Notes d’IA (bêta)

Les notes d’IA sont un excellent moyen de prendre des notes détaillées lors d’une réunion ou d’un appel vidéo sans avoir à saisir du texte.

Pour utiliser les Notes d’IA, assurez-vous d’avoir la version 4.7.0 de l’application de bureau. Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur le navigateur.

Les Notes d’IA sont actuellement en version bêta et soumises aux conditions en matière de fonctionnalités bêta de votre contrat.

Pour créer un bloc de Notes d’IA, saisissez /notes sur n’importe quelle page.

Rédigez les points de l’ordre du jour ou le contexte sous Notes avant la réunion. Lors de la génération du résumé, l’IA prendra en considération ces notes.

1. Cliquez sur Confirmer le consentement pour lancer la transcription.

2. Pour arrêter la transcription, cliquez sur Arrêter.

3. La génération du résumé par l’IA démarrera automatiquement.

   • Au moins une minute d’enregistrement audio est requise pour générer un résumé.

Les Notes d’IA peuvent structurer les notes en fonction du type de réunion, comme un appel commercial, un stand-up ou d’autres formats.

1. Cliquez sur le menu ••• du bloc.

2. Survolez Format et sélectionnez l’une des options.

   • Les modifications de format s’appliquent uniquement aux nouveaux enregistrements ou lorsque vous reprenez la transcription. Pour mettre à jour un résumé existant avec un nouveau format, cliquez sur Réessayer le résumé.

Une fois le bloc sélectionné, il vous sera rappelé de divulguer votre utilisation de la transcription et d’obtenir le consentement de tous les participant·es à la réunion avant de continuer.

Pour vous aider à demander le consentement, vous disposerez de quelques options simples :

1. Texte : copiez le message et collez-le dans le chat de l’appel (idéal pour les réunions utilisant des applications de visioconférence).

   • Un bouton de copie rapide est disponible au niveau de l’en-tête du bloc et le message peut être modifié dans le menu •••.

2. Vocal : diffusez un message audio automatique au début de votre réunion.

   • Cliquez sur l’icône 🔈 pour lire le message.

   • Vous pouvez modifier la voix dans le menu ••• et sélectionner différentes voix pour différentes langues. Notion utilisera automatiquement la langue de votre réunion pour lire le message avec la voix appropriée.

3. Communication à voix haute : une simple demande fonctionne également. Par exemple : « Est-ce que vous êtes d’accord pour que je transcrive cette réunion à l’aide des Notes d’IA de Notion ? ».

Important : le message audio est diffusé via les haut-parleurs de votre ordinateur, et non via votre micro. Assurez-vous de réactiver vos haut-parleurs et de déconnecter vos écouteurs afin que toutes les personnes présentes dans la salle puissent l’entendre clairement.

Les Notes d’IA deviennent encore plus puissantes avec Notion Calendar. Créez, organisez et partagez facilement des notes de réunion pour vous concentrer sur la discussion et garder votre équipe sur la même longueur d’onde.

Pour connecter les Notes d’IA à Notion Calendar :

1. Dans un bloc Notes d’IA, cliquez sur ••• → Connecter Notion Calendar.

   • Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que votre espace de travail est déjà connecté à Notion Calendar.

2. Dans Notion Calendar, cliquez sur l’icône de votre profil et accédez aux Paramètres. Depuis cette interface, vous pouvez :

   • Choisir où stocker les notes de réunion (nous vous conseillons de les enregistrer dans une base de données de réunions)

   • Choisir de partager automatiquement les notes de réunion avec les participant·es à l’événement

     • (cela ne concerne que les participant·es internes)

   • Choisir d’ajouter automatiquement des notes de réunion aux nouveaux événements

Vous trouverez ci-dessous quelques informations générales sur les lois et réglementations relatives aux transcriptions, ainsi que quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de l’activation des Notes d’IA.

Aux États-Unis, certaines lois exigent le consentement d’au moins un·e des participant·es avant d’enregistrer ou de transcrire un appel ou une conversation. D’autres réglementations exigent que vous obteniez le consentement de chaque participant·e avant d’enregistrer ou de transcrire un appel.

En dehors des États-Unis, comme dans l’Union européenne, il existe des lois similaires exigeant le consentement des participant·es avant d’enregistrer ou de transcrire un appel.

En plus des exigences de consentement, il peut égalemente exister des lois régissant la façon dont vous utilisez, divulguez et sécurisez vos enregistrements ou transcriptions d’appels. Ces lois peuvent varier en fonction de l’endroit où se trouvent vos participant·es, du secteur d’activité et des normes de l’industrie.

Obtenir le consentement : déterminer quelles lois sur le consentement s’appliquent peut être compliqué lorsque les participant·es à la réunion se trouvent dans plusieurs États ou pays, ou si vous ne connaissez pas avec précision l’emplacement d’un ou plusieurs participant·es. Nous vous recommandons de vous conformer aux lois les plus strictes en matière de consentement et d’obtenir systématiquement le consentement de tous les participant·es avant d’utiliser les Notes d’IA pour transcrire une réunion. Quelques autres bonnes pratiques :

• Expliquez clairement aux participant·es que vous allez transcrire l’appel à l’aide d’un fournisseur tiers (par exemple, les Notes d’IA de Notion).

• Conservez des enregistrements adéquats de la façon dont vous avez obtenu le consentement.

• Respectez le non-consentement d’un·e participant·e vis-à-vis de la transcription.

• Si de nouveaux participant·es rejoignent un appel après le début de la transcription, arrêtez-vous et obtenez le consentement des nouveaux participant·es avant de continuer.

• Les Notes d’IA fournissent des moyens de divulguer votre utilisation de la fonctionnalité et d’obtenir le consentement des participant·es à la réunion. Notez qu’il ne s’agit que de quelques exemples de méthodes pour obtenir le consentement.

Autres bonnes pratiques :

• Indiquez clairement à vos utilisateurs comment vous prévoyez d’utiliser et/ou de partager les transcriptions (ou toute information qui en découle).

• Assurez-vous de n’utiliser et de ne partager les transcriptions que conformément à ce que vous avez indiqué à vos utilisateurs et dans le respect de toutes les lois applicables.

• Conservez les transcriptions aussi longtemps que nécessaire.

Les Notes d’IA font appel à des sous-traitants (OpenAI et Anthropic) pour enregistrer la réunion, transformer le fichier audio en transcription, puis générer des données, telles qu’un résumé de la réunion, des tâches à accomplir, la liste des participant·es à l’appel, etc. Le fichier audio est immédiatement supprimé de Notion une fois le traitement du fichier terminé.

Si vous ne souhaitez pas que la fonctionnalité de Notes d’IA soit disponible pour vos utilisateurs, les administrateurs peuvent désactiver leur espace de travail à tout moment via le bouton disponible dans leur console.