Compartir y asignar permisos

Hay varias maneras de compartir las páginas y bases de datos que crees en Notion, tanto con personas de tu espacio de trabajo como ajenas a él. A continuación se describe a grandes rasgos de qué formas se puede compartir.

Haz clic en Compartir en la parte superior de cualquier página para abrir el menú. Desde ahí, podrás:

• Invitar a alguien a la página.

• Ver y cambiar quién tiene acceso a la página y qué nivel de permisos tiene.

• Copiar el enlace de la página para compartirla con otras personas.

• Abre la pestaña Publicar para compartir una página en la web. Descubre más aquí →

Puedes administrar el acceso general a tu página seleccionando Compartir en la parte superior de una página y configurando Acceso general. Desde ahí, puedes elegir compartir tu página con:

• Solo las personas invitadas: Esto significa que solo tú y las personas que invites pueden acceder a tu página.

• Cualquier persona en {tu espacio de trabajo} con el enlace: Esto significa que otros miembros del espacio de trabajo pueden acceder a tu página si disponen del enlace.

• Todos en {tu espacio de trabajo}: Esto significa que otros miembros del espacio de trabajo pueden acceder a tu página mediante la función de búsqueda o el enlace.

Los espacios de equipo son espacios dedicados a cada equipo dentro de tu organización o empresa. Cada espacio de equipo tiene sus propios niveles de permiso y miembros, que los propietarios del espacio pueden personalizar. Más información sobre añadir miembros y asignar permisos en espacios de equipo →

Existen dos formas de compartir páginas de Notion con cualquier espacio de equipo del que seas miembro:

• Pasa el ratón por encima del nombre de un espacio de equipo en la barra lateral y crea una nueva página dentro de ese espacio de equipo haciendo clic en el signo + que aparece.

• En la barra lateral, arrastra una página a un espacio de equipo.

En ocasiones te interesará compartir una página solo con algunos miembros de tu espacio de trabajo; por ejemplo, para compartir los documentos de una reunión individual con tu jefe o las notas para un pequeño equipo de proyecto. Para compartir una página con determinadas personas:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de cualquier página.

2. Busca y selecciona los nombres de los miembros/grupos que están en tu espacio de trabajo con los que quieres compartir la página. También puedes añadir como invitado a alguien que no esté en tu espacio de trabajo introduciendo su dirección de correo electrónico.

3. Abre el menú desplegable situado junto a los nombres de las personas a las que invitas y selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Cuando compartas una página con miembros específicos del espacio de trabajo, esta aparecerá en la sección Compartido de la barra lateral. Descubre más sobre las secciones de la barra lateral aquí →

Los invitados son personas que no forman parte de tu espacio de trabajo de Notion. Por ejemplo, un colaborador externo o un cliente con el que estás trabajando. Descubre más sobre los invitados aquí →

Una vez que hayas añadido a alguien a tu página como invitado, recibirá un correo electrónico con un enlace a dicha página. Para acceder a tu página, el invitado necesitará tener su propia cuenta de Notion.

¿Ves a otras personas en una página que no querías compartir? ¿Quieres hacer privada una página? Hay varias formas de dejar de compartir tus páginas con otros:

• En la barra lateral, arrastra la página a tu sección Privado para que solo tú puedas verla.

• Haz clic en Compartir en la parte superior de una página. A continuación, abre el menú desplegable junto a un espacio de trabajo, grupo o personas que actualmente tengan acceso y selecciona Eliminar.

Puedes asignar un nivel de permiso diferente para cada persona, grupo o espacio de equipo con el que compartas una página. Esto ayuda a mantener la información privada y te permite controlar tu trabajo de forma precisa.

En Notion, hay diferentes niveles de permiso:

• Acceso completo: Las personas con acceso completo a una página pueden editar cualquier contenido de esta y compartirla con quien quieran.

• Puede editar: Selecciona este nivel de acceso para personas o grupos que deberían poder editar el contenido de la página, pero no compartir la página con otros.

