Los agentes personalizados automatizan el trabajo en tu espacio de trabajo de Notion y en las herramientas conectadas. Comprender cómo funcionan los permisos te ayuda a compartir agentes de forma segura y a mantener tus datos a salvo.

Diferencia clave con el agente de Notion:

• La IA de Notion actúa como tú y respeta tus permisos personales . Solo ve lo que tú puedes ver.

• Los agentes personalizados actúan como miembros especializados del equipo con sus propios permisos. Tienen acceso a los recursos específicos que les concedas.

Los agentes personalizados tienen dos tipos de permisos que funcionan conjuntamente:

1. A qué puede acceder el agente: las páginas, las bases de datos y las aplicaciones conectadas específicas de Notion que le concedes permiso para usar.

2. Quién puede acceder al agente: las personas con las que compartes el agente y lo que pueden hacer con él.

Ejemplo:

Tu equipo de finanzas crea un agente personalizado llamado BotPresupuesto para ayudar a responder preguntas sobre gastos y aprobaciones presupuestarias.

• El equipo de finanzas le da a BotPresupuesto acceso apáginas privadas como plantillas de presupuesto, flujos de trabajo de aprobación y directrices de gastos del departamento.

• El equipo de finanzas otorga a los responsables de departamento permisos para ver e interactuar con BotPresupuesto.

• Los responsables de departamento con acceso a BotPresupuesto ahora pueden hacerle preguntas y obtener respuestas utilizando los documentos internos del equipo de finanzas, aunque no tengan acceso directo a esas páginas.

Esto permite a los responsables de departamento tomar decisiones informadas más rápido. Pueden pedirle a BotPresupuesto cualquier información presupuestaria, desde resúmenes rápidos hasta el contenido completo del documento, sin necesidad de acceder directamente a todas las páginas del equipo de finanzas.

Cuando creas un agente personalizado, eliges explícitamente a qué puede acceder en los ajustes de Herramientas y acceso. Los agentes personalizados pueden acceder a:

• Páginas y bases de datos de Notion: selecciona páginas o bases de datos específicas.

• Aplicaciones conectadas: canales de Slack, MCP, Calendar y Mail.

• Niveles de permisos: puede ver, puede comentar, puede editar.

De forma predeterminada, los nuevos agentes no tienen acceso a todas las páginas del espacio de trabajo. Los creadores deben habilitarlo explícitamente y aceptar el modal de advertencia.

El agente solo puede acceder a los recursos que le des permiso explícito para usar. No puede acceder a nada más en tu espacio de trabajo. No hay permisos heredados de nadie (ya sea el creador o el usuario del agente).

Esto también incluye los permisos a nivel de filas de bases de datos. Un agente personalizado responde utilizando el propio acceso del agente, no los permisos de la persona que lo activó. Por lo tanto, si el agente puede ver más filas que el usuario final, el agente puede exponer información a la que el usuario final no puede acceder directamente.

• Para conceder acceso de visualización a un recurso de Notion, debes tener al menos acceso de visualización en ese recurso.

• Para conceder un nivel de acceso mayor que el de solo lectura, debes tener Acceso completo para compartir ese recurso.

Para compartir tu agente personalizado con tu equipo como si fuera una página de Notion, haz clic en Compartir en la parte superior de la página. Los agentes personalizados tienen tres niveles de permisos que determinan quién puede usarlos y editarlos.

• Usar el agente para hacer preguntas o ejecutar tareas.

• Ver las respuestas y los resultados del agente.

• Ver los ajustes e instrucciones del agente en modo de solo lectura.

• Todo lo de Puede ver e interactuar.

• Ver y modificar las instrucciones del agente.

• Ver todos los chats que los usuarios han tenido con el agente personalizado.

• Añadir o eliminar páginas y bases de datos de Notion.

• Puede editar la configuración y las instrucciones, con la excepción de las conexiones de terceros que otros hayan habilitado.

• Todo lo que incluye Puede editar.

• Compartir el agente con otras personas.

• Eliminar el agente.

En el caso de las integraciones, Notion comprueba que cualquier persona que configure el agente tenga acceso al recurso que está editando. Por ejemplo, si Miguel configura un canal de Slack al que solo él puede acceder, otros editores no pueden editar ni ver ese recurso; solo pueden eliminarlo o configurar uno nuevo.

• Ver los resultados que los agentes han producido en las páginas o bases de datos de Notion que se compartan con ellos.

• Realizar modificaciones en páginas o bases de datos que puedan activar la ejecución de agentes personalizados ya configurados.

• Crear agentes personalizados.

• Editar los ajustes del agente (a menos que se les conceda explícitamente

  el permiso «Puede editar»).

• Hacer preguntas y recibir respuestas en función de a qué puede acceder el agente.

Los administradores del espacio de trabajo pueden gestionar agentes personalizados en toda la organización utilizando las siguientes herramientas y controles.

