Automatizaciones de bases de datos

Las automatizaciones de bases de datos son secuencias de acciones que se producen cada vez que tiene lugar un cambio específico en una base de datos. Las automatizaciones están formadas tanto por disparadores (los eventos que inician la automatización) como por acciones (el efecto de la automatización). Las automatizaciones de bases de datos están pensadas para ayudarte a ahorrar tiempo y simplificar tu trabajo. Pueden ser muy básicas o más complejas, todo depende de tus necesidades.

Las automatizaciones de bases de datos se pueden usar para muchas cosas, entre ellas:

• Asignar una tarea a una persona específica cuando cambia su estado.

• Enviar una notificación Slack a un canal cuando se añade una página a una base de datos.

• Las automatizaciones de bases de datos están disponibles para planes de pago en todas las plataformas.

• Los usuarios de planes de pago que tienen acceso completo a la base de datos pueden crear, editar o eliminar las automatizaciones de la base de datos.

• Sin embargo, solo el creador de las automatizaciones de Slack puede editar las automatizaciones .

• Los usuarios del plan gratuito solo pueden crear automatizaciones para las notificaciones de Slack, pero no de otro tipo.

• Los usuarios del plan gratuito pueden usar las automatizaciones existentes en las plantillas, pero no podrán editarlas.

Para crear una automatización de base de datos:

1. Haz clic ⚡ en la parte superior de una base de datos → Nueva automatización.

2. Si te apetece, ponle un nombre a la automatización de tu base de datos.

3. Selecciona Nuevo disparador para crear uno. A continuación, selecciona Añadir disparador para crear más disparadores. Descubre más sobre los distintos tipos de disparadores aquí →

4. Selecciona Nueva acción para crear una acción. A continuación, selecciona Añadir acción para crear más acciones. Descubre más sobre los distintos tipos de acciones aquí →

5. Selecciona Crear.

Las automatizaciones pueden tener uno o varios disparadores. Cuando configures una automatización, puedes decidir si la automatización se ejecutará Cuando se produzca alguno de ellos o Cuando se produzcan todos.

Puedes elegir entre tres tipos de disparadores:

• Página añadida significa que tu automatización se activará cuando se añada una nueva página a tu base de datos.

• Propiedad editada significa que tu automatización se activará cuando se edite una propiedad específica de tu base de datos. Para las propiedades nombre, persona, número, texto, seleccionar y relación, puedes elegir qué tipo de ediciones realizadas en esa propiedad activarán una automatización. Por ejemplo, puedes tener una lista de contactos en una base de datos Notion y configurar una automatización en la que el disparador sea un número de teléfono que empiece por los números 732, y la acción sea que el estado de esa persona se defina como Nueva Jersey.

• Cada {frecuencia} significa que tu automatización será recurrente. El disparador se producirá repetidamente en función de la frecuencia que configures. Puedes configurar tu automatización para que se repita todos los días, semanas, meses, etc. También puedes establecer una hora en que se disparará la automatización, la fecha en que se iniciará y finalizará y la zona horaria.

  

  Nota: El disparador Cada {frecuencia} funciona con todas las acciones de automatización, excepto con la propiedad Editar.

Puedes hacer que tu disparador tenga más de una condición, de modo que dos o más condiciones deban cumplirse para que se produzca la automatización. Ten en cuenta que los disparadores recurrentes (como uno que hayas configurado para que se repita cada semana, mes, etc.) no se pueden combinar con otro tipo de disparadores.

Las automatizaciones pueden realizar una o varias acciones. Puedes elegir entre distintas acciones:

• La propiedad Editar editará las propiedades de las páginas de la base de datos en la que se encuentra actualmente. En las propiedades multiselección, personas y relación, puedes añadir o eliminar valores individuales en lugar de añadir o eliminar todos los valores a la vez. Por ejemplo, puedes tener una base de datos de tareas en la que, si el nombre de la tarea contiene la palabra «blog», tu nombre se añade a la propiedad personas, aunque ya haya otras personas asignadas a esa tarea.

