Verwalte deine Kalender und Ereignisse

Du kannst Kalender von Apple und Google mit Notion Calendar verbinden. Wir arbeiten bereits daran, auch Microsoft Outlook zu unterstützen. Aktuelle Informationen dazu findest du unter https://www.notion.com/releases und https://twitter.com/notioncalendar.

Du kannst mehrere Kalender mit Notion Calendar verbinden. Verbundene Konten und ihre Kalender werden in Notion Calendar links in der Seitenleiste aufgeführt. Du kannst Konten einklappen und neu anordnen sowie darin enthaltene Kalender neu anordnen.

So fügst du einen Kalender zu Notion Calendar hinzu:

1. Gehe auf Einstellungen → Kalender.

2. Wähle Verbinden neben der Art des Kalenders, den du hinzufügen möchtest.

Apple verlangt, dass du ein App-spezifisches Passwort für Notion Calendar verwendest, um dein iCloud-Konto zu verbinden. So erhältst du dieses App-spezifische Passwort:

1. Melde dich unter https://account.apple.com/sign-in bei deinem Apple-Konto an.

2. Gehe zu App-spezifische Passwörter und erstelle ein neues Passwort.

Du kannst jeden Kalender aus Notion Calendar entfernen. Gehe dazu auf Einstellungen → Kalender. Wähle neben dem zu entfernenden Kalender die Option Trennen.

Möchtest du das Notion-Konto ändern, das du mit Notion Calendar verknüpft hast? Befolge die Anweisungen hier →

Notion Calendar verwendet einen Standardkalender, wenn du ein neues Ereignis erstellst. Um einen Standardkalender festzulegen, gehe zu Einstellungen → Kalender → Standardkalender und wähle den Kalender aus, den du als Standardkalender festlegen möchtest – dies kann auch eine Notion-Datenbank sein! In der Desktopversion kannst du zudem einen Standardkalender festlegen, indem du auf das Kästchen neben dem Namen eines Kalenders in der linken Seitenleiste klickst.

Ein Kalender lässt sich über die Option 👁️ neben dem jeweiligen Kalendernamen in der linken Seitenleiste von Notion Calendar ausblenden. Dadurch werden alle Ereignisse in diesem Kalender aus der Ansicht entfernt und das Icon wird durchgestrichen. Ein Kalender lässt sich über die Option 👁️ anzeigen.

Bewege den Mauszeiger in der Desktop- oder Webversion über den Namen eines Kalenders in der linken Seitenleiste. Klicke dann auf ••• und wähle eine neue Farbe aus.

Um alle bevorstehenden Ereignisse in einem bestimmten Kalender anzuzeigen, klicke in der linken Seitenleiste von Notion Calendar auf den entsprechenden Kalendernamen. Von hier aus hast du folgende Möglichkeiten:

• Wähle das Schieberegler-Icon oben im Panel, um die Farbe des Kalenders zu ändern. Damit kannst du:

  • auswählen, ob die Ereignisse des Kalenders in deine Menüleiste aufgenommen werden sollen,

  • die Ereignisblockierung für den Kalender verwalten,

  • die Konferenzfunktion standardmäßig für den Kalender festlegen.

• Wähle + oben im Panel, um ein neues Ereignis im Kalender zu erstellen.

Um ein Ereignis in Notion Calendar zu erstellen, wähle ein Zeitfenster in deinem Kalender aus und gib dann die Details für dein Ereignis ein. Wenn du ein Fokus-, ein Abwesenheits- oder ein Geburtstagsereignis erstellen möchtest, öffne das Dropdown-Menü neben Ereignis und wähle den gewünschten Ereignistyp. Um Teilnehmende und Räume hinzuzufügen, wähle Teilnehmende und Räume aus und wähle diese entsprechend aus. Wähle anschließen Einladung senden aus, um die eingeladenen Personen zu benachrichtigen.

Wähle auf dem Smartphone + unten rechts in der App und gib anschließend Details zu deinem Ereignis ein. Wähle zum Abschluss Fertig oder Einladung senden, wenn du weitere Teilnehmende hinzugefügt hast.

Mehrtägige Ereignisse mit Anfangs- und Endzeiten erstellen

Um mehrtägige Ereignisse mit Zeitangaben zu erstellen, wähle ein Zeitfenster in deinem Kalender aus und ziehe es anschließend über die Tage, an denen das Ereignis stattfindet. Sobald das Ereignis erstellt wurde, kannst du die Anfangs- und Endzeiten dafür eingeben.

Du kannst auf eine Kalendereinladung antworten, indem du in der Desktopversion mit der rechten Maustaste das Ereignis anklickst oder auf dem Smartphone das Ereignis auswählst. Wähle anschließend deinen RSVP-Status aus.

Bist du der Ereignisorganisator, so ist dein RSVP-Status automatisch Ja. In der Desktopversion kannst du deinen Status über die Pfeile neben deinem Namen in den Ereignisdetails ändern. Auf einem Smartphone musst du das Ereignis auswählen und dann einen neuen RSVP-Status auswählen.

