Configuración del espacio de trabajo

Para cambiar el nombre y el icono de tu espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. En el campo Nombre, introduce un nombre sencillo para el espacio de trabajo.

4. En Icono, haz clic en tu icono actual y elige un emoji o sube una imagen desde tu dispositivo.

Haz que las personas con ciertos dominios de direcciones de correo electrónico puedan unirse automáticamente a tu espacio de trabajo como miembros o como propietarios del espacio de trabajo si tienes un plan gratuito. En cuanto se registren, Notion reconocerá la dirección de correo electrónico y les preguntará si quieren unirse a tu espacio de trabajo.

Para establecer un dominio autorizado:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. En Configuración pública, busca el campo Dominios de correo electrónico autorizados e introduce un dominio.

Tus datos de Notion siempre estarán respaldados en la nube, pero también puedes exportarlos para guardarlos. Puedes exportar todas tus páginas en formato HTML, Markdown o CSV (en el caso de bases de datos), así como todos los archivos que hayas subido.

Si cuentas con un plan Business o Enterprise, también puedes exportar todo tu espacio de trabajo a PDF, lo cual puede servirte para hacer copias de seguridad de asuntos legales y de cumplimiento normativo.

En la exportación no se incluirán las páginas a las que el exportador no tenga acceso, como las páginas privadas de otros usuarios. Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden conceder a sí mismos y a otros usuarios acceso a páginas específicas mediante la búsqueda de contenido, de modo que esas páginas se puedan incluir en futuras exportaciones. Es posible que parte del contenido no se exporte en función de la configuración del espacio de equipo.

Se incluye un mapa del sitio (index.html) en la exportación para ayudarte a navegar por el espacio de trabajo exportado. Los elementos de la lista del mapa del sitio están enlazados localmente a las páginas exportadas en formatos HTML y Markdown.

Para exportar el contenido de tu espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Busca y selecciona Exportar todo el contenido del espacio de trabajo.

4. Notion te enviará un correo electrónico con un enlace para descargar tus archivos. Este enlace caducará a los 7 días.

Si tienes un plan Business o Enterprise, puedes exportar una lista que incluya a todas las personas de tu espacio de trabajo.

El archivo CSV exportado incluirá:

• Correo electrónico.

• Nombre.

• Apellido.

• Rol (propietario de espacio de trabajo, administrador de miembros, miembro o invitado).

• Una lista de los grupos de permisos a los que pertenece cada miembro.

• ID de usuario.

Para exportar los miembros del espacio de trabajo como un archivo CSV:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Busca y selecciona Exportar miembros como CSV.

Si quieres que las estadísticas de visitas a las páginas sean visibles para los usuarios con acceso completo o de edición a una página:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Activa Guardar y mostrar las estadísticas de las visitas a páginas.

Una vez eliminado un espacio de trabajo:

• La acción es definitiva.

• Se borrará todo el contenido que contenga. No podrás acceder a tu contenido, ni siquiera a tus páginas privadas. Quizás desees exportar los datos que quieras conservar después de eliminar el espacio de trabajo.

• El espacio de trabajo eliminado se borrará para todos los que estén en él. Esto significa que todos los usuarios que formaban parte de un espacio de trabajo antes de ser eliminado ya no tendrán acceso a ese espacio de trabajo ni a ningún contenido de dicho espacio de trabajo.

• Volverás a otro espacio de trabajo al que pertenezcas, o a la página de registro de Notion si no perteneces a ningún otro.

Para eliminar un espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Desplázate hasta Zona de riesgo y selecciona Eliminar todo el espacio de trabajo. Se te pedirá que escribas el nombre de tu espacio de trabajo para confirmar que quieres continuar.

Los emojis personalizados se pueden utilizar como iconos de página, en reacciones e integrados en páginas. Los miembros del espacio de trabajo pueden gestionar los emojis personalizados en Configuración en la barra lateral → Emoji Desde ahí, podrán:

• Añadir emoji para subir un archivo.

• Haz clic en ••• junto a un emoji personalizado y selecciona Editar o Eliminar.

• Los propietarios de espacios de trabajo pueden editar o eliminar cualquier emoji, incluso si no ha sido creado por ellos.

• Los propietarios de espacios de trabajo también pueden activar Limitar la creación de emojis personalizados a propietarios de espacios de trabajo si no quieren que todos los miembros creen emojis personalizados.

En función de cómo utilices tu espacio de trabajo, es posible que quieras limitar el acceso de los datos que contiene fuera de tu equipo. Si tienes un plan Enterprise, puedes ir a la sección Seguridad para ajustar dos tipos de configuraciones.

• Permitir que los miembros soliciten añadir a nuevos miembros: Esta configuración está disponible en todos los planes.

• Permitir que cualquier usuario solicite ser añadido como miembro al espacio de trabajo: Esta configuración está disponible en todos los planes.

• Permitir solicitudes de acceso a la página de quienes no sean miembros: Esta configuración está disponible para todos los planes excepto el plan Enterprise.

• Desactivar la opción de publicar sitios y formularios: No permitir que los miembros publiquen sitios web de Notion o formularios en la web. Esto anulará la publicación de los sitios o formularios que ya estén publicados.

• Desactivar la función de duplicar páginas a otros espacios de trabajo: No permitir que los miembros muevan páginas a otros espacios de trabajo. Esto es especialmente útil si manejas un número elevado de páginas y personas. La complejidad del espacio de trabajo puede aumentar en un abrir y cerrar de ojos y, si permites que las páginas cambien de sitio, algunas personas pueden perder el acceso a ellas.

• Desactivar la función de exportar: Impide que los miembros puedan exportar páginas. De esta forma te aseguras de que todos tus datos se queden en Notion, en lugar de tener distintas versiones guardadas como Markdown o CSV.

• Los miembros no pueden añadir invitados a las páginas

  • Permitir que los miembros soliciten que se añadan invitados (disponible si la configuración anterior está activada)