Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA toma notas detalladas de las reuniones para que puedas centrarte en la conversación. La IA de Notion transcribe tu reunión e identifica los puntos clave y los elementos de acción que puedes compartir con todo tu equipo.

El Anotador con IA se encuentra actualmente en versión beta y, por tanto, queda sujeto a los términos para versiones beta establecidos en tu acuerdo correspondiente.

Para iniciar Notas de la reunión con IA, escribe /reunión en cualquier página de la aplicación de escritorio. Si estás en un navegador web, se te pedirá que abras la aplicación de escritorio de Notion o que la descargues si aún no lo has hecho.

Registra los temas que tratar o el contexto sobre ellos en la sección de Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, la IA tomará en cuenta estas notas.

Para transcribir tu reunión:

1. Selecciona Empezar a transcribir. Al hacerlo, confirmas que todos los participantes han dado su consentimiento para que la reunión se transcriba.

2. Una vez que la reunión haya terminado y quieras dejar de transcribir, selecciona Detener. La IA comenzará a generar el resumen de forma automática. Ten en cuenta que, para generar un resumen, necesitará que se haya grabado al menos un minuto de audio.

3. Si quieres reanudar la grabación, haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión → Reanudar transcripción.

El Anotador con IA puede estructurar notas en función del tipo de reunión que tengas, como una llamada de ventas o una reunión diaria. Para cambiar el formato del resumen del Anotador con IA:

1. Haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque.

2. Coloca el cursor sobre Formato y selecciona una de las opciones.

   • Los cambios de formato solo se aplican a grabaciones nuevas o al reanudar la transcripción. Para actualizar un resumen existente con un nuevo formato, haz clic en Reintentar resumen.

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para facilitar la solicitud de consentimiento, contarás con varias opciones:

• Texto: haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión con IA y coloca el cursor sobre Consentimiento. Edita el mensaje de consentimiento como quieras y, a continuación, cópialo y pégalo en el chat de la aplicación de videoconferencias que estés utilizando.

• Voz: haz clic 🔈 en en la parte inferior del bloque de notas de la reunión con IA antes de comenzar a transcribir. Esto reproducirá tu mensaje de consentimiento a todos los asistentes.

  • Puedes cambiar la voz haciendo clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión y seleccionando diferentes voces para diferentes idiomas. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz correspondiente.

• Consúltalo de viva voz: una simple pregunta también funciona. Por ejemplo, podrías preguntar: «¿Os parece bien si transcribo esta reunión usando el Anotador con IA de Notion?».

Las funciones del Anotador con IA brillan cuando está conectado a Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas con facilidad para que puedas estar presente en las reuniones y coordinar a tu equipo de la mejor manera.

Para conectar el Anotador con IA a Notion Calendar por primera vez:

1. Haz clic en el icono deslizante en la parte superior de un bloque de notas de la reunión con IA → Conectar Notion Calendar.

   • Si no ves esa opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado a Notion Calendar.

2. En Notion Calendar, haz clic en el icono de tu perfil y dirígete a Configuración. Desde ahí:

   • Elegir dónde guardar las notas de reunión (recomendamos una base de datos de reuniones).

   • Elegir si compartir automáticamente las notas de la reunión con los participantes del evento.

     • Esto solo ocurrirá con los participantes del evento que también estén en tu espacio de trabajo de Notion.

   • Elegir si añadir automáticamente el Anotador con IA a los nuevos eventos que se creen.

Puedes conectar el Anotador con IA a los eventos existentes en Notion Calendar de varias formas:

• Haz clic en el icono deslizante en la parte superior de un bloque de notas de la reunión con IA, coloca el cursor sobre Añadir evento de calendarioy selecciona un evento próximo.

• En la sección Próximos eventos de la página de inicio de Notion, coloca el cursor sobre un evento y selecciona el icono de Anotador con IA. No verás esta opción para los eventos que duran todo el día.

• Selecciona un evento en Notion Calendar, haz clic en el campo Anotador con IA y documentos y añade las notas de la reunión.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes exigen el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen el uso, la divulgación y protección de las grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según la ubicación de los participantes, el sector empresarial y los estándares del sector.

Obtener el consentimiento

Obtención del consentimiento: determinar qué leyes de consentimiento aplican puede resultar complejo cuando los participantes de una reunión se encuentran en diferentes estados o países, o cuando no es posible confirmar la ubicación de al menos uno de ellos. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de usar el Anotador con IA para transcribir una reunión.

Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Registra y documenta el consentimiento obtenido de forma rigurosa.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee participar en la transcripción.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• Informa de forma clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar y/o compartir las transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Conserva las transcripciones únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión, pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos para darte ideas de cómo hacerlo.

El Anotador con IA activa sus subprocesadores (OpenAI y Anthropic) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada y más. El archivo de audio se elimina de inmediato de Notion una vez completado su procesamiento.

Si no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para tus usuarios, los administradores pueden desactivar su espacio de trabajo en cualquier momento a través de la opción disponible en su consola.