• Puede editar contenido: Este nivel de permiso solo está disponible para las páginas de base de datos. Las personas con este nivel de acceso pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos, y editar los valores de las propiedades de dichas páginas. Sin embargo, no pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Más información acerca de las bases de datos aquí →

• Puede comentar: Selecciona este nivel de acceso para personas que solo puedan comentar en una página. No podrán ni editar ni compartir el contenido.

• Puede ver: Las personas con este nivel de acceso pueden leer el contenido de la página, pero no pueden comentarlo, editarlo o compartirlo.

Los usuarios pueden realizar distintas acciones dependiendo del papel que desempeñen en un espacio de trabajo. Obtén más información en este artículo→

Para cambiar el nivel de permiso que alguien tiene en una página específica:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.

2. Abre el desplegable situado junto al nombre de la persona, grupo o espacio de equipo con el que se ha compartido la página.

3. Selecciona un nivel de permiso.

Al crear una subpágina dentro de una página, esa subpágina adoptará los permisos de la página principal. Si quieres modificarlos, accede a la subpágina y actualiza en ella los permisos.

Los propietarios de los espacios de equipo pueden establecer permisos predeterminados para el contenido de dicho espacio. Esto se aplicará a todas las páginas nuevas creadas en el espacio de equipo y, si quieres modificarlas, tendrás que realizar cambios a nivel de página.

Notion respeta el nivel de acceso máximo concedido a un usuario. Por ejemplo, supongamos que das al Miembro A permiso Puede ver en una página. Después, le das a todo el mundo que esté en tu espacio de trabajo Acceso completo. Entonces, el miembro A también tendrá acceso completo porque forma parte de tu espacio de trabajo.

Además, si mueves una página compartida a la sección Privado de tu barra lateral, se anulará el acceso de cualquier otra persona a dicha página. Nota: esta anulación solo afectará a la página principal; los permisos concedidos a las subpáginas seguirán siendo los mismos.

Si se configura una página para que sea accesible a Cualquier persona con el enlace, ten en cuenta que incluso aquellas que no tengan el enlace directo podrán acceder a ella en ciertos casos, entre los que se incluyen los siguientes:

• La página se menciona o se vincula desde otra página compartida de forma más amplia.

• La página utiliza una relación bidireccional que enlaza a otra página compartida de forma más amplia.

• La página está anidada dentro de otra página compartida de forma más amplia.

Puedes saber quién más tiene acceso a una página porque sus fotos de perfil se pueden ver en la barra de la parte superior de la página.

• Si una persona no está mirando la página en ese momento, su avatar aparece desvanecido.

• Si la persona está en la página en ese momento, el avatar se muestra como siempre.

• Al pasar el cursor sobre un avatar, verás el nombre y el correo electrónico de esa persona, además de la hora a la que estuvo por última vez en la página.

• Al hacer clic en un avatar activo, irás a la parte de la página que la persona en cuestión está leyendo o en la que está escribiendo.

• Si hay varias personas colaborando en la misma página al mismo tiempo, verás que sus avatares se mueven junto a los bloques que cada una está mirando o editando.

• Haz clic en ••• en la esquina superior derecha de cualquier página y desplázate a la parte inferior del menú emergente. Verás quién editó la página por última vez y cuándo.

Si abres una página a la que no tienes acceso, puedes seleccionar Sin acceso en la página para enviar una solicitud. Los creadores o editores de la página recibirán una notificación y podrán aceptar o denegar tu solicitud de acceso.

Si solo tienes acceso para ver o comentar una página y quieres acceso para editar también:

1. Abre la página y selecciona Compartir.

2. En la pestaña Compartir , verás qué nivel de permisos tienes actualmente. Abre el menú desplegable junto a esta información.

3. Selecciona Solicitar acceso de edición.

Esta solicitud irá al creador de la página, quien puede aceptarla o ignorarla. Recibirás una notificación cuando se acepte tu solicitud. Si la has recibido, pero todavía no consigues editar la página, refréscala primero.

Si eres propietario de un espacio de trabajo con plan Enterprise, puedes controlar cómo y en qué medida se comparten contenidos mediante configuraciones de seguridad adicionales. Obtén más información sobre estas funciones aquí →

Para ver estos ajustes, dirígete a Configuración en la barra lateral y selecciona Seguridad.