Vue tableau

La vue tableau regroupe les pages de votre base de données en fonction d’une propriété spécifique. Alors que les tableaux kanban regroupent généralement les tâches à effectuer en fonction de leur état, les vues Tableau dans Notion peuvent être regroupées par état, responsable, priorité, etc., en fonction de vos besoins. Elles peuvent également afficher exactement ce que vous voulez voir via des filtres, des tris et des propriétés de base de données personnalisées.

Pour ajouter un tableau à votre espace de travail :

1. Créez une page dans votre espace de travail.

2. Sous Premiers pas, cliquez sur ••• puis sur Tableau.

Si vous souhaitez créer un tableau à l’intérieur d’une page, saisissez /vue Tableau sur n’importe quelle page et appuyez sur Entrée.

Vous pouvez ajouter une vue « tableau » liée à une base de données existante pour afficher ses données dans ce format.  Pour ce faire :

1. Cliquez sur + en haut à gauche de votre base de données.

2. Sélectionnez Tableau dans le menu déroulant.

Par défaut, votre tableau sera regroupé selon une propriété d’état si votre base de données en possède une. Dans le cas contraire, les éléments de votre base de données seront regroupés selon une propriété de sélection, de personne, de sélection multiple ou de relation qui se trouve dans votre base de données. Si aucune de ces propriétés n’existe, une nouvelle propriété État sera créée dans votre base de données.

Si vous préférez regrouper les éléments de votre tableau par responsable plutôt que par état, vous pouvez modifier la propriété utilisée pour le regroupement. Pour ce faire :

1. Cliquez sur ••• en haut à droite de votre base de données → Grouper par.

2. Ouvrez le menu Grouper par.

3. Recherchez et sélectionnez la propriété que vous souhaitez utiliser pour le regroupement.

Supposons que vous souhaitiez regrouper les éléments de votre tableau selon une propriété qui n’existe pas encore dans votre base de données. Par exemple, vous souhaitez peut-être commencer à attribuer une priorité à vos tâches et à les organiser par priorité. Vous devez alors ajouter une nouvelle propriété de priorité. Pour ce faire :

1. Cliquez sur ••• en haut à droite de votre base de données → Propriétés.

2. Sélectionnez Nouvelle propriété.

3. Trouvez le type de propriété que vous souhaitez, comme Sélectionner, et configurez votre propriété avec un nom et, si nécessaire, des options (comme P0, P1 et P2).

Vous voudrez peut-être modifier les étiquettes de chacun des groupes dans votre vue Tableau. Par exemple, vous souhaitez peut-être transformer « Terminé » en « Fini  » ou bien créer un nouvel état En cours de révision. Pour ce faire, vous devez modifier la propriété elle-même. Pour modifier une propriété :

1. Cliquez sur ••• en haut à droite de votre base de données → Propriétés.

2. Sélectionnez la propriété que vous utilisez actuellement pour le regroupement. Supposons que vous regroupez les éléments par État et que vous souhaitiez ajouter une nouvelle option d’état.

3. Sous Options, cliquez sur chaque option d’état actuellement disponible dans votre base de données et attribuez un nouveau nom ou une nouvelle couleur à vos options. Vous pouvez également sélectionner + à côté d’ Options pour en créer une nouvelle, ou Supprimer une option dans sa totalité.

En vue Tableau, vous pouvez ajouter un deuxième niveau de groupes, appelés sous-groupes. Cela vous permet d’organiser davantage les éléments de votre base de données au sein d’un groupe.

1. Cliquez sur ••• en haut à droite de votre base de données, puis sur Sous-groupe Sélectionnez une propriété.

   • À gauche de chaque groupe, vous pouvez cliquer sur l’icône de menu dépliant pour le masquer (et garder ainsi affichés uniquement les sous-groupes qui vous intéressent).

Vous pouvez modifier les critères de tri de votre tableau par glisser-déposer.

• Pour réorganiser les colonnes, cliquez sur un titre, puis faites-le glisser vers la gauche ou la droite.

• Pour déplacer les cartes vers le haut et le bas ou entre les colonnes, cliquez dessus et faites-les glisser.

