Quién es quién en un espacio de trabajo

Un espacio de trabajo de Notion puede tener varios tipos de usuarios o roles:

• Miembros

• Miembros restringidos

• Invitados

• Miembros temporales

• Propietarios del espacio de trabajo

• (Solo para el plan Enterprise) Administradores de membresía

• (Solo en el plan Enterprise) Propietarios de la organización

Continúa leyendo para obtener más información sobre cada tipo de usuario.

Los miembros son personas de tu empresa u organización. Pueden ser colegas de la misma organización o personas que leen, editan y comentan muchas de las mismas páginas en un espacio de trabajo.

Se pueden agregar miembros a los espacios de trabajo en el plan gratuito sin costo adicional. Los espacios de trabajo con más de un miembro podrán usar hasta 1,000 bloques en ese espacio de trabajo. Si quieres disfrutar de un uso ilimitado de bloques en el plan gratuito, debes asegurarte de que tu espacio de trabajo solo contenga a una persona. Para ello, evita agregar nuevos miembros, elimina a los miembros existentes y agrega a cualquier colaborador como invitado. Puedes obtener más información aquí →.

En los planes pagos, pagarás por cada miembro que se añada al espacio de trabajo.

Los miembros restringidos comparten muchas capacidades con los miembros habituales del espacio de trabajo: pueden crear páginas privadas, usar Notion AI (respetando los permisos de los miembros restringidos), iniciar sesión con SSO, formar parte de grupos de permisos y mucho más. También afectan tu facturación de la misma manera que agregar un miembro del espacio de trabajo..

Las principales diferencias de los miembros restringidos respecto al resto de miembros son las siguientes:

• Deben agregarse a espacios de equipo y páginas específicas para poder acceder a ellos.

• No pueden crear espacios de equipo.

• Solo pueden compartir páginas con miembros que se hayan agregado a los mismos espacios de equipo y páginas que ellos.

• Solo pueden @mencionar a los miembros con los que comparten acceso a una página o a un espacio de equipo.

Puedes encontrar los controles relacionados con los miembros restringidos en Configuración. Descubre más aquí →

El rol de miembro de Espacio de equipo engloba tanto a los miembros como a los miembros restringidos. Esto significa que un miembro restringido no puede tener un nivel de acceso inferior al de un miembro.

Si quieres asignar un nivel de acceso más bajo a los miembros restringidos de un Espacio de equipo, tendrás que usar grupos de permisos o permisos individuales. Para ello:

1. Crea un nuevo IDP o grupo de permisos que incluya a todos los miembros del espacio de trabajo que deban formar parte del Espacio de equipo. Por ejemplo, podrías llamarlo "Miembros del Espacio de equipo A".

2. Cambia el nivel de acceso del miembro del espacio de equipo al nivel que quieras asignar a los miembros restringidos.

   

3. Agrega el grupo de permisos (en este caso, "Miembros del espacio de equipo A") al espacio de equipo y asígnale el nivel de acceso que quieras.

   

Los invitados son personas externas a tu empresa u organización a las que invitas a tu espacio de trabajo página por página. Por ejemplo, los invitados podrían ser:

• Personas que tienen un dominio de correo electrónico de organización diferente.

• Clientes a los que quieras que te den su opinión sobre tu trabajo

• Amigos, familiares o mentores que quieras que contribuyan o revisen tu trabajo

Los invitados comparten muchas capacidades con los miembros, excepto:

• No se les puede otorgar acceso a todo el espacio de trabajo. Deben recibir una invitación a páginas individuales para ver esas páginas y sus subpáginas.

• No pueden agregarse a grupos de miembros.

• No pueden cambiar la configuración del espacio de trabajo ni la información de facturación.

• No pueden agregar nuevos miembros al espacio de trabajo.

• No pueden agregar nuevas conexiones a tu espacio de trabajo.

Una vez que un invitado haya solicitado unirse a tu espacio de trabajo como miembro, podrá crear páginas privadas en él.

Los miembros temporales son consultores aprobados de Notion Marketplace a quienes un admin les ha otorgado acceso por tiempo limitado a tu espacio de trabajo. Tienen el mismo acceso que los miembros habituales hasta su fecha de vencimiento. Una vez que pasa esa fecha, pierden el acceso automáticamente.

• Los miembros temporales no ocupan una licencia de pago.

• El acceso vence automáticamente en la fecha establecida por un administrador (hasta un máximo de un año).

• Los administradores pueden extender o eliminar el acceso en cualquier momento.

• Solo los administradores del espacio de trabajo pueden agregar miembros temporales.

Descubre cómo agregar un miembro temporal en este artículo.

Los propietarios del espacio de trabajo son admin que pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y gestionar a otros propietarios, admin, miembros e invitado del espacio de trabajo. Cada espacio de trabajo tiene al menos un propietario. Los miembros pueden convertirse en propietarios del espacio de trabajo.

El Administrador de miembros es un rol que existe solo en el plan Enterprise. Los Administradores de miembros pueden agregar o eliminar miembros de espacios de trabajo o grupos, pero no tienen la capacidad de cambiar la configuración del espacio de trabajo. Los miembros de un plan Enterprise pueden convertirse en Administradores de miembros.

Si tu organización tiene varios espacios de trabajo en Notion, estos pueden agruparse como una sola organización. Los propietarios de la organización pueden ver y gestionar todos sus espacios de trabajo y miembros en un lugar central y aplicar la configuración de forma general. Obtén más información sobre los propietarios de la organización y los controles a nivel de organización aquí →

Para cambiar el rol de un miembro o invitado en un espacio de trabajo, debes ser propietario del espacio de trabajo o administrador de membresía. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Abre el menú desplegable junto al rol del miembro o las páginas del invitado.

4. Selecciona Propietario del espacio de trabajo, Administrador de miembros o Miembro. Si vas a convertir a un invitado en miembro, selecciona Convertir en miembro.

Si quieres convertir a alguien en propietario de la organización, debes ser tú mismo propietario de la organización. Haz lo siguiente:

1. Abre el selector de espacio de trabajo y selecciona Gestionar organización.

2. En la configuración de tu organización, selecciona la pestaña Personas → Administrar miembros.

3. Selecciona ••• junto al nombre de un miembro → Convertir en propietario de la organización.

Para eliminar a un miembro o invitado de un espacio de trabajo, el propietario del espacio de trabajo o el administrador de miembros pueden:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Dependiendo del plan y de a quién intentes eliminar:

   • Abre el menú desplegable para ver el rol o el nivel de acceso de un miembro y, a continuación, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Abre el menú desplegable para ver las páginas a las que tiene acceso un invitado o haz clic en ••• junto a un invitado y, a continuación, selecciona Eliminar o Eliminar del espacio de trabajo.