Connecter Notion Calendar à des agents personnalisés

Les agents personnalisés peuvent se connecter au calendrier pour automatiser les flux de travail de planification. Une fois connectés, les agents peuvent optimiser votre emploi du temps, préparer et gérer la logistique des réunions et résoudre les conflits de planification par le biais de déclencheurs automatisés ou en discutant directement avec l’agent.

La connexion Calendrier pour les agents personnalisés est disponible avec les forfaits Business et Enterprise.

Cette connexion fonctionne avec Notion Calendar, Google Agenda et le calendrier Apple.

1. Discutez avec votre agent. Donnez-lui des instructions spécifiques sur la façon de gérer les événements de calendrier.

   • Cela peut également être fait manuellement dans les paramètres d’un agent personnalisé. Accédez à Outils et accès, puis choisissez  + Ajouter une connexion → Calendrier → Connecter.

2. Accédez à Paramètres → Outils et accès

3. Choisissez le ou les calendriers auxquels vous souhaitez que votre agent ait accès.

4. Accordez les autorisations dont votre agent a besoin pour chaque calendrier connecté : Lire ou Lire et écrire.

5. Choisissez si l’agent doit Exiger une confirmation avant d’exécuter une action.

6. Testez la connexion. Si le comportement de l’agent n’est pas celui que vous attendez, discutez avec votre agent pour clarifier les instructions.

Conseil : soyez précis·e dans vos instructions. Par exemple : « Chaque matin à 8 h, résume les réunions du jour et envoie-moi un briefing » ou « Lorsqu’une nouvelle réunion externe est ajoutée, crée une page de préparation dans ma base de données Réunions ».

Ajoutez un déclencheur basé sur le calendrier dans les paramètres de votre agent personnalisé.

1. Sous Déclencheurs, cliquez sur + Ajouter une connexion → Calendrier → Connecter.

2. Sous Calendrier, choisissez parmi les déclencheurs suivants :

   • Événement créé : s’exécute lorsque de nouveaux événements sont ajoutés à votre calendrier

   • Événement mis à jour : s’exécute lorsque les détails de l’événement changent (heure, participants, etc.)

   • Événement annulé : s’exécute lorsque des événements sont supprimés de votre calendrier

3. Choisissez le ou les calendriers sur lesquels vous souhaitez que le déclencheur s’exécute.

4. Ajoutez un filtre pour affiner les événements qui déclenchent un déclencheur de calendrier. Chaque déclencheur peut être filtré pour s’exécuter uniquement que lorsqu’un événement répond aux critères d’un titre, d’une description, d’un emplacement, d’un ou d’uneresponsable ou d’un état Toute la journée spécifiés.

Lorsque vous connectez Calendrier, vous pouvez choisir les autorisations que votre agent obtient.

• Lecture : permet à l’agent personnalisé d’afficher des informations sans apporter de modifications au calendrier.

• Lecture et écriture : permet à l’agent personnalisé d’afficher et de modifier des événements dans le calendrier.

• Exiger une confirmation : exige qu’une personne approuve ou annule une action avant son exécution. Lorsque cette option est désactivée, l’agent peut modifier les événements et envoyer des invitations sans approbation.

• Définir par défaut : modifie le calendrier connecté que votre agent doit utiliser par défaut.

  • Si vous avez plusieurs calendriers dans le même compte de calendrier, cette option définit le calendrier par défaut que l’agent utilisera, sauf si vous en spécifiez un autre.

  • Si vous connectez plusieurs comptes de calendrier, vous pouvez choisir un calendrier par défaut distinct pour chaque compte.

Lors du partage d’un agent personnalisé avec une connexion de calendrier, les agents affichent ce que la personne qui a configuré la connexion est autorisée à voir dans le calendrier.

Par exemple, si la personne connectée a un événement privé dont elle est la seule à pouvoir voir les détails, toute personne avec un accès Peut voir et interagir ou supérieur peut consulter cet événement.

Lors du partage d’un agent personnalisé avec une connexion de calendrier, toute personne ayant un accès Peut voir et interagir avec un agent peut interagir pleinement avec le calendrier connecté.

Pour obtenir les meilleurs résultats, donnez des instructions spécifiques à votre agent personnalisé.

Obtenez un résumé quotidien de vos réunions et de vos priorités pour commencer chaque journée en étant préparé·e.

Dites à votre agent personnalisé : « Chaque matin de la semaine à 8 h, consulte mon calendrier pour la journée. Résume mes réunions avec des détails clés tels que les participant·es, les horaires et tout travail de préparation dont j’ai besoin. Envoie-moi une notification avec le résumé. »

Générez automatiquement des ordres du jour ou des notes avant les réunions importantes.

Dites à votre agent personnalisé : « Lorsqu’une nouvelle réunion externe est ajoutée à mon calendrier, crée une page dans ma base de données Réunions. Inclus le titre de la réunion, les participant·es, l’heure et une section pour les notes de préparation et les tâches à accomplir. »

Organisez votre calendrier en gérant automatiquement les tâches de planification courantes.

Dites à votre agent personnalisé : « Lorsque quelqu’un demande une réunion via Slack, vérifie la disponibilité de mon calendrier, trouve un horaire qui convient, crée l’événement et envoie des invitations à tous les participant·es. »

Évitez le chaos en trouvant des heures de réunion optimales pour plusieurs participant·es.

Dites à votre agent personnalisé :« Lorsque je te demande de planifier une réunion avec les membres de l’équipe, utilise "Trouver du temps avec les participant·es" pour vérifier la disponibilité de chacun·e. Propose les 3 meilleures options, puis crée l’événement une fois que je l’ai confirmé. »

Si votre agent personnalisé rencontre des erreurs, donnez un « pouce baissé » à l’exécution et discutez avec l’agent pour diagnostiquer le problème. Ensuite, essayez les étapes suivantes :

Si vous ne trouvez pas Calendrier dans Outils et accès, si Calendrier se déconnecte après quelques jours ou si un agent ne peut pas voir les événements :

• Confirmez que le calendrier est connecté.

• Déconnectez-vous, effacez les cookies, reconnectez-vous avec le bon compte

Si votre agent ne s’exécute pas lorsqu’un événement de calendrier est modifié, s’il s’exécute plusieurs fois ou si les détails de l’événement ne sont pas lus correctement :

• Consultez l’onglet Activité pour voir si le déclencheur se déclenche

• Vérifiez que la connexion Calendrier est active dans Outils et accès

• Testez avec un événement simple pour isoler le problème

• Confirmez que le déclencheur est défini sur le bon calendrier (si vous en avez plusieurs)