• Añadir página a añadirá una página a una base de datos de tu elección y editará las propiedades de esa página.

• Editar páginas en editará páginas y propiedades en una base de datos de tu elección.

• Enviar notificación a enviará una notificación a personas específicas en tu espacio de trabajo de Notion. El destinatario puede ser un máximo de 20 personas en tu espacio de trabajo o personas que estén asociadas a una determinada propiedad de Personas de tu base de datos. Añade un mensaje que quieras que acompañe a la notificación.

• Enviar correo a enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a uno o más destinatarios. Descubre más sobre esto a continuación.

• Enviar webhook enviará una solicitud HTTP POST a la URL especificada. Obtén más información en este artículo →

• Enviar notificación de Slack a enviará una notificación personalizada al canal de Slack que elijas. Esta función solo está disponible en los planes Plus, Business y Enterprise. Descubre más aquí →

• Definir variables te permitirá crear una variable personalizada utilizando menciones y fórmulas. A continuación, puedes usar esta variable en otras acciones de automatización de bases de datos. Descubre más sobre esto a continuación.

La acción Enviar correo electrónico a dentro de una automatización de base de datos enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a una o más direcciones de correo electrónico cuando se ejecute un disparador. Esto te será muy útil si necesitas enviar un correo electrónico a alguien para recordarle que complete una tarea que va con retraso o para mantener al día a tu equipo sobre el estado de los proyectos en curso.

Para configurar una automatización para enviar un correo electrónico:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Añadir acción → Enviar correo electrónico a....

3. Si tu cuenta de Notion ya está vinculada a una cuenta de Gmail, verás tu dirección de correo electrónico junto a Enviar correo electrónico desde. Si quieres usar otra cuenta de Gmail para esta automatización, haz clic en tu dirección de correo electrónico → Añadir cuenta de Gmail.

4. Puedes configurar diferentes partes del correo electrónico:

   • Para: Esto podría ser una propiedad de persona (como Usuario disparador o Creador de la página), una persona en tu espacio de trabajo o una dirección de correo electrónico específica. Esta dirección de correo electrónico puede ser externa, no es necesario que pertenezca a alguien en tu espacio de trabajo o de tu organización.

     • Selecciona CC/CCO junto al campo Para para poder incluir a otras personas en CC o CCO.

   • Asunto: Escribe el asunto del correo electrónico. Selecciona @ en el campo Asunto si quieres que el asunto contenga una propiedad de la página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo Asunto si quieres crear una fórmula para el mismo.

   • Mensaje: Escribe el mensaje del correo electrónico. Selecciona @ en el campo Mensajesi quieres que el mensaje contenga una propiedad de tu página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo Mensaje si quieres crear una fórmula para el mensaje.

   • Enviar con nombre visible: Este nombre visible opcional aparecerá junto a tu correo electrónico cuando el destinatario lo reciba. Selecciona @ en el campo del nombre visible si quieres que el nombre contenga una propiedad de tu página disparadora, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página del espacio. Selecciona ∑ en el campo del nombre visible si quieres crear una fórmula para el nombre.

     

   • Enviar respuestas a: Si quieres que las respuestas a un correo lleguen a una dirección distinta de la que usaste para enviarlo, puedes utilizar esta configuración opcional para enviar la respuesta a una propiedad de persona o a un usuario de tu espacio de trabajo.

Puedes definir una variable personalizada con menciones y fórmulas. A continuación, puedes usar esta variable en otras acciones de automatización de bases de datos. Para definir una variable:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Añadir acción → Definir variables.

3. Haz clic en Variable 1 para darle un nombre a la variable, editar la fórmula o duplicarla. También puedes seleccionar Añadir variable.

4. Selecciona @ o ∑ en el campo de variables para definir las variables.

5. Puedes usar estas variables en más acciones de automatización.

Veamos un ejemplo de cuándo y cómo podrías crear una variable personalizada. Imaginemos que quieres configurar una automatización en la que, cuando una tarea principal se marca como finalizada, a su vez todas sus subtareas se marcan automáticamente como finalizadas también.

