Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA es una excelente forma de registrar información detallada de una reunión o videollamada sin distraerte escribiendo mientras participas de la misma.

Para usar el Anotador con IA, necesitarás la versión 4.7.0 de la app de escritorio. La función no está disponible en Notion desde el navegador.

El Anotador con IA se encuentra actualmente en versión beta y, por tanto, queda sujeto a los términos para versiones beta establecidos en tu acuerdo correspondiente.

Para crear un bloque del Anotador con IA:

• Escribe /reunión en cualquier página

• Pulsa Comando + Mayús + Y (Mac)

• Pulsa Ctrl + Mayús + Y (Windows)

Registra los temas que tratar o el contexto sobre ellos en la sección de Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, la IA tomará en cuenta estas notas.

1. Haz clic en Confirmar consentimiento para iniciar la transcripción.

2. Para detener la transcripción, haz clic en Detener.

3. La IA comenzará a generar el resumen de forma automática.

   • Se requiere al menos un minuto de audio grabado para generar un resumen.

El Anotador con IA puede estructurar notas en función del tipo de reunión, como una llamada de ventas, una reunión standup u otros formatos.

1. Haz clic en el menú ••• en el bloque.

2. Coloca el cursor sobre Formato y selecciona una de las opciones.

   • Los cambios de formato solo se aplican a grabaciones nuevas o al reanudar la transcripción. Para actualizar un resumen existente con un nuevo formato, haz clic en Reintentar resumen.

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para facilitar la solicitud de consentimiento, contarás con varias opciones:

1. Texto: copia el mensaje y pégalo en el chat de la reunión (ideal para reuniones en apps de videoconferencias)

   • Puedes copiar el mensaje rápidamente desde el encabezado del bloque y modificarlo en el menú •••.

2. Voz: Reproduce un mensaje de audio automático al inicio de la reunión.

   • Haz clic en el icono 🔈 para reproducir el mensaje.

   • Puedes cambiar la voz desde el menú ••• y seleccionar distintas voces para diferentes idiomas. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz correspondiente.

3. Consúltalo de viva voz: una simple pregunta también funciona. Por ejemplo: «¿Os parece bien si transcribo esta reunión usando el Anotador con IA de Notion?».

Importante: el mensaje de audio se reproduce a través de los altavoces de tu ordenador, no en el micrófono de la app de videoconferencia. Asegúrate de activar el sonido de los altavoces y desconectar los auriculares para que todos los participantes puedan escucharlo con claridad.

Las funciones del Anotador con IA brillan cuando está conectado a Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas con facilidad para que puedas estar presente en las reuniones y coordinar a tu equipo de la mejor manera.

Para conectar el Anotador con IA a Notion Calendar:

1. En un bloque del Anotador con IA, haz clic en ••• → Conectar Notion Calendar.

   • Si no ves esa opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado a Notion Calendar.

2. En Notion Calendar, haz clic en el icono de tu perfil y dirígete a Configuración. Desde ahí, podrás:

   • Elegir dónde guardar las notas de reunión (recomendamos una base de datos de reuniones).

   • Elegir si compartir automáticamente las notas de la reunión con los participantes del evento.

     • Ten en cuenta que solo se compartirán con los participantes internos.

   • Elegir si añadir automáticamente el Anotador con IA a los nuevos eventos que se creen.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes exigen el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen el uso, la divulgación y protección de las grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según la ubicación de los participantes, el sector empresarial y los estándares del sector.

Obtención del consentimiento: determinar qué leyes de consentimiento aplican puede resultar complejo cuando los participantes de una reunión se encuentran en diferentes estados o países, o cuando no es posible confirmar la ubicación de al menos uno de ellos. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de usar el Anotador con IA para transcribir una reunión. Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Registra y documenta el consentimiento obtenido de forma rigurosa.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee participar en la transcripción.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión, pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos para darte ideas de cómo hacerlo.

Otras prácticas recomendadas:

• Informa de forma clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar y/o compartir las transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Conserva las transcripciones únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA activa sus subprocesadores (OpenAI y Anthropic) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada y más. El archivo de audio se elimina de inmediato de Notion una vez completado su procesamiento.

Si no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para tus usuarios, los administradores pueden desactivar su espacio de trabajo en cualquier momento a través de la opción disponible en su consola.