Selon l’aspect que vous souhaitez donner au tableau kanban, vous pouvez choisir des cartes de grande, moyenne ou petite taille. Votre choix sera appliqué à toutes les cartes.

1. Cliquez sur l’icône ••• en haut à droite du tableau.

2. Cliquez sur Disposition puis sur le menu déroulant Taille des cartes.

Vous pouvez rendre votre tableau plus accueillant en affichant des images ou un aperçu du contenu de vos cartes.

1. Cliquez sur l’icône ••• en haut à droite du tableau.

2. Cliquez sur Disposition puis sur le menu déroulant Aperçu de la carte.

   • Image de couverture : affiche l’image que vous avez choisie comme couverture de page sur votre carte.

   • Contenu de la page : affiche un aperçu du contenu de la page. Si la page contient des images, la carte affichera celle qui est en premier.

   • Fichiers : si votre base de données possède une propriété Fichiers et médias , vous pourrez afficher sur vos cartes les fichiers d’images que vous avez ajoutés à cette propriété.

3. Une fois que vous avez ajouté des images au tableau, vous pouvez les redimensionner de deux façons.

   • Cliquez sur ••• en haut, puis sélectionnez Disposition et sélectionnez Ajuster l’image pour que l’intégralité de l’image tienne dans le cadre de la carte.

   • Désactivez Ajuster l’image pour que l’image soit rognée de façon à remplir la carte.

   • Pour repositionner une image à l’intérieur d’une carte, survolez-la, puis cliquez sur Repositionner , et faites-la glisser dans la position souhaitée.

Vous pouvez choisir les propriétés à afficher directement sur l’aperçu de la carte dans le tableau.

• Cliquez sur Propriétés, puis sur les bascules situées à côté des propriétés pour les masquer ou les afficher.

• À l’aide de l’icône ⋮⋮, changez l’ordre dans lequel elles s’affichent sur les cartes.

1. Pour masquer une colonne, cliquez sur ••• à droite de son titre.

2. Cliquez sur Masquer le groupe.

3. Révélez les colonnes masquées en cliquant sur l’icône du curseur → Groupe. Vous verrez la liste des colonnes visibles et masquées.

4. Cliquez sur n’importe quelle colonne masquée, puis sur ••• pour sélectionner Afficher le groupe.

Immédiatement à droite de du titre d’une colonne, vous verrez un nombre gris. Par défaut, il s’agit du nombre de cartes contenues dans la colonne, mais vous pouvez choisir d’afficher d’autres informations.  

Selon le type de propriétés de votre base de données, vous verrez certaines ou toutes les options de calcul suivantes :

• Tout compter : nombre total de lignes dans la colonne.

• Compter les valeurs : nombre de valeurs de propriété contenues dans la colonne. 

• Compter les valeurs uniques : nombre de valeurs de propriété uniques contenues dans la colonne, en omettant les doublons. 

• 
Compter les cellules vides : nombre de lignes sans valeur dans la colonne. 

• Cellules non vides : nombre de lignes qui possèdent une valeur dans la colonne. 

• Pourcentage de cellules vides : pourcentage de lignes dont la propriété choisie n’est pas remplie. 

• Pourcentage de cellules non vides : pourcentage de cartes avec une propriété remplie. 

• Date la plus ancienne : si la propriété est une date (par exemple Dernière modification ou Date de création), affiche directement la date la plus ancienne parmi les valeurs des cartes de la colonne.

• Date la plus récente : date de dernière modification (ou de création) la plus récente sur une carte de la colonne.

• Intervalle de temps : Écart de temps entre la date la plus ancienne et la date la plus récente, parmi celles de la propriété.

• Si vous utilisez une propriété Nombre dans votre table, vous débloquez plusieurs autres options de calcul :

  • Somme : somme des nombres de la colonne.

  • Moyenne : moyenne des nombres de la colonne.

  • Médiane : médiane des nombres de la colonne.

  • Minimum : Plus petit nombre de la colonne.

  • Maximum : Plus grand nombre de la colonne.

  • Écart : différence entre le plus petit nombre et le plus grand.