Vues, filtres et tris

Vous pouvez visualiser le contenu d’une base de données de six façons différentes. Voici un aperçu de chaque disposition :

• Table : les tables permettent d’afficher les pages de bases de données sous forme de lignes, avec une colonne par propriété.

• Tableau : cette vue groupe vos éléments par propriété. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau kanban pour déplacer des tâches d’un état à un autre, à mesure de la progression.

• Chronologie : utilisez votre base de données pour inscrire les étapes du projet sur une chronologie afin de savoir quand elles auront lieu et combien de temps il faudra pour les mener à bien.

• Calendrier : la vue calendrier affiche vos éléments en fonction de leur propriété Date.

• Liste : les listes permettent de présenter les éléments de vos bases de données de manière claire et minimaliste.

• Galerie : cette vue permet de mettre les images en évidence. Vous pouvez modifier votre galerie pour afficher les images contenues dans la propriété Fichiers et médias — sinon, la galerie affichera tout le contenu de la page de la base de données.

• Graphique : cette vue permet de visualiser les éléments de votre base de données sous forme de diagrame, de graphique linéaire ou de graphique en anneau afin de faciliter l’analyse de données et la génération de rapports.

Vous pouvez également créer, partager et collecter des informations à l’aide de formulaires, qui sont connectés à des bases de données.

Les nouvelles bases de données sont créées sous forme de tables. Vous pourrez ensuite créer de nouvelles vues en sélectionnant + à côté du nom de la base de données ou des vues existantes. Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être cliquer sur le nom de votre vue actuelle et sélectionner Nouvelle vue.

Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez un type de vue. Ensuite, donnez un nom à votre vue.

Vous pouvez réorganiser vos vues en les faisant glisser. Si vous avez beaucoup de vues, vous pouvez sélectionner {#} de plus… à côté de vos vues.

Dans la barre latérale, les vues s’affichent comme des pages imbriquées dans une base de données en page entière. Le symbole • à gauche de leur nom indique qu’il s’agit de vues. Cliquez sur le nom d’une vue dans la barre latérale pour l’ouvrir directement.

Lorsque vous avez une vue sous les yeux, cliquez sur son nom pour la renommer, modifier, dupliquer, supprimer, ou copier son lien. Vous pouvez également modifier les paramètres d’une vue en cliquant sur le menu Modifier en haut à droite de la base de données.

Le menu Modifier comporte une section intitulée Paramètres de la vue. Ce menu contient les options suivantes :

• Mise en page : choisissez la façon dont vous souhaitez organiser visuellement votre base de données.

• Visibilité des propriétés : affichez ou masquez les propriétés de la base de données dans chaque vue.

• Filtre : affichez uniquement certains éléments de la base de données dans la vue, en fonction des valeurs des propriétés.

• Tri : modifiez l’ordre d’affichage des éléments dans la vue, en fonction des propriétés.

• Groupe : regroupez vos données en fonction des valeurs d’une propriété.

• Sous-groupe : créez un second niveau de regroupement au sein de vos groupes existants. Par exemple, les groupes par statut peuvent également être organisés en sous-groupes en fonction de la priorité.

• Copier le lien de cette vue : obtenez un lien direct vers la vue de base de données dans laquelle vous vous trouvez.

Vous trouverez plus d’informations sur les filtres, les tris et les groupes ci-dessous.

Dans chaque vue, vous pouvez choisir de quelle manière les pages de la base de données doivent s’ouvrir. Vous avez trois options :

• Aperçu latéral : les pages s’ouvrent sur le côté droit de la base de données. La base de données reste affichée (et utilisable !) sur le côté gauche.

• Aperçu centré : ouvre les pages dans une fenêtre contextuelle centrée.

• Pleine page : ouvre les pages directement en mode pleine page.

Pour modifier la façon dont les pages s’ouvrent dans une vue particulière :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Sélectionnez Disposition.

