Formularios

Los formularios te permiten recopilar información de otras personas, incluso si no forman parte de tu espacio de trabajo de Notion o no usan Notion. Todos los miembros de todos los planes de Notion pueden crear y utilizar formularios.

Los formularios están conectados a bases de datos, por lo que cada pregunta de un formulario que utilices estará conectada a una propiedad de tu base de datos. De esta manera, tu formulario se almacenará con sus respuestas, y podrás utilizar la información que recojas de la misma manera que en cualquier otro tipo de base de datos.

Para crear un formulario nuevo:

1. Dentro de la página, utiliza el comando de barra /formulario.

2. Selecciona Formulario en el menú que aparece.

Al crear un formulario nuevo, se creará automáticamente una propiedad Encuestado para recoger los nombres de los encuestados. También puedes permitir que permanezcan en el anonimato en la configuración para compartir formularios →

Si tienes una base de datos que ya has estado utilizando para recopilar información de varias personas, añadir un formulario es muy fácil. Para crear uno a partir de una base de datos existente:

1. En la base de datos, selecciona + junto a las vistas existentes. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, puede que tengas que abrir el desplegable junto a tu vista actual y seleccionar Añadir vista.

2. En el menú que aparece, selecciona Formulario.

3. Selecciona Crear {#} preguntas para continuar.

Crea una propiedad Creado por en tu base de datos si quieres recoger los nombres de tus encuestados. También puedes permitir que permanezcan en el anonimato en la configuración para compartir formularios →

Una vez que hayas creado un formulario, accederás al editor de formularios, que tendrá este aspecto.

El creador de formularios te permite definir cómo quieres que tu formulario se vea y funcione cuando se comparta con otras personas para que lo rellenen. Para configurar tu formulario:

1. Asígnale un título y, opcionalmente, una descripción.

2. Coloca el cursor sobre el título para añadir un icono de formulario o una portada de formulario.

3. Haz clic en las preguntas para editarlas. De forma predeterminada, los cambios que hagas en el formulario se sincronizarán con los nombres de las propiedades de tu base de datos. Por ejemplo, si creas la pregunta «¿Qué hora prefieres?», se creará una propiedad con ese mismo nombre en tu base de datos. Si cambias una pregunta de «Color favorito» a «¿Cuál es tu color favorito?», la propiedad «Color favorito» de tu base de datos pasará a llamarse «¿Cuál es tu color favorito?».

4. Para añadir más preguntas a un formulario, selecciona + debajo de la última pregunta.

5. Coloca el cursor sobre cada pregunta de la base de datos y selecciona •••. Desde ahí:

   • Hacer que la pregunta sea Obligatoria, que significa que los encuestados tendrán que responder a la pregunta para enviar el formulario.

   • Añadir una Descripción a la pregunta para se pueda entender mejor lo que estás preguntando.

   • Permitir una Respuesta larga para las preguntas de propiedades de texto.

   • Cambiar el Tipo de pregunta, que es el equivalente al tipo de propiedad. Por ejemplo, podría ser un tipo de pregunta o propiedad de opción múltiple si quieres hacer una pregunta cuya respuesta sea sí o no. Puede ser un tipo de pregunta o una propiedad Fecha, si quieres preguntar sobre la disponibilidad o el cumpleaños de alguien.

     • Para las preguntas vinculadas a las propiedades de selección múltiple, relación y personas, puedes especificar un número máximo de selecciones por respuesta.

   • Desactivar Sincronizar con el nombre de la propiedad si quieres que las preguntas del formulario tengan un aspecto diferente al de los nombres de las propiedades en la base de datos. Por ejemplo, si quieres preguntar «¿Cuál es tu color favorito?» en tu formulario, pero quieres que las respuestas se recojan en una propiedad con un nombre más simple, como «Color favorito».

   • Duplicar la pregunta o Eliminar la pregunta.

6. Si cuentas con el plan Business o Enterprise, puedes añadir condiciones a una pregunta de opción múltiple. Por ejemplo, si el usuario selecciona la opción A, puedes dirigirlo a una pregunta de seguimiento específica.

   • Pasa el cursor sobre la opción de respuesta a la que te gustaría añadir una condición. Haz clic en el icono de divisiónque aparece. Elige la pregunta a la que quieres dirigir al usuario a continuación.

7. Presiona ••• en la parte superior del editor de formularios → Personaliza el formulario. Desde aquí, puedes ajustar la experiencia de las personas encuestadas, como el color y el texto del botón de envío de respuestas, así como el título de la confirmación y el cuerpo de la confirmación.

8. Cuando hayas terminado de configurar el formulario, selecciona Vista previa en la parte superior para ver el aspecto que tendrá cuando se lo envíes a otras personas.

