Conexiones de la IA de Notion para Google Drive

Para conectar Google Drive a la IA de Notion:

• Debes ser un administrador de Google Drive y el propietario del espacio de trabajo de Notion.

• Debes contar con un plan de pago de Notion y tu espacio de trabajo debe tener más de un miembro.

• Debes contar con uno de los planes de pago de Google Workspace que se enumeran aquí.

1. En Notion, abre la IA de Notion en la parte inferior de la pantalla y haz clic en •• • → Conectar Google Drive → Continuar. También puedes ir a Configuración → Conexiones → Espacio de trabajo y hacer clic en Conectar bajo Google Drive. Entonces accederás a Google Marketplace. ¡No cierres Notion durante el proceso de configuración!

   

2. Haz clic en Instalar → Todos los usuarios de la empresa. Recomendamos esta configuración porque los grupos que no estén seleccionados no podrán utilizar la función de conexiones de la IA de Notion para Google Drive, y sus ficheros tampoco estarán disponibles a través de la IA de Notion.

3. Cuando hayas terminado la instalación, vuelve a Notion. Esto es lo que verás en tu pantalla.

   

4. Haz clic en Confirmar conexión.

La conexión puede tardar hasta 36 horas en completarse. Puedes gestionar la conexión abriendo la IA de Notion en la parte inferior de tu pantalla y haciendo clic en ••• → Conectar Google Drive → Configuración.

Es posible que si has instalado la app de la IA de Notion en tu Google Workspace, pero no puedes completar la configuración en Notion, se deba a lo siguiente:

• Olvidaste seleccionarte en Google Workspace al instalar la app.

• Tu admin de Google Workspace es un usuario que no existe en Notion. Si es así, puedes volver a intentarlo instalando la app con un usuario que esté tanto en tu Google Workspace como en tu espacio de trabajo de Notion.

¿Quién puede conectar Google Drive a la IA de Notion?

Para conectar Google Drive a la IA de Notion:

• Debes ser un administrador de Google Drive y el propietario del espacio de trabajo de Notion.

• Debes contar con un plan de pago de Notion y tu espacio de trabajo debe tener más de un miembro.

• Debes contar con uno de los planes de pago de Google Workspace que se enumeran aquí.

¿A qué tiene acceso la IA de Notion?

La IA de Notion solo tendrá acceso a un archivo si se cumplen estas dos condiciones:

• El archivo pertenece a un usuario seleccionado en el grupo de usuarios o unidad organizativa de Google Workspace. Si el archivo pertenece a una unidad compartida, el usuario seleccionado en el grupo de usuarios debe ser colaborador, mánager o mánager de contenidos.

• La unidad compartida aparece seleccionada en la IA de Notion (de forma predeterminada).

¿Puedo limitar a qué tiene acceso la IA de Notion?

Sí, puedes limitar a qué tiene acceso la IA de Notion seleccionando unidades compartidas o grupos de usuarios y unidades organizativas.

• Unidades compartidas: En Notion, un admin podrá omitir determinadas unidades compartidas en la Configuración.

• Grupos de usuarios y unidades organizativas: Para obtener permisos específicos, el admin tiene la opción de seleccionar grupos de usuarios o unidades organizativas específicas en el espacio de trabajo de Google Admin. En el caso de los grupos de usuarios o unidades organizativas que no estén seleccionados, Notion no ingestará ningún archivo que pertenezca a estos grupos y estos grupos no podrán utilizar la función en Notion.

He conectado el espacio de trabajo equivocado. ¿Cómo puedo desconectar mi espacio de trabajo de Google Drive de mi espacio de trabajo de Notion ?

Puedes editar la conexión abriendo la IA de Notion en la parte inferior de tu pantalla y haciendo clic en ••• → Conectar Google Drive → Configuración.

¿Cómo funciona la configuración de permisos?