3. Ouvrez le menu à côté d’Ouverture des pages et sélectionnez l’une des options.

Vous pouvez facilement filtrer une base de données dans Notion, de façon à afficher uniquement les éléments qui correspondent à des critères spécifiques. Ces filtres peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez !

Pour filtrer une vue dans une base de données :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Filtre sous Paramètres de la vue.

3. Choisissez la propriété sur laquelle vous souhaitez appliquer le filtre.

4. Vous pouvez choisir d’Enregistrer pour tous si vous souhaitez que le filtre soit appliqué pour tous les utilisateurs de la vue de la base de données. Si vous souhaitez que le filtre ne s’applique qu’à vous, ne sélectionnez pas cette option.

Vous pouvez créer des vues de base de données plus spécifiques, et combiner des logiques ET et OU  avec les groupes de filtres, qui peuvent être imbriqués jusqu’à trois niveaux de profondeur. Voici comment procéder :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Filtre sous Paramètres de la vue → Ajouter un filtre avancé.

3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez les propriétés par lesquelles vous souhaitez filtrer, et personnalisez la logique ET et OU du filtre avancé.

Pour supprimer un filtre :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Filtre sous Paramètres de la vue.

3. Ouvrez le filtre que vous souhaitez supprimer, sélectionnez ••• dans le menu qui s’affiche → Supprimer le filtre.

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage des éléments dans une base de données, en appliquant un tri ascendant ou descendant sur les valeurs de leurs propriétés. Par exemple, vous pouvez trier les pages de la base de données en fonction de leur priorité, de leur date de dernière modification ou par ordre alphabétique.

Pour trier votre base de données :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Trier sous Paramètres de la vue.

3. Choisissez la propriété que vous voulez utiliser pour le tri.

4. Vous pouvez choisir d’Enregistrer pour tous si vous souhaitez que le tri soit appliqué pour tous les utilisateurs de la vue de la base de données. Si vous souhaitez que le tri ne s’applique qu’à vous, ne sélectionnez pas cette option.

5. Pour modifier l’ordre dans lequel les tris multiples sont appliqués, faites-les glisser vers le haut ou vers le bas à l’aide de l’icône ⋮⋮.

Pour supprimer un tri :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Trier sous Paramètres de la vue.

3. Sélectionnez X à côté du tri que vous souhaitez supprimer.

Vous pouvez regrouper vos bases de données selon différentes propriétés, pour les afficher de différentes façons. Pour ce faire :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Grouper sous Paramètres de la vue.

3. Choisissez la propriété que vous voulez utiliser pour le groupe.

La base de données sera alors groupée en fonction des valeurs de cette propriété. Vous pouvez accéder au menu Modifier et sélectionner Grouper pour :

• Masquer ou afficher les groupes en sélectionnant 👁️ à côté de leur nom.

• Trier vos groupes manuellement ou selon les options proposées (par ordre alphabétique, par ordre croissant, etc.).

• Masquer les groupes vides.

Pour désactiver le groupement :

1. Ouvrez le menu Modifier en haut de la base de données.

2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Grouper sous Paramètres de la vue.

3. Sélectionnez Supprimer le groupement.

Les bases de données contenant au moins trois pages sont également consultables. Vous pouvez ainsi parcourir facilement les informations qu’elles contiennent. Pour effectuer une recherche dans une base de données, sélectionnez 🔍 en haut de la base de données et saisissez une requête. Au fur et à mesure de votre saisie, la base de données affichera uniquement les pages qui correspondent à votre requête. La recherche dans la base de données examine les titres et les propriétés des pages de la base de données.

Si vous avez une base de données volumineuse, naviguer d’une propriété à l’autre pour comparer les données est sûrement fastidieux.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez figer une colonne afin de la garder visible à gauche lorsque vous faites défiler à droite pour consulter d’autres colonnes.

1. Pour figer une colonne, cliquez sur son nom, puis sur Figer jusqu’à la colonne.

2. Pour libérer une colonne, cliquez sur son nom et cliquez sur Ne plus figer les colonnes.