelesen werden:

• Überprüfe den Tab Aktivität, um zu sehen, ob der Auslöser aktiv ist

• Überprüfe, ob die Verbindung zu Calendar unter Tools und Zugriff aktiv ist

• Führe einen Test mit einem einfachen Ereignis durch, um das Problem zu isolieren

• Bestätige, dass der Auslöser auf den richtigen Kalender eingestellt ist (falls du mehrere hast)