Formulaires

Les formulaires simplifient la collecte d’informations auprès d’autres personnes, même si elles ne sont pas membres de votre espace de travail Notion ou n’utilisent pas Notion. Tous les membres de tous les forfaits Notion peuvent créer et utiliser des formulaires.

Les formulaires sont reliés aux bases de données, chaque question du formulaire est donc reliée à une propriété de votre base de données. Ainsi, votre formulaire est enregistré avec ses réponses, et vous pouvez utiliser les informations recueillies de la même façon que vous utilisez les informations dans n’importe quel autre type de base de données.

Pour créer un nouveau formulaire :

1. Dans une page, utilisez la slash-commande /formulaire.

2. Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Formulaire.

Lorsque vous créez un nouveau formulaire, une propriété Participant est automatiquement créée pour saisir les noms des participants. Vous pouvez également autoriser les participants à rester anonymes dans les paramètres de partage des formulaires →

Si vous disposez d’une base de données que vous utilisez déjà pour recueillir des informations auprès de différentes personnes, il est facile d’y ajouter un formulaire ! Pour créer un formulaire à partir d’une base de données existante :

1. Dans une base de données, sélectionnez + à côté de vos vues existantes. Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être ouvrir la liste déroulante à côté de votre vue actuelle et sélectionner Ajouter une vue.

2. Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Formulaire.

3. Cliquez sur Créer {#} questions pour poursuivre.

Créez une propriété Créée par dans votre base de données si vous souhaitez saisir les noms des participants. Vous pouvez également autoriser les participants à rester anonymes dans les paramètres de partage des formulaires →

Une fois le formulaire créé, vous accédez à l’éditeur de formulaires, qui se présente comme suit.

Le générateur de formulaires vous permet de décider de l’apparence de votre formulaire et de la façon dont il fonctionnera lorsque vous le partagerez avec d’autres personnes pour le faire remplir. Pour personnaliser votre formulaire :

1. Donnez un titre et une description facultative à votre formulaire.

2. Passez le curseur sur le titre du formulaire pour ajouter une icône de formulaire ou une image de couverture de formulaire.

3. Cliquez sur les questions de votre formulaire pour les modifier. Par défaut, toutes les modifications apportées aux formulaires sont synchronisées avec les noms des propriétés de votre base de données. Par exemple, si vous créez une nouvelle question « Quelle heure préférez-vous ? », une nouvelle propriété portant ce même nom sera ajoutée à votre base de données. Si vous modifiez une question « Couleur préférée » en « Quelle est votre couleur préférée ? », la propriété de base de données sera renommée de la même manière.

4. Pour ajouter plus de questions à votre formulaire, cliquez sur + sous la dernière question.

5. Passez le curseur sur chaque question de votre base de données et cliquez sur •••. Vous pourrez alors :

   • Assigner le statut Obligatoire à la question. Cela signifie que les participants doivent répondre à la question pour soumettre le formulaire.

   • Ajouter une description à votre question pour la rendre plus compréhensible.

   • Autoriser une réponse longue pour les questions relatives aux propriétés de texte.

   • Modifiez le type de question, qui est l’équivalent du type de propriété. Par exemple, si vous souhaitez poser une question « oui ou non », vous pouvez choisir le type de question ou la propriété à choix multiple. Si vous souhaitez poser des questions sur la disponibilité ou l’anniversaire d’une personne, vous pouvez choisir le type de question ou la propriété Date.

   • Désactiver Synchroniser avec le nom de propriété si vous souhaitez que les questions de votre formulaire soient différentes des noms des propriétés de votre base de données. Par exemple, si vous demandez « Quelle est votre couleur préférée ? », vous souhaitez peut-être que les réponses soient recueillies sous une propriété dont le nom est plus simple, comme « Couleur préférée ».

   • Dupliquer la question ou Supprimer la question.

