Crea tu primer agente personalizado

El trabajo manual y repetitivo consume horas cada semana en todos los equipos. Los agentes personalizados cambian eso al ejecutarse automáticamente según programaciones concretas y activadores, en lugar de esperar a que les des una indicación. También trabajan con los documentos y las bases de datos con las que ya cuentas.

Los agentes personalizados pueden responder preguntas de Slack, crear informes semanales y distribuir tareas de manera automática. Personalízalos exactamente según lo que tu equipo necesita. Basta con que una persona cree el agente para que este se convierta en un recurso compartido con el que todos pueden contar.

Con esta guía aprenderás a:

• Identificar los flujos de trabajo más adecuados para la automatización

• Redactar instrucciones claras y efectivas para tu agente personalizado

• Elegir los activadores y las frecuencias adecuados

• Configurar las herramientas y el acceso apropiados

• Probar, iterar y solucionar problemas con confianza

• Guardar, compartir y gestionar tu agente personalizado en todo tu equipo

Al crear tu agente personalizado, busca trabajos que sean repetitivos, basados en reglas y que lleven mucho tiempo. Podría tratarse de preguntas repetitivas en Slack, actualizaciones manuales de informes semanales o clasificación de solicitudes similares.

Podrías crear:

• Agente de preguntas: Pídele al agente que responda automáticamente a las preguntas en tu canal #product-ask utilizando tus documentos existentes como base de conocimientos.

• Agente de gestión de tareas: Registra solicitudes de producto entrantes y gestiónalas automáticamente mediante el etiquetado automático y la asignación de nuevos informes de errores en función de la gravedad y el componente.

• Agente de informes: Crea informes semanales para el equipo a partir de tareas, hilos de Slack y bases de datos de proyectos.

Pregúntate lo siguiente: Si configurara esto una vez, ¿todo mi equipo se beneficiaría? ¿O me ahorraría mucho tiempo cada semana? Si la respuesta es afirmativa, encontraste un buen candidato para un agente personalizado.

Para empezar, ve a la sección Agentes en la barra lateral de tu espacio de trabajo y haz clic en + Nuevo agente.

Empieza a chatear en el cuadro de texto y dile a tu agente personalizado lo que quieres que haga con un lenguaje sencillo y natural. También puedes empezar con una opción de plantilla

Describe tus objetivos y resultados de forma clara, aunque no es necesario que detalles cada paso:

• Proporciona un contexto específico: Define cuándo y dónde debe actuar tu agente personalizado. Por ejemplo, la opción “Cuando alguien pregunte sobre precios en nuestro canal #product-ask, extrae la respuesta de nuestra página de preguntas frecuentes sobre precios” es mejor que “cuando alguien haga una pregunta”.

• Usa @menciones: Apunta de forma directa a páginas, bases de datos o personas en lugar de hacer referencias vagas a “mi base de conocimiento”.

• Define el formato y la gestión por adelantado: Aclara qué debería suceder en distintos escenarios y dónde deberían enviarse las respuestas. Por ejemplo: “Si la consulta está relacionada con facturación, envíala al equipo de finanzas”. Si es sobre funciones del producto, responde desde @Documentación del producto”.

• Proporciona ejemplos: Muestra cómo debe ser una respuesta convincente (y qué debería evitarse) para que el agente pueda adaptarse al estilo que prefieres.

• Establece límites claros: Sé explícito sobre lo que el agente debe y no debe hacer. Por ejemplo: “Actualiza la página de informes semanales existente en lugar de crear nuevas” o “Responde solo en #soporte, no en #general”.

A continuación, te explicamos cómo puedes crear un agente de preguntas: “Crea un agente de preguntas para #product-ask que responda consultas utilizando @Centro de ayuda y @Preguntas frecuentes sobre el producto”.

Verás cómo se actualiza la configuración del agente en tiempo real, incluidas las instrucciones y las páginas y herramientas recomendadas. Esto es solo el inicio de la conversación, así que revisa y ajusta lo que sea necesario.

Los activadores le indican a tu agente cuándo debe ejecutarse. Mientras conversas con tu agente personalizado, elige activadores específicos en función de lo que estés creando.

Los activadores basados en eventos se ejecutan cuando ocurre una acción:

• @mención en Notion o Slack

• Nueva página agregada a una base de datos

• Mensaje publicado en un canal específico de Slack

Para un agente de preguntas, usa un activador basado en eventos, como cuando alguien @menciona al agente en un canal de Slack conectado. Puedes configurarlo para que responda solo cuando te mencionen con @ en el canal #product-ask, de modo que solo intervenga cuando se le pregunte de forma explícita.

Los activadores programados se ejecutan automáticamente según un horario definido:

• Cada lunes por la mañana

• Cada día a las 5 p. m.

• Cada semana los viernes

Para un agente de informes, el activador se basa en el tiempo. Configúralo para que se ejecute todos los lunes por la mañana o los viernes por la tarde, de modo que tu equipo reciba un resumen semanal consistente sin que nadie tenga que elaborarlo de forma manual.

