Agents personnalisés

Les agents personnalisés automatisent les flux de travail manuels récurrents pour l’ensemble de votre équipe. Ils s’exécutent automatiquement en arrière-plan sur des déclencheurs définis en utilisant vos documents et bases de données existants comme contexte.

Configurez-les une seule fois, en créant un flux de travail pour les tâches répétitives telles que les rapports hebdomadaires ou le tri des commentaires, et ils deviendront une ressource partagée sur laquelle toute l’équipe s’appuiera.

Les agents personnalisés sont intégrés à Notion et fonctionnent selon vos instructions. Une fois que vous les avez configurés, ils peuvent :

• Lire les pages et les bases de données Notion, ainsi que certaines applications connectées.

• S’exécuter sur des déclencheurs récurrents et des événements de l’espace de travail.

• Effectuer des actions telles que la publication de rapports, le dépôt de bugs, la mise à jour d’enregistrements ou l’envoi de messages.

Contrairement à l’agent Notion, les agents personnalisés sont conçus pour s’exécuter automatiquement en arrière-plan en fonction de déclencheurs et de planifications.

Les agents personnalisés sont directement intégrés à Notion. Les agents utilisent vos documents et bases de données existants comme contexte et se connectent via Slack, ce qui augmente la productivité. Avec les agents personnalisés, vous pouvez :

• Être @mentionnés dans les pages Notion, les propriétés de base de données et les commentaires.

• Être associés à des événements de base de données (par exemple, lorsqu’une page est créée ou mise à jour).

• Surveillés votre espace de travail et les outils connectés en fonction des déclencheurs que vous configurez.

Utilisez des déclencheurs pour que les agents personnalisés s’exécutent sans que vous n’ayez à les démarrer manuellement à chaque fois. Définissez un déclencheur une seule fois, puis le travail se déroule en continu en arrière-plan.

• Exécutez-les selon une planification (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.).

• Réagissez aux événements dans Notion et Slack.

• Continuez à les exécuter en arrière-plan une fois que vous les avez publiés.

Cela permet d’automatiser les flux de travail (rapports réguliers, files d’attente de triage, maintenance des connaissances, etc.) et de gagner du temps.

Les agents n’agissent que sur les pages, les bases de données et les applications externes auxquelles vous accordez explicitement l’accès. Par défaut, ils n’ont jamais un accès complet à l’espace de travail, ce qui réduit les risques.

• Contrôlez qui peut modifier, exécuter ou interagir avec chaque agent.

• Consultez les journaux d’activité pour voir ce qu’un agent a fait et à quel moment.

• Utilisez l’historique des versions pour consulter ou restaurer les configurations précédentes.

• Gardez les exécutions révisables et réversibles afin de pouvoir itérer en toute sécurité.

• Avoir un forfait Notion Business ou Enterprise. En savoir plus sur la tarification des agents personnalisés.

• Utilisez l’application de bureau ou le site Web pour créer, modifier, voir ou interagir avec des agents personnalisés.

Vous pouvez créer un agent personnalisé à partir de plusieurs emplacements. Le point d’entrée principal est la section Agents dans la barre latérale.

1. Accédez à la section Agents dans la barre latérale et sélectionnez + pour créer un nouvel agent personnalisé.

2. Choisissez la façon dont vous souhaitez commencer :

• Créer avec le chat alimenté par l’IA

  • Dans le chat, décrivez ce que vous voulez que l’agent fasse en utilisant un langage naturel.

  • Passez en revue les ébauches d’instructions, les déclencheurs et les accès que l’IA de Notion génère et itère.

  • Enregistrer.

• Créer à partir d’un modèle

  • Sélectionnez un modèle

  • Passez en revue les ébauches d’instructions, les déclencheurs et les accès que l’IA de Notion génère et itère.

  • Enregistrer.

• Créer à partir de zéro

  • Sélectionnez Créer à partir de zéro.

  • Commencez à partir d’un champ d’instructions vide ou discutez avec votre agent.

  • Rédigez vos instructions manuellement, en suivant les meilleures pratiques pour des instructions claires et concrètes. Définissez ce que l’agent doit faire, comment il doit se comporter et quel travail il doit gérer.

  • Définissez les déclencheurs, l’accès, votre modèle d’IA jusqu’à ce qu’ils correspondent à votre flux de travail.

  • Enregistrer.

Les déclencheurs déterminent quand votre agent s’exécute. Vous pouvez combiner plusieurs types de déclencheurs pour un seul agent.

Utilisez des planifications récurrentes pour exécuter les agents à une certaine fréquence.