6. En haut de votre générateur de formulaires, sélectionnez •• • → Personnaliser le formulaire. À partir de là, vous pouvez ajuster l’expérience de soumission pour vos répondants, comme la Couleur et le Textedu bouton de soumission, ainsi que le Titre de confirmation et le Corps de confirmation.

7. Une fois le formulaire configuré, cliquez sur Prévisualiser en haut de la page pour obtenir un aperçu de votre formulaire avant de le partager.

Pour partager votre formulaire :

1. En haut de l’éditeur de formulaires, cliquez sur Partager le formulaire.

2. Cliquez sur Qui peut remplir et choisissez parmi les options suivantes :

   • Toute personne sur {votre espace de travail} qui possède le lien, ce qui signifie que tous les membres de l’espace de travail peuvent remplir le formulaire s’ils ont le lien. Les invités ne peuvent remplir le formulaire que s’ils ont accès à la base de données à laquelle le formulaire est connecté.

   • Toute personne sur le Web disposant d’un lien, ce qui signifie que toute personne extérieure à votre espace de travail Notion et qui n’utilise pas Notion peut remplir le formulaire si elle dispose du lien.

   • Aucun accès, qui vous permet de fermer votre formulaire et de ne plus accepter de nouvelles réponses.

3. Si vous avez choisi de partager votre formulaire avec toute personne sur le Web disposant du lien et que vous bénéficiez d’un forfait Notion payant, vous pouvez activer ou désactiver l’option Marque Notion si vous souhaitez ou non que le logo Notion apparaisse sur votre formulaire.

4. Activez ou désactivez les Réponses anonymes selon que vous souhaitez ou non que le nom du répondant soit enregistré lorsque votre formulaire est rempli. Les répondants aux formulaires accessibles à Toute personne sur Internet disposant du lien seront automatiquement anonymes.

   • Pour les formulaires entièrement créés, ces informations sont saisies dans la propriété Participant, qui est automatiquement créée dans votre base de données.

   • Pour les formulaires créés à partir d’une base de données existante, vous pouvez créer une propriété Créée par dans la base de données pour saisir cette information.

5. Copiez le lien vers le formulaire en haut du menu. Votre formulaire est prêt à être partagé.

Vous pouvez remplir un formulaire à partir de votre ordinateur de bureau ou de votre appareil mobile, tant que vous disposez du lien vers le formulaire et des autorisations nécessaires pour le remplir. Gardez à l’esprit que certains formulaires ne peuvent être remplis que lorsque vous vous connectez à l’espace de travail dans lequel ils ont été créés.

Pour obtenir une copie des réponses à votre formulaire, vous devez vous connecter à votre compte Notion ou en créer un. Vous ne pouvez modifier les réponses de votre formulaire que si vous bénéficiez d’un accès Peut modifier le contenu à la base de données, ou d’un accès Peut modifier à la page de la base de données sur laquelle vos réponses sont enregistrées.

Par défaut, les réponses des formulaires sont enregistrées dans une Vue tableau de votre base de données intitulée Réponses. Les questions de votre formulaire s’affichent en tant que propriétés de base de données.

Vous pouvez intégrer des automatisations dans votre formulaire pour que des actions spécifiques puissent être déclenchées lorsque vous obtenez une nouvelle réponse ou lorsqu’une réponse à une question est donnée d’une certaine manière. Vous pouvez envoyer des mises à jour sur l’avancement du formulaire à la personne l’ayant rempli, lui envoyer des notifications dans Slack, etc.

Pour cela :

1. Ouvrez votre éditeur de formulaires.

2. En haut, cliquez sur ••• → Automatisations.

3. Ajoutez un ou plusieurs déclencheurs pour l’automatisation.

4. Ajoutez une ou plusieurs actions pour l’automatisation.

En savoir plus sur les automatisations ici →

Pour signaler un contenu inapproprié dans un formulaire, écrivez un e-mail à [email protected] avec un lien vers le formulaire que vous souhaitez signaler. Si possible, incluez des informations sur les raisons pour lesquelles vous signalez le formulaire.