Disponibilidad

En las versiones web y de escritorio, puedes indicar y compartir tu disponibilidad de forma rápida directo desde Notion Calendar para facilitar la programación de reuniones con otras personas.

Para compartir tu disponibilidad con otra persona:

1. Selecciona Compartir disponibilidad en el panel contextual derecho o usa el atajo de teclado S.

2. Selecciona los horarios deseados en el calendario.

3. Establece la duración de una reunión. Si quieres que la reunión ocupe todo el tiempo de un determinado espacio reservado, selecciona la opción Duración de la reserva.

4. Establece un plazo mínimo de antelación opcional. Este es el tiempo mínimo de antelación con el que se puede programar una reunión. Por ejemplo, si quieres que se te avise un día antes de que se programe una reunión contigo, puedes seleccionar un plazo mínimo de antelación de 1 día. Si no quieres establecer un plazo mínimo de antelación, coloca el cursor sobre dicho campo y selecciona X.

5. Establece un plazo máximo de antelación opcional. Este es el tiempo máximo con el que otros pueden programar una reunión contigo. Por ejemplo, si quieres que otros puedan programar una reunión contigo con hasta un mes de antelación, puedes establecer un plazo máximo de antelación de 30 días. Si no quieres establecer un plazo máximo de antelación, coloca el cursor sobre dicho campo y selecciona X.

6. En el panel contextual derecho, activa la opción Enlace de un solo uso si quieres que dicho enlace caduque después de un uso. Desactiva el Enlace de un solo uso para que tus enlaces de disponibilidad y programación sigan activos para más reservas, siempre que tengas franjas horarias disponibles. Esto significa que varias personas pueden usar el mismo enlace de programación para reservar tiempo contigo.

7. Activa la opción Fecha de caducidad si quieres que el enlace expire en una fecha específica. El enlace caducará a las 23:59 h del día establecido en tu zona horaria.

8. Si tienes varios calendarios en Notion Calendar, asegúrate de crear la disponibilidad para el calendario correcto. Puedes cambiar de calendario haciendo clic en el nombre del calendario, bajo tu opción preferida de videoconferencia.

   

9. Por defecto, Evitar conflictos estará activado. En tal caso, tu disponibilidad se actualizará para no entrar en conflicto con eventos en los que aparezcas como Ocupado, como una reunión o tiempo de enfoque. Desactiva esta opción si no quieres que el calendario prevea conflictos.

10. Si la opción Evitar conflictos está activada, por debajo del botón de activación, podrás seleccionar los calendarios para los que quieras que Notion Calendar evite conflictos. Supongamos que quieres seleccionar tu calendario de trabajo y tu calendario personal para que tu disponibilidad refleje eventos de ambos.

11. Si quieres que tu disponibilidad sea recurrente, ve a Reserva en el panel contextual derecho y abre el menú desplegable junto a Repetir. Selecciona una frecuencia para tu disponibilidad recurrente. Esto convertirá tu enlace automáticamente en un enlace de uso múltiple.

12. Ingresa el nombre del evento que quieres programar en uno de estos horarios, además de la duración, la zona horaria del invitado y los detalles de la videoconferencia.

13. En tu disponibilidad, selecciona Crear. Se agregarán reservas en el calendario en tus fechas y horarios disponibles para que puedas mantener ese horario disponible para tus invitados.

Puedes crear una disponibilidad y configurarla para que se repita. Para ello, asegúrate de seleccionar una de las opciones en el menú desplegable Repetir al crear tu disponibilidad siguiendo los pasos anteriores. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta sobre la disponibilidad recurrente:

• Los enlaces de la disponibilidad recurrente son de uso múltiple por defecto, lo que significa que no podrás crear un enlace de un solo uso para una disponibilidad recurrente.

• En este momento, la disponibilidad recurrente solo puede mostrar intervalos de tiempo de hasta un año en el futuro.

Para agregar horarios disponibles, borrar horarios existentes o editar información relacionada con tu disponibilidad, selecciona una reserva existente para esa disponibilidad. Luego, en el panel contextual derecho, selecciona ✏️.

También puedes hacer clic en una franja de disponibilidad existente en tu calendario y seleccionar Eliminar para quitarlo de tu disponibilidad.

A medida que indiques tu disponibilidad y brindes detalles del evento que estás programando, en la parte superior del panel contextual derecho se llenará un mensaje de forma automática. Después de presionar Crear en tu disponibilidad, podrás seleccionar ••• → Copiar fragmento para guardar el mensaje en el portapapeles. Puedes pegarlo y enviarlo a tus invitados por correo electrónico o mensaje de texto, entre otras opciones.

Después de presionar Crear en tu disponibilidad, podrás seleccionar ••• → Copiar enlace de programación para enviárselo a alguien al instante. Cuando tus invitados visiten el enlace, verán tu disponibilidad. Así podrán elegir el horario que más les convenga. Tu reunión con esa persona aparecerá de forma automática en tu calendario.

Si Evitar conflictos está activada, tu disponibilidad se actualizará en función de los nuevos conflictos que vayan surgiendo en tu agenda. Siempre que algunas de tus reservas permanezcan disponibles, podrás usar el mismo enlace de programación para varias reservaciones.

Si permitiste la creación de múltiples reservas al momento de compartir tu disponibilidad, las personas que hayan programado tiempo contigo a través de tu enlace de programación podrán acceder a la descripción del evento en su calendario y hacer clic en el enlace de Reprogramar o cancelar este evento. Pueden seleccionar una nueva hora de reunión o cancelar la reunión por completo. También tienen la opción de informar un motivo para la reprogramación o cancelación. Ningún cambio en el evento se verá reflejado en los calendarios de los participantes.

Por cuestiones de seguridad, cada vez que se use un enlace para reprogramar o cancelar una reunión, se generará un nuevo enlace en la descripción del evento.