Vistas, filtros, órdenes y grupos

Hay seis formas distintas de visualizar el contenido de una base de datos. Te ofrecemos una descripción general de cada diseño:

• Tabla: las tablas te permiten ver las páginas de bases de datos como filas. Cada propiedad está representada por una columna.

• Tablero: esta vista agrupa los elementos por propiedad. Por ejemplo, podrías utilizarlo como un tablero Kanban para mover tareas de un estado a otro a medida que avanzas con ellas.

• Cronograma: Utiliza tu base de datos para trazar los hitos del proyecto en una línea de tiempo, así podrás ver cuándo tienen lugar y cuánto tiempo tardarán en completarse.

• Calendario: La vista Calendario muestra tus elementos en función de la propiedad Fecha.

• Lista: las listas son una forma muy limpia y minimalista de representar los elementos de tu base de datos.

• Galería: Esta vista es útil para destacar imágenes. Puedes editar tu galería para que muestre las imágenes que se encuentran en la propiedad Archivos multimedia; de lo contrario, la galería mostrará cualquier contenido que contenga la página de la base de datos.

• Gráfico: esta vista representa los elementos de la base de datos en un gráfico de barra, de línea o de anillo. Así te resultará más fácil analizar la información y elaborar reportes.

También puedes crear, compartir y recopilar información mediante formularios, que están conectados a bases de datos.

Las nuevas bases de datos se crean como tablas. Una vez hecho esto, podrás crear una nueva vista seleccionando + junto al nombre de tu base de datos o tus vistas de base de datos existentes. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que hacer clic en el nombre de la vista actual y seleccionar Nueva vista.

En el menú que aparece, selecciona un tipo de vista. A continuación, asigna un nombre a la vista. Puedes hacer clic en las vistas para ver los datos de diferentes maneras.

Puedes reordenar tus vistas arrastrándolas. Si tienes muchas vistas, puedes seleccionar {#} más junto a ellas para ordenarlas como quieras.

En la barra lateral, las vistas se muestran como elementos anidados dentro de cualquier base de datos de página completa. Las vistas son las que llevan un • a su izquierda. Haz clic en cualquier vista de la barra lateral para saltar directamente a ella.

Cuando estés en una vista determinada, haz clic en su nombre para renombrarla, duplicarla, eliminarla, copiar su enlace o editar sus componentes. También puede editar los componentes de la vista haciendo clic en el menú de edición situado en la parte superior derecha de la base de datos.

El menú de edición tiene una sección llamada Configuración de vista. Este menú contiene las siguientes opciones:

• Diseño: Elige cómo quieres que se organice visualmente la base de datos.

• Visibilidad de lapropiedad: muestra u oculta las propiedades de la base de datos para cada vista.

• Filtros: añade criterios basados en valores de propiedades para mostrar u ocultar datos.

• Ordenar: ordena según una propiedad para cambiar el orden en el que se muestran las páginas.

• Agrupar: agrupa los datos según los valores de una propiedad.

• Subagrupar: crea una segunda capa de agrupación dentro de los grupos existentes. Por ejemplo, los grupos por estado también se pueden subagrupar por prioridad.

• Copiar enlace de la vista: obtén un enlace directo a la vista de base de datos en la que te encuentras.

Puedes encontrar más información sobre filtros, órdenes y grupos a continuación.

Dentro de cada vista, puedes elegir cómo quieres que se abran las páginas de la base de datos. Hay tres opciones:

• Ventana lateral: Abre páginas en la parte derecha de la base de datos. El resto de la vista de bases de datos sigue siendo interactiva en la izquierda.

• Ventana central: Abre las páginas en una ventana modal centrada.

• Página completa: Abre las páginas en formato completo.

Para cambiar la forma en que se abren las páginas en una vista en particular:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. Selecciona Diseño.

3. Abre el menú junto a Abrir páginas en y selecciona una de las opciones.

Notion facilita el filtrado de las bases de datos para que solo se muestren los elementos que cumplan los criterios especificados. El grado de complejidad de dichos filtros depende por completo de ti.

Para filtrar las entradas visibles en una vista de base de datos:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista .

3. Elige la propiedad por la que quieres filtrar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el filtro se aplique a todos en la vista de la base de datos. Si quieres que el filtro se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

Puedes crear vistas de base de datos más específicas y combinar operadores lógicos Y y O utilizando grupos de filtros. Pueden agruparse hasta en tres niveles de profundidad. Sería así:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista → Agregar filtro avanzado.

3. En el menú que aparece, elige las propiedades por las que te gustaría filtrar, además de personalizar los operadores AND and OR del filtro avanzado.

Para eliminar un filtro:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista .

3. Abre el filtro que quieres eliminar y, en el menú que aparece, selecciona ••• → Eliminar filtro.

Puedes ordenar la base de datos de manera que los elementos se muestren según sus propiedades por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, puedes ordenar las páginas de la base de datos por prioridad, por la fecha de la última edición o alfabéticamente.

Para ordenar tu base de datos:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres filtrar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el filtro se aplique a todos en la vista de la base de datos. Si quieres que el filtro se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

5. Cambia el orden en el que se aplican los distintos órdenes arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo mediante el icono ⋮⋮.

Para eliminar un orden:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Selecciona X junto al orden que quieras eliminar.

Puedes agrupar las filas según diferentes propiedades en tu tabla para visualizarlas de formas diferentes. Para ello:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres filtrar.

La base de datos se agrupará según los valores de dicha propiedad. Puedes ir al menú de edición y seleccionar Agrupar por:

• Oculta o muestra grupos seleccionando 👁️.

• Ordena tus grupos de forma manual o por las opciones proporcionadas (alfabético, ascendente y más).

• Ocultar grupos vacíos.

Para desactivar la agrupación:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Selecciona Eliminar agrupación.

Las bases de datos que contengan al menos tres páginas también se podrán buscar para que puedas analizar fácilmente la información que contienen. Para buscar en una base de datos, selecciona 🔍 en la parte superior de la base de datos e introduce una consulta. A medida que escribes, la base de datos solo mostrará las páginas que coincidan con tu consulta. La búsqueda en la base de datos analiza los títulos y las propiedades de las páginas de la base de datos.

Si tienes una base de datos grande, probablemente te resulte tedioso desplazarte adelante y atrás entre las propiedades para comparar sus datos.

En su lugar, puedes fijar una columna, lo que hará que permanezca visible en el lado izquierdo, independientemente de hacia dónde te desplaces en la base de datos.

1. Para inmovilizar una columna, haz clic en el nombre de la columna y en Fijar columna.

2. Para que una columna vuelva a moverse con las demás, haz clic en el nombre de la columna y, a continuación, en Liberar columna.