Du kannst auch eine Hinweis hinzufügen, nachdem du bei einem Ereignis zugesagt hast. Wähle dazu ein Ereignis aus und wähle dann ✏️ neben den RSVP-Optionen. Trage den Hinweis in das Textfeld ein. Wähle anschließend Aktualisierung senden, um die Notiz per E-Mail mit anderen Teilnehmenden zu teilen. Wenn du nicht möchtest, dass eine E-Mail verschickt wird, öffne das Dropdown-Menü neben Aktualisierung senden und wähle Aktualisierung ohne E-Mail senden.

Wähle ein Ereignis aus, um den dazugehörigen RSVP-Hinweis anzuzeigen.

Du kannst den Ort eines Ereignisses hinzufügen oder entfernen, indem du das Ereignis auswählst und das Feld Ort im rechten Kontextfenster bearbeitest.

Wähle ein Ereignis aus. Im rechten Kontextfenster wird als dein Status Beschäftigt oder Verfügbar angezeigt. Du kannst die Ereignisdetails auch für andere sichtbar machen, indem du die Option Öffentlich wählst. Wenn du möchtest, dass nur du und andere Teilnehmende sie sehen können, wähle die Option Privat.

In Notion Calendar gibt es verschiedene Arten von Ereignissen: Ereignis, Fokuszeit, Abwesendund Geburtstag.

Wenn du ein neues Ereignis erstellst und der Name des Ereignisses das Wort „Geburtstag“ enthält, macht Notion Calendar dieses Ereignis automatisch zu einem Geburtstag. Das Ereignis wird zu einem ganztägigen Ereignis, das sich jedes Jahr wiederholt.

Du kannst deinen Ereignistyp jederzeit in Notion Calendar auf dem Desktop oder im Browser ändern. Um den Ereignistyp zu ändern, klicke auf das Ereignis, öffne das Dropdown-Menü neben dem Ereignistyp und wähle den gewünschten Ereignistyp. Du kannst ein Ereignis auch in eine Verfügbarkeit ändern. Du könntest zum Beispiel einen Fokusblock in einen offenen Slot für ein Meeting ändern. Weitere Informationen zu Verfügbarkeiten findest du hier →

Wähle ein Ereignis aus und klicke anschließend auf ••• rechts oben im Kontextfenster → E-Mail an Teilnehmende. Dadurch öffnet sich ein Mailto:-Link.

Auf einem Mac öffnet sich hierdurch standardmäßig die App „Mail“. Um dies zu ändern:

• Öffne die App „Mail“.

• Wähle die Option Einstellungen….

• Öffne das Dropdown-Menü neben Standardprogramm für E-Mails und wähle deinen bevorzugten E-Mail-Client aus.

In für Gmail in Chrome ändern:

• Öffne Gmail.

• Klicke auf die beiden Rauten in der URL-Leiste. Solltest du diese nicht sehen, gib in der URL-Leiste chrome://settings/handlers ein und lasse Gmail-Handle-Protokolle zu. Versuche es dann erneut.

• Wähle Zulassen aus.

Wähle ein Ereignis aus und füge anschließend eine/n Teilnehmer/-in aus dem rechten Kontextfenster hinzu. Wähle dann ••• neben dem jeweiligen Namen → Als optional markieren.

Da Notion Calendar alle deine Kommentare an einem Ort zusammenführt, kann ein Ereignis ganz einfach von einem Kalender in einen anderen verschoben werden. Das funktioniert so:

• Wähle ein Ereignis aus.

• Klicke im rechten Kontextfenster auf den Namen des aktuellen Kalenders.

• Wähle im Dropdown-Menü einen neuen Kalender für das Ereignis aus.

Du kannst mehrere Ereignisse gleichzeitig bearbeiten – beispielsweise die Farbe ändern oder die Ereignisse in einem anderen Kalender blockieren. Das funktioniert so:

• Halte bei der Verwendung der Desktop- oder Webversion von Notion Calendar die Umschalttaste gedrückt. Wähle dann mehrere Ereignisse aus.

• Klicke mit der rechten Maustaste und wähle die Aktion aus, die ausgeführt werden soll.

Du kannst auch mehrere Ereignisse innerhalb deines Kalenders verschieben. Das funktioniert so:

• Halte bei der Verwendung der Desktop- oder Webversion von Notion Calendar die Umschalttaste gedrückt. Wähle dann mehrere Ereignisse aus.

• Ziehe die Ereignisse in die gewünschten Zeitfenster. Alle werden gleichzeitig verschoben.

Es gibt mehrere Optionen, ein Ereignis in Notion Calendar zu löschen:

• Klicke mit der rechten Maustaste auf das Ereignis und wähle Löschen.

• Wähle ein Ereignis und drücke Entfernen auf deiner Tastatur.

• Auf dem Handy tippst du auf ein Ereignis und wählst dann ••• → Ereignis löschen.

Wenn du ein Ereignis als Teilnehmer/-in löschst, hast du die Möglichkeit, eine RSVP-Notiz zu hinterlassen. Wenn du Veranstalter/-in bist, kannst du das nicht tun.