1. Ouvrez les paramètres de votre agent personnalisé.

2. Accédez à la section Déclencheurs.

3. Ajoutez un déclencheur Récurrent.

4. Choisissez quand vous voulez que l’agent s’exécute :

   • Sélectionnez une fréquence (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans).

   • Définissez une heure spécifique, y compris le fuseau horaire (par exemple, « tous les jours à minuit PST »).

5. Passez en revue la prochaine heure d’exécution planifiée pour confirmer que la planification est correcte.

6. Sauvegardez votre déclencheur.

Les déclencheurs Notion exécutent votre agent en fonction des événements dans votre espace de travail. Vous pouvez déclencher des agents lorsque :

• Un commentaire est ajouté à une page.

• Une page est ajoutée à une base de données.

• Une page est mise à jour dans une base de données.

• Une page est supprimée d’une base de données.

• L’agent personnalisé est @mentionné dans une page ou un commentaire.

Pour ajouter un déclencheur Notion :

1. Ouvrez les paramètres de votre agent personnalisé et sélectionnez Déclencheurs.

2. Choisissez un type de déclencheur Notion.

3. Précisez :

   • La page ou la base de données à surveiller.

   • L’événement (par exemple, « page créée dans la base de données »).

   • Tout filtre ou condition supplémentaire, le cas échéant.

4. Enregistrer.

Les déclencheurs Slack permettent aux agents de surveiller les événements dans les canaux Slack publics. Les canaux privés ne sont pas pris en charge.

Exigences de configuration

Avant de pouvoir configurer un déclencheur Slack, un administrateur ou une administratrice d’espace de travail Slack doit d’abord activer l’intégration Notion pour les agents personnalisés. Cela donne aux agents personnalisés les autorisations de lecture et d’écriture nécessaires pour fonctionner dans Slack. Une fois l’intégration activée, vous pouvez configurer des déclencheurs en fonction de nouveaux messages ou de réactions émoji.

Les agents peuvent surveiller :

• Un message publié sur un canal.

• Une réaction émoji ajoutée à un message.

• Un fil de discussion commencé dans un canal.

• L’agent personnalisé mentionné dans un message.

  • Remarque : pour déclencher un agent en le mentionnant dans Slack, votre administrateur ou administratrice d’espace de travail Slack doit d’abord autoriser tous les membres à créer des groupes d’utilisateurs. Une fois ce paramètre activé, n’importe qui peut déclencher l’agent en mentionnant son nom sur le canal Slack associé.

Pour ajouter un déclencheur Slack :

1. Connectez Slack à votre agent lors de la configuration si vous ne l’avez pas déjà fait.

2. Dans Déclencheurs, ajoutez un déclencheur Slack.

3. Sélectionnez :

   • Le type d’événement.

   • Le canal à surveiller.

   • Tout filtre ou condition supplémentaire, le cas échéant.

4. Enregistrer.

Les agents personnalisés n’utilisent que le contenu auquel vous leur accordez explicitement l’accès pour leur travail. Vous configurez cela dans les paramètres d’accès de chaque agent.

Pour contrôler ce qu’un agent peut voir dans Notion :

1. Ouvrez les paramètres de votre agent personnalisé.

2. Accédez à la section Outils et accès.

3. Ajoutez des pages ou des bases de données spécifiques que l’agent doit utiliser comme contexte :

   • Ajoutez des pages et des bases de données ciblées pour des flux de travail ciblés (par exemple, « Tickets clients », « Bugs », « Incidents »).

   • Accordez l’accès aux pages partagées avec tous les membres de Notion si vous souhaitez une couverture étendue qui inclut du contenu dans tout l’espace de travail.

4. Limitez l’accès à « aucun » ou à un petit ensemble de pages si vous souhaitez une portée plus étroite.

Les agents peuvent éventuellement naviguer sur le Web si nécessaire. Utilisez l’accès Web lorsque votre flux de travail dépend d’informations externes. Désactivez-le pour les flux de travail strictement internes ou lorsque vous souhaitez un contrôle plus strict sur les sources. Pour contrôler l’accès au Web :

1. Ouvrez les paramètres de votre agent.

2. Trouvez l’option Accès Web.

3. Activez l’accès Web pour permettre à l’agent de récupérer des informations sur Internet.

4. Désactivez l’accès Web pour restreindre l’agent à Notion et aux applications configurées uniquement.

Les agents personnalisés peuvent lire et écrire sur Slack via une intégration dédiée. Avant de connecter Slack à votre agent personnalisé, un administrateur ou une administratrice doit d’abord connecter le connecteur IA de Slack à votre espace de travail via les paramètres de l’IA de Notion. Les agents peuvent effectuer les opérations suivantes :

• Lire les canaux publics.