Una vez que tu agente personalizado haya creado las instrucciones iniciales, revísalas para ver si necesitas agregar más contexto: casos excepcionales, rutas de escalamiento y ejemplos de lo que quieres o no quieres que haga.

Piensa en términos simples del tipo “si esto ocurre, haz esto”, para orientar el criterio del agente: Si la respuesta existe en el Centro de ayuda, responde con un breve resumen y un enlace. Si no es así, indica que no tienes la respuesta y etiqueta al equipo de soporte.

Una vez que domines los conceptos básicos, podrás incorporar comportamientos más avanzados. Para el agente de preguntas del producto, puedes agregar:

• “Una vez que respondas una consulta, haz una pregunta de seguimiento: '¿Esta respuesta resolvió tu consulta? Reacciona con 👍 si es así o con 👎 si necesitas más ayuda'”.

• “Si alguien reacciona con 👍, agrega un ✅ para marcar el hilo como resuelto”.

• “Si alguien reacciona con 👎, envía la consulta a nuestra base de datos @Soporte para que alguien pueda revisarla más tarde y asignarle un propietario”.

La página de instrucciones actúa como la memoria de tu agente y se amplía a medida que conversas. Si algo no funciona, describe el problema y el agente debería poder identificar cuál es el problema. Siempre puedes abrir la página de instrucciones y editarla de forma manual si lo prefieres.

Mientras conversas on tu agente personalizado, este puede agregar automáticamente las páginas, bases de datos o herramientas que necesite. Verás que aparecen en la sección Herramientas y acceso. El agente también te pedirá que las conectes.

Incluso si las páginas y las herramientas se agregan automáticamente, igual deberás revisar y otorgar acceso a cada una de ellas. En la mayoría de los casos, el acceso de visualización es suficiente. Otorga acceso de edición solo cuando el agente realmente necesite modificar contenido.

Dependiendo de las herramientas que conectes, los permisos necesarios variarán. Por ejemplo, si conectas Slack, elige los canales exactos, tanto públicos como privados, en los que el agente puede leer o publicar mensajes. No responderá en los canales que no hayas configurado.

Antes de compartir o activar tu agente, pruébalo. El objetivo no es la perfección en el primer intento, sino la iteración de forma controlada.

• Prueba antes de activar: Haz clic en Ejecutar para iniciar el agente de forma manual y revisa el resultado antes de habilitar los activadores o los horarios.

• Inicia en un entorno seguro:

  • Para un agente basado en Slack: Crea un canal de prueba, publica una consulta y menciona al agente con @. Confirma que responde correctamente y que incorpora información de las fuentes adecuadas.

  • Para un agente de gestión de tareas: Envía una solicitud de prueba o un informe de error y verifica que se etiquete y asigne correctamente.

  • Para un agente programado: Actívalo de forma manual para obtener una vista previa del resultado antes de habilitar la frecuencia.

• Espera la iteración: Los agentes personalizados pueden requerir varias pruebas hasta funcionar correctamente. Ajusta las instrucciones en función del resultado real, no de lo que esperabas que hiciera.

• Revisa primero el registro de actividad: Si algo sale mal, haz clic en el ícono del reloj para ver qué activó la ejecución, qué acciones realizó el agente y en qué punto falló.

La pestaña Actividad muestra cada ejecución y lo que hizo el agente. Si algo no funciona como esperabas, conversa con el agente para solucionar el problema o vuelve a una versión anterior desde el historial de versiones si es necesario.

Una vez que tu agente personalizado funcione como quieres, podrás guardarlo y compartirlo con tu equipo para que todos se beneficien de la misma automatización.

Puedes compartir un agente como si fuera una página en Notion. Haz clic en el botón Compartir en la parte superior de la pantalla e invita a compañeros de equipo o grupos según sea necesario.

Algunas recomendaciones útiles para tener en cuenta:

• Las ediciones mejoran cada ejecución posterior: Las actualizaciones en las instrucciones del agente se aplican a todas las ejecuciones futuras para todos los usuarios.

• Los permisos importan: Los agentes funcionan con sus propios permisos de acceso, por lo que es importante revisar lo que pueden ver y realizar antes de compartirlos con más personas.

• Empieza poco a poco: Compártelo primero con algunos compañeros del equipo y amplía el acceso una vez que tengas la certeza de que funciona correctamente.

• Asígnale un nombre y descríbelo con claridad: Un nombre claro y una descripción breve ayudan a que tus compañeros sepan cuándo y cómo utilizar el agente.

Compartir de manera estratégica ayuda a que tu agente se convierta en un compañero de equipo confiable, y no solo en un atajo personal.

Una vez que tu agente personalizado esté en funcionamiento, las tareas que antes requerían seguimiento constante pasarán a ejecutarse automáticamente. Tu equipo obtendrá las respuestas, actualizaciones y asignaciones que necesita sin tener que depender de ti.