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona el disparador como Estado establecido como Completado.

3. Selecciona Nueva acción o Añadir acción → Definir variables.

4. Selecciona ∑ en el campo debajo de la variable 1.

5. En la ventana que aparece, selecciona la página disparadora en la lista de propiedades a la izquierda.

6. Pon un punto justo después de la página disparadora de la fórmula, de modo que la fórmula tenga acceso la página disparadora. Una vez hecho esto, verás las propiedades de la página disparadora en la lista de propiedades a la izquierda.

7. Selecciona subelemento. Ahora la fórmula debería ser Trigger page.Sub-item.

8. Guarda la fórmula. Ahora, tu variable personalizada se define por los subelementos de la página que dispara la automatización o, dicho de otro modo, la página que se marca como completa.

9. Ahora, en la configuración de automatizaciones de la base de datos, selecciona Añadir acción.

10. Selecciona Editar páginas en....

11. Abre el menú desplegable Seleccionar base de datos y selecciona Variable 1. Esto significa que la automatización editará las páginas asociadas a la variable 1 o, dicho de otro modo, los subelementos asociados a la página que se marque como completa.

12. Abre el menú desplegable Editar una propiedad y selecciona Estado.

13. Abre el menú desplegable Seleccionar y selecciona Completar.

14. Seleccionar Guardar.

La próxima vez que marques como completo un elemento principal que tiene subelementos, verás que los estados de todos los subelementos cambian a «completo».

Puedes usar menciones y fórmulas en las acciones de tus botones de bases de datos para que tus automatizaciones funcionen exactamente como quieres que funcionen. Por ejemplo:

• A lo mejor quieres mencionar la fecha en el nombre de cada nueva página que se cree en una base de datos.

• A lo mejor quieres configurar una automatización de base de datos para que envíe una notificación a alguien que mencione una página específica.

• A lo mejor quieres enviar automáticamente un mensaje a alguien cuando se haya resuelto un ticket y usar una fórmula en ese mensaje que calcule el tiempo total que tardó en completarse.

Para incluir una mención o fórmula en la acción de una automatización de bases de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Añadir acción. Busca la acción que quieras y selecciónala.

3. Cuando configures la acción de la automatización, selecciona @ en el campo si quieres mencionar una fecha, persona, página o propiedad de la página de la base de datos que dispara dicha automatización. Selecciona ∑ en el campo si quieres crear una fórmula.

4. Selecciona Guardar una vez que hayas terminado.

Para asegurar que tu automatización funcione correctamente, te ayudaremos a entender dónde no es válida.

Si se produce algún error en la automatización durante la configuración:

• Verás información sobre dónde y cuáles son esos errores a medida que construyes o editas la automatización.

• No podrás guardar la automatización hasta que hagas las correcciones necesarias.

Si tu automatización ha funcionado antes, pero se ha producido un error, se pausará y recibirás una notificación. Esta situación podría ocurrir cuando:

• Falta una base de datos que tu automatización está añadiendo o editando.

• Falta una propiedad de base de datos que tu automatización está editando.

• Una conexión de terceros, como Gmail o Slack, ya no es válida o debe autenticarse.

Puedes hacer clic en la notificación para ir directamente a la automatización fallida y arreglarla para que se pueda usar de nuevo.

Una vez que la automatización esté arreglada, deberás activarla o desactivarla manualmente. Para ello:

1. Abre la base de datos a la que está vinculada tu automatización y selecciona ••• → Automatizaciones.

2. Pasa el cursor sobre la automatización que acabas de arreglar y selecciona •••.

3. Habilita la opción Activa.

Para ver y gestionar todas las automatizaciones existentes de una base de datos:

1. Haz clic ⚡ en la parte superior de una base de datos.

2. Coloca el cursor sobre la automatización y haz clic en •••.

3. Selecciona Editar, Pausar o Eliminar.