• Busca y ve todos los agentes personalizados en tu espacio de trabajo.

• Consulta quién ha creado cada agente y cuándo ha estado activo por última vez.

• Desactiva y vuelve a activar la edición, el chat y los disparadores de los agentes para detener las ejecuciones automatizadas.

• Solo en Enterprise: cambia los permisos y elimina cualquier agente, incluso si no tienes acceso a él.

Para acceder al directorio de agentes, ve a Configuración, selecciona IA de Notion en la barra lateral y entra en la pestaña Agentes. Explora o busca agentes en tu espacio de trabajo.

Restringe quién puede crear agentes personalizados:

1. Ve a Configuración → IA⁠de Notion.

2. Accede a las pestañas Agentes y ve a Controla quién puede crear agentes.

3. Elige quién puede crear agentes: solo propietarios del espacio de trabajo (predeterminado), todos los miembros del espacio de trabajo, solo propietarios del espacio de trabajo y grupos añadidos.

• Consulta a qué páginas y bases de datos puede acceder cada agente personalizado.

• Gestiona los permisos de los agentes en recursos específicos.

• Impide que los agentes accedan a contenido confidencial.

Para acceder a la búsqueda de contenido, ve a Configuración > Búsqueda de contenido y utiliza el filtro Compartido con para seleccionar un agente personalizado.

• Historial completo de todas las acciones de los agentes personalizados.

• Filtra por agente, usuario, fecha o tipo de acción.

Para acceder al registro de auditoría, ve a Ajustes > Registro de auditoría y filtra los eventos de los agentes personalizados seleccionando el agente en el menú desplegable Usuarios/Agentes.

• Identifica los agentes más utilizados y los que no se utilizan.

• Supervisa la adopción y el valor.

Para acceder a las estadísticas de IA, ve a Ajustes > Estadísticas y entra en la pestaña IA.

La transferencia de propiedad garantiza que los agentes críticos para la empresa continúen funcionando cuando los usuarios abandonan el espacio de trabajo. Después de 7 días sin propiedad, el agente deja de funcionar.

1. Ve a Configuración > Miembros y entra en la pestaña de los usuarios que han salido recientemente.

2. Los agentes de los usuarios que han salido recientemente aparecerán como «agentes privados» en el flujo de reaprovisionamiento de contenido.

3. Elige al nuevo propietario y confirma la transferencia.

La transferencia de propiedad también es compatible con la API pública.

La IA de Notion actúa como tú: respeta tus permisos personales y solo ve lo que tú puedes ver.

Los agentes personalizados actúan como miembros especializados del equipo con sus propios permisos. Tienen acceso a los recursos específicos que les concedas y cualquier persona que use el agente puede beneficiarse de ese acceso.

La IA de Notion funciona bajo demanda, mientras que los agentes personalizados son autónomos y pueden ejecutarse automáticamente en segundo plano.

Sí. Si alguien comparte un agente personalizado contigo, ese agente podría tener acceso a recursos a los que tú no tienes acceso personalmente. Solo ves la información que el agente incluye en sus respuestas. Esto está pensado así, lo que permite a los agentes coordinar el trabajo más allá de los límites de los permisos.

Sin embargo, si el acceso de lectura y escritura está habilitado para el recurso, el agente puede editar esos recursos en tu nombre. Esto significa que puedes indicarle al agente que haga cambios, no solo que recupere información.

La persona perderá el acceso directo a esa página, pero si todavía puede usar el agente personalizado, es posible que pueda obtener información de esa página a través del agente.

Si quieres impedir el acceso por completo, elimina la página del acceso del agente o elimina el acceso de esa persona al agente.

Cualquier persona con permiso Puede ver e interactuar puede ver la página de configuración del agente, que muestra todos los recursos conectados.

Para ver la configuración de un agente, abre la página Agente personalizado, ve a la pestaña Configuración y revisa la sección Herramientas y acceso.

Puedes eliminar recursos de la configuración de Herramientas y acceso de un agente en cualquier momento. Los cambios entrarán en vigor de inmediato.

Si eres propietario de una página o base de datos: elimina al agente de ese recurso directamente a través del menú de compartir, incluso si no tienes acceso al agente en sí.

Si eres propietario de un espacio de trabajo Enterprise: utiliza el directorio de agentes para modificar los permisos de cualquier agente, incluso si no lo has creado tú.

Sí. Como propietario de una página o base de datos, puedes eliminar cualquier agente personalizado de tu recurso a través del menú «Compartir».

Para eliminar un agente, abre la página o la base de datos, haz clic en Compartir, busca el agente personalizado en la lista y haz clic en la X para eliminarlo.

Los agentes personalizados aparecen en el menú Compartir de cualquier página o base de datos a la que tengan acceso, al igual que las personas.

Para comprobarlo, abre la página o la base de datos, haz clic en Compartiry busca Agentes personalizados en la lista.