Botones de base de datos

Los botones de base de datos son un tipo de propiedad dentro de las bases de datos que automatiza tus flujos de trabajo. Por ejemplo, podrías utilizar un botón para aprobar un documento o marcar un hábito diario como completado. Al hacer clic en un botón de la base de datos, ejecutará acciones por sí solo para ahorrarte tiempo.

• Los botones de base de datos están disponibles en todos los planes, pero ciertas acciones de estos solo se podrán usar en los planes de pago. Descubre más a continuación →

• Si un usuario tiene permiso de Acceso completo o Puede editar en una base de datos, podrá crear y editar los botones de la base de datos.

• Si un usuario tiene permiso de Acceso completo, Puede editar o Puede editar contenido en una base de datos, podrá hacer clic en los botones de la base de datos.

Para añadir una propiedad de botón de base de datos:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva → Botón.

2. Añade una etiqueta para tu botón, como Aprobar o Completar.

3. Selecciona Editar automatización.

4. Selecciona Nueva acción y elige una acción. Descubre más sobre las acciones de los botones a continuación →

5. Añade más acciones si quieres y, a continuación, haz clic en Guardar.

A medida que configuras las acciones de tus botones, puedes incluir ciertas páginas, personas y más mediante el uso de menciones y fórmulas. Para hacerlo, selecciona @ en el campo si quieres incluir una fecha, persona, página o grupo. Selecciona ∑ en el campo si quieres crear una fórmula. Descubre más sobre cómo usar menciones y fórmulas a continuación →

• La propiedad Editar editará las propiedades de las páginas de la base de datos en la que se encuentra actualmente.

• Añadir página a añadirá una página a una base de datos de tu elección y editará las propiedades de esa página.

• Editar páginas en editará páginas y propiedades en una base de datos de tu elección.

• Enviar notificación a enviará una notificación a personas específicas en tu espacio de trabajo de Notion. El destinatario puede ser un máximo de 20 personas en tu espacio de trabajo o personas que estén asociadas a una determinada propiedad de Personas de tu base de datos. Añade un mensaje que quieras que acompañe a la notificación.

• Enviar correo a enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a uno o más destinatarios. Esta acción solo está disponible para los usuarios suscritos a planes de pago. Descubre más sobre esto a continuación.

• Enviar webhook enviará una solicitud HTTP POST a la URL especificada. Esta acción solo está disponible para los usuarios suscritos a planes de pago. Descubre más en este artículo →

• Mostrar confirmación abrirá una pequeña pantalla de confirmación cada vez que alguien haga clic en el botón. Por ejemplo, puedes usarlo para mostrar una advertencia antes de que el botón modifique una página o base de datos.

• Abrir página o URL abrirá la página o el enlace que hayas seleccionado. Si decides configurar el botón para que abra una página de Notion, esta puede ser una página existente o una creada dentro del propio botón.

• Enviar notificación de Slack a enviará una notificación al canal de Slack que desees.

• Definir variables te permitirá crear una variable personalizada utilizando menciones y fórmulas. A continuación, puedes usar esta variable en otras acciones de botones de la base de datos. Descubre más sobre esto a continuación.

La acción Enviar correo electrónico a de un botón de base de datos enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a una o más direcciones de correo cuando se ejecute un disparador. Esto te será muy útil si necesitas enviar un correo electrónico a alguien para recordarle que complete una tarea que va con retraso o para poner al día a tu equipo sobre el estado de los proyectos en curso.

Para configurar un botón que envíe un correo electrónico:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Selecciona Añadir acción → Enviar correo electrónico a…

4. Si tu cuenta de Notion ya está vinculada a una cuenta de Gmail, verás tu dirección de correo electrónico junto a Enviar correo electrónico desde. Si quieres usar otra cuenta de Gmail para esta automatización, haz clic en tu dirección de correo electrónico → Añadir cuenta de Gmail.

5. Puedes configurar diferentes partes del correo electrónico:

   • Para: Esto podría ser una propiedad de persona (como Usuario disparador o Creador de la página), una persona en tu espacio de trabajo o una dirección de correo electrónico específica. Esta dirección de correo electrónico puede ser externa, no es necesario que pertenezca a alguien en tu espacio de trabajo o de tu organización.

     • Selecciona CC/CCO junto al campo Para para poder incluir a otras personas en CC o CCO.

   • Asunto: Escribe el asunto del correo electrónico. Selecciona @ en el campo Asunto si quieres que el asunto contenga una propiedad de la página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo Asunto si quieres crear una fórmula para el mismo.

   • Mensaje: Escribe el mensaje del correo electrónico. Selecciona @ en el campo Mensajesi quieres que el mensaje contenga una propiedad de tu página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo Mensaje si quieres crear una fórmula para el mensaje.

   • Enviar con nombre visible: Este nombre visible opcional aparecerá junto a tu correo electrónico cuando el destinatario lo reciba. Selecciona @ en el campo del nombre visible si quieres que el nombre contenga una propiedad de tu página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo del nombre visible si quieres crear una fórmula para el nombre.

     

   • Enviar respuestas a: Si quieres que las respuestas a un correo lleguen a una dirección distinta de la que usaste para enviarlo, puedes utilizar esta configuración opcional para enviar la respuesta a una propiedad de persona o a un usuario de tu espacio de trabajo.

Puedes definir una variable personalizada con menciones y fórmulas. A continuación, puedes usar esta variable en otras acciones de botones de la base de datos. Para definir una variable:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Selecciona Nueva acción → Definir variables.

4. Haz clic en Variable 1 para darle un nombre a la variable, editar la fórmula o duplicarla. También puedes seleccionar Añadir variable.

5. Selecciona @ o ∑ en el campo de variables para definir las variables.

6. Puedes usar estas variables en más acciones de botones.

Puedes usar menciones y fórmulas en las acciones de tus botones para que tus automatizaciones funcionen exactamente como quieres que funcionen. Por ejemplo:

• A lo mejor quieres mencionar la fecha en el nombre de una nueva página que tu botón crea en una base de datos en concreto.

• A lo mejor quieres configurar un botón para que envíe una notificación a alguien que mencione una página específica en tu espacio de trabajo de Notion.

Para incluir una mención o fórmula en una acción de automatización que un botón de base de datos lleve a cabo:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Busca una acción existente o selecciona Añadir acción.

4. Cuando configures la acción del botón, selecciona @ en el campo si quieres incluir una fecha, persona, página o grupo. Selecciona ∑ en el campo si quieres crear una fórmula.

5. Seleccionar Guardar.