En un documento de Google se respetan todos los permisos de los usuarios individuales y los tipos de acceso generales que se indican a continuación:

• Restringido: Solo tendrán acceso los usuarios que hayan sido añadidos directamente al documento

• {Nombre de la empresa}: Cualquier persona de la empresa puede acceder al documento desde el momento en que algún usuario del espacio de trabajo haya visitado la página. En el documento, se debería establecer el nivel de acceso a Puede buscar en los resultados de búsqueda rápida y no Debe tener enlace para acceder, que es la configuración predeterminada.

  

• Cualquier persona que tenga el enlace: Cualquier persona de la empresa puede acceder al documento si lo ha visitado al menos una vez.

¿Cuánto tiempo tarda en completarse la integración?

Tras la conexión inicial, la integración tardará aproximadamente 36 horas en sincronizarse. Cuando la integración se haya sincronizado, verás que las actualizaciones realizadas en Google Drive aparecerán reflejadas en la IA de Notion en tiempo real y en todo momento.

¿Cuánto tarda en aparecer el contenido nuevo?

El contenido nuevo añadido a los documentos de Google se actualizará cada hora y estará disponible en las búsquedas y después en la IA de Notion.

¿Estará disponible todo el contenido futuro o las unidades compartidas/de usuario?

Sí, cada vez que tu organización configure una nueva unidad compartida o a nivel de usuario, ésta se sincronizará con la IA de Notion. Puedes editar esta opción en la configuración.

¿Puedo editar la conexión después de configurarla?

Puedes editar la conexión abriendo la IA de Notion en la parte inferior de tu pantalla y haciendo clic en ••• → Conectar Google Drive → Configuración.

¿Puedo conectar varios espacios de trabajo de Notion a mi Google Workspace?

Por el momento, no. El admin del espacio de trabajo solo podrá conectar un espacio de trabajo de Notion a un espacio de trabajo de Google Workspace.

¿La IA de Notion respeta los permisos de Google Drive?

Por supuesto. La IA de Notion respetará los permisos existentes de acuerdo con nuestras prácticas de seguridad de IA de Notion existentes. Los usuarios no pueden generar contenido ni recibir respuestas a partir de recursos a los que no tengan acceso. En el caso concreto del contenido de terceros, la IA de Notion gestiona tanto el contenido privado como el público teniendo en cuenta la seguridad, ingiriendo únicamente el contenido de acuerdo con la asignación de permisos entre los usuarios de Google Drive y los de Notion.

¿Cómo funcionan las unidades compartidas?

La IA de Notion no podrá acceder ni recuperar la información contenida en una unidad compartida que se encuentre fuera de tu Google Workspace.

Si la unidad compartida está en tu Google Workspace conectado, respetaremos la configuración de permisos de la unidad (si la unidad compartida se ha compartido directamente contigo) o del archivo (el archivo se ha compartido directamente contigo o con un grupo del que formas parte).

¿Cómo almacena o hace referencia Notion a mis datos de Google Drive en sus sistemas?

Al igual que en el caso de nuestro producto principal de la IA de Notion, creamos y almacenamos inserciones en una base de datos vectorial alojada en Pinecone, lo que permite responder a preguntas que aprovechan el contenido de terceros (por ejemplo, Google Drive). Pinecone ha sido examinado por nuestro equipo de seguridad y por un auditor externo para obtener la certificación SOC2 Tipo II. Obtén más información sobre la seguridad de Pinecone aquí →

¿Qué cuenta debería utilizar para iniciar la conexión de Google Drive en Notion?

Independientemente de la cuenta que se utilice para iniciar la conexión, ésta se guardará en el sistema de Notion como correo electrónico de admin del cliente. Utilizaremos este correo electrónico de admin para futuras actualizaciones, por eso es importante que los clientes proporcionen un correo electrónico en el que no cambien los permisos ni el estado activo. Esto evitará que el servicio se vea afectado cuando, por ejemplo, un admin abandone la empresa. Puedes utilizar cualquier servicio de correo electrónico que tenga privilegios de admin en tu Google Workspace y este no cambiará, por ejemplo, [email protected].