• Publier des messages, des réponses et des mises à jour sur les canaux.

• Réagir aux fils de discussion et utiliser les informations de Slack comme contexte.

Pour connecter Slack :

1. Lors de la configuration de l’agent, suivez l’instruction pour connecter Slack.

2. Assurez-vous que le compte Slack utilise la même adresse e-mail que votre compte Notion.

3. Approuvez les champs d’application demandés dans le flux d’autorisation de Slack.

4. Choisissez les canaux auxquels l’agent peut accéder.

Les agents personnalisés peuvent fonctionner sur différents grands modèles de langage. Cela vous permet d’équilibrer la vitesse, le coût et la qualité. Vous pouvez ajuster le modèle au fil du temps si votre flux de travail change ou si vous constatez des besoins de performance différents. Les modèles pris en charge incluent Claude, GPT et Gemini. Auto est la valeur par défaut recommandée.

Découvrez comment l’utilisation est suivie dans le tableau de bord des crédits Notion.

Pour choisir un modèle :

1. Ouvrez les paramètres de votre agent personnalisé.

2. Accédez à la section Modèle.

3. Sélectionnez un modèle spécifique si vous souhaitez un comportement cohérent, ou sélectionnez Auto pour laisser Notion choisir le meilleur modèle par demande.

4. Enregistrer.

Les agents personnalisés se comportent comme des pages Notion lorsqu’il s’agit de partager avec d’autres personnes dans votre espace de travail, à quelques différences près.

Lorsqu’ils sont partagés, les agents peuvent apparaître dans la barre latérale sous une section Agents, dans les résultats de recherche et dans toute zone de l’espace de travail qui répertorie ou référence les agents.

Pour partager un agent :

1. Ouvrez l’agent personnalisé.

2. Cliquez sur Partager.

3. Ajoutez des personnes, des groupes ou l’ensemble de l’espace de travail.

Les agents utilisent un ensemble simplifié de niveaux d’autorisation :

• Accès completLes personnes avec les autorisations d’accès complet à un agent peuvent configurer les instructions, les déclencheurs, l’accès et les modèles, afficher et gérer les journaux d’activité, et exécuter ou interagir avec l’agent.

• Peut modifierLes personnes avec les autorisations Peut modifier pour un agent peuvent modifier les instructions et la configuration et examiner l’activité.

• Peut voir et interagirLes personnes avec les autorisations Peut voir et interagir avec un agent peuventexécuter l’agent et discuter avec lui et afficher la page Paramètres (Déclencheurs, Instructions, Outils et Accès) en mode lecture seule. Elles ne peuvent pas modifier ou partager l’agent.

Une fois votre agent personnalisé créé, il apparaîtra dans la barre latérale. Chaque page d’agent personnalisé comporte trois onglets principaux. Utilisez ces onglets ensemble pour concevoir, tester et maintenir un agent au fil du temps.

1. Chat Un espace de conversation privé ou partagé en tête-à-tête pour cet agent spécifique.

   • Utile pour tester de nouvelles instructions, demander à l’agent d’exécuter des tâches ponctuelles et itérer sur le comportement.

2. Activité Un journal de chaque exécution d’agent visible pour les personnes avec un accès complet.

   • Les journaux incluent ce qui a déclenché l’exécution, les actions entreprises et les erreurs ou échecs.

3. Paramètres Le centre de contrôle de l’agent.

   • Le panneau Paramètres comprend les instructions de l’agent, les déclencheurs, les autorisations d’accès et la sélection du modèle.

1. Ouvrez la page de l’agent.

2. Accédez à l’onglet Paramètres.

3. Mettez à jour les instructions, les déclencheurs, l’accès aux pages, aux bases de données et aux outils externes, ou la sélection de modèles.

4. Enregistrez et publiez vos modifications.

5. Utilisez l’onglet Chat et l’onglet Activité pour vérifier que l’agent se comporte comme prévu après les modifications.

Pour restaurer une version précédente de votre agent personnalisé :

1. Ouvrez la page de l’agent.

2. Accédez à l’historique des versions.

3. Passez en revue les versions précédentes pour voir :

   • Qui a apporté des modifications.

   • Quand elles ont été faites.

   • Ce qui a changé dans chaque version.

4. Sélectionnez la version que vous souhaitez restaurer.

5. Confirmez pour rétablir l’agent à cette version.