Para compartir un formulario:

1. Selecciona Compartir formulario en la parte superior del editor de formularios.

2. Selecciona Quién puede rellenarlo y elige una de las opciones siguientes:

   • Cualquier persona en {tu espacio de trabajo} con el enlace, lo que significa que cualquier miembro del espacio de trabajo puede completar el formulario si dispone del enlace. Los invitados solo pueden completar el formulario si tienen acceso a la base de datos a la que está conectado dicho formulario.

   • Cualquier persona en la web con el enlace, lo que significa que las personas que no forman parte de tu espacio de trabajo de Notion y las que no usan Notion pueden rellenar el formulario si tienen el enlace.

   • Sin acceso, que se puede seleccionar si se quiere cerrar el formulario y dejar de aceptar respuestas.

3. Si un formulario solo está disponible para los usuarios de tu espacio de trabajo y las respuestas anónimas están desactivadas, podrás establecer un tipo de Acceso a las respuestas y decidir cómo pueden interactuar las personas encuestadas con ellas después de que las hayan enviado:

   • Sin acceso significa que la persona encuestada no podrá ver sus respuestas al formulario después de enviarlo.

   • Puede ver significa que la persona encuestada podrá ver sus respuestas al formulario después de enviarlo.

   • Puede comentar significa que la persona encuestada podrá comentar sus respuestas al formulario después de enviarlo.

   • Puede ver significa que la persona encuestada podrá ver sus respuestas al formulario después de enviarlo.

   • Acceso completo significa que la persona encuestada podrá editar sus respuestas al formulario después de enviarlo, así como modificar los permisos de la página que contiene dichas respuestas.

4. Si has elegido compartir tu formulario con cualquier persona en la web que tenga el enlace y estás en un plan de pago de Notion, puedes activar o desactivar la marca de Notion dependiendo de si quieres o no que aparezca en tu formulario el logotipo de Notion.

5. Activa o desactiva Respuestas anónimas dependiendo de si quieres o no que registre el nombre del encuestado cuando rellene el formulario. Las personas que respondan a los formularios disponibles para Cualquier persona en la web con el enlace serán automáticamente anónimas.

   • En los formularios creados desde cero, esta información se recogerá en la propiedad Encuestado, que se crea automáticamente en la base de datos.

   • En los formularios creados a partir de una base de datos existente, se puede añadir una propiedad Creado por en la base de datos para recoger esta información.

6. Copia el enlace al formulario que encontrarás en la parte superior del menú y ¡ya está!; ya lo puedes compartir.

Puedes rellenar un formulario desde un ordenador o dispositivo móvil siempre que tengas el enlace del formulario y el permiso requerido para hacerlo. Ten en cuenta que algunos formularios solo se pueden rellenar cuando se ha iniciado sesión en el espacio de trabajo de Notion en el que se han creado.

Para obtener una copia de las respuestas, tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de Notion o crear una nueva. Solo podrás editar las respuestas del formulario si tienes el tipo de acceso Puede editar contenido en el formulario o el acceso Puede editar en la página de la base de datos se almacenan tus respuestas.

De forma predeterminada, las respuestas del formulario se almacenarán en una Vista de tabla de tu base de datos denominada Respuestas. Verás las preguntas de tu formulario como propiedades de base de datos.

Puedes incorporar automatizaciones en tu formulario para que se puedan realizar acciones específicas cuando recibas una nueva respuesta o cuando una pregunta se responda de cierta manera. Puedes enviar actualizaciones de estado al encuestado, enviarle notificaciones en Slack y mucho más.

Para ello:

1. Abre tu editor de formularios.

2. Selecciona ••• en la parte superior → Automatizaciones.

3. Añade uno o más disparadores para la automatización.

4. Añade una o más acciones para la automatización.

Encontrarás más información sobre las automatizaciones aquí →

Si eres el propietario de un espacio de trabajo en un plan Enterprise, puedes impedir que los miembros de dicho espacio pongan los formularios a disposición de cualquier persona en la web que tenga el enlace. Para ello, los propietarios de espacios de trabajo pueden hacer lo siguiente:

1. Ve a Configuración → Seguridad.

2. En la pestaña Seguridad, habilita la opción Deshabilitar publicación de sitios, formularios y enlaces públicos.

Una vez activada esta configuración, anulará la publicación de los sitios web que ya estén publicados. Ten en cuenta que activar esta configuración también significará que los miembros de tu espacio de trabajo no podrán publicar sitios con Notion Sites.

Si quieres denunciar contenido inapropiado en un formulario, envía un correo electrónico a [email protected] con un enlace al formulario en cuestión. Si puedes, cuéntanos por qué quieres denunciar el formulario.