Gestionar miembros e invitados

Para agregar un miembro usando su correo electrónico:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona Agregar miembros y escribe la dirección de correo electrónico de la persona que desea añadir. Si no tienes permisos para invitar, tendrás la opción de solicitar que se agregue un miembro.

4. Selecciona si deseas agregarlos como propietario del espacio de trabajo, administrador de membresía o miembro en el menú desplegable y, luego, presiona Invitar.

5. Recibirán un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y unirse al espacio de trabajo.

Para agregar un miembro a través de un enlace:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona Copiar enlace para copiar el enlace secreto a tu portapapeles y compártelo con cualquier persona a la que quieras invitar a trabajar contigo.

4. Cuando un usuario invitado hace clic en el enlace secreto, podrá unirse a tu espacio de trabajo automáticamente como miembro de pago, sin que tengas que añadir su dirección de correo electrónico manualmente.

5. Si no deseas poder invitar personas a tu espacio de trabajo con un enlace, desactiva la opción junto a Invitar enlace.

Si en tu empresa se usa Notion, puedes facilitar el acceso automático de cualquier persona a tu espacio de trabajo como miembro cuando se registre con su correo electrónico del trabajo. Para configurar esta opción, los propietarios de espacios de trabajo pueden hacer lo siguiente:

1. Ve a Configuración → Configuración.

2. En Dominios de correo electrónico permitidos, ingresa cualquier dominio de correo electrónico al que desees otorgar acceso automáticamente, como el dominio de correo electrónico de tu empresa. En este campo, puedes agregar varios dominios permitidos, pero solo podrás agregar dominios a los que pertenezcan las cuentas de los miembros del espacio de trabajo.

A partir de ese momento, cualquiera que inicie sesión en Notion con un correo electrónico que tenga uno de estos dominios, verá la opción de unirse al espacio de trabajo durante el proceso de incorporación. Si el usuario se une a tu espacio de trabajo, se volverá un miembro de este y se te facturará debidamente.

Para cambiar el rol de un miembro en el espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona el menú desplegable para el rol de un miembro y, luego, escoge Propietario del espacio de trabajo, Administrador de miembros o Miembros.

Recuerda que los invitados se pueden agregar a páginas individuales, pero no a un espacio de trabajo entero. Para compartir una página con un invitado:

1. Dirígete a Compartir en la esquina superior derecha de la página.

2. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras invitar.

3. Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el menú desplegable y presiona Invitar.

4. Selecciona Omitir por ahora para asegurarte de agregarlos como invitados y no como miembros.

La persona que invites recibirá un correo electrónico con un enlace a la página. Si todavía no utiliza Notion, tendrá que registrarse para acceder a la página.

Para que te resulte más fácil agregar invitados a tu espacio de trabajo, Notion también permite que personas ajenas a tu espacio de trabajo solicitar acceso a determinadas páginas de tu espacio de trabajo. Esta función está disponible y activada de forma predeterminada para todos los planes excepto el plan Enterprise.

Si tienes un plan Plus o Business, puedes desactivar esta opción. Pero, lamentablemente, no podrás desactivar esta función si tienes un plan gratuito. Para hacerlo:

1. Abre Configuración → Seguridad.

2. Desactiva las solicitudes de acceso a la página de quienes no sean miembros.

Una vez que el invitado envíe una solicitud para acceder a una página, se enviará una notificación a la bandeja de entrada de la persona que haya creado la página. Quien haya creado la página puede aprobar la solicitud y modificar el nivel de acceso para ese invitado, o puede ignorar la solicitud.

Los miembros de un espacio de trabajo pueden solicitar agregar invitados. Esta función está disponible únicamente en los planes Enterprise y solo los propietarios de espacios de trabajo pueden activarla o desactivarla.

Para que los miembros puedan solicitar agregar invitados a las páginas del espacio de trabajo, los propietarios pueden hacer lo siguiente:

1. Ve a Configuración → Seguridad.

2. No olvides activar Deshabilitar invitados para miembros y a continuación, activa Permitir a miembros que soliciten agregar invitados. Los propietarios del espacio de trabajo pueden desactivar a los invitados sin borrar a los invitados ya estén en el espacio de trabajo. Siguen contando con la opción de borrar a todos los invitados existentes si así lo desean.

Una vez activado, los miembros tendrán que mandar una solicitud antes de poder enviar una invitación. Los propietarios de espacios de trabajo están exentos y pueden seguir enviando invitaciones directamente.

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedesenviar invitaciones directamente.

Si eres miembro:

1. Navega hasta la página a la que quieres llevar a tu invitado. Al igual que con la función normal de compartir, debes tener permisos de acceso total en la página para solicitar el envío de invitaciones.

2. Selecciona Compartir y escribe el nombre del invitado que quieres sumar.

3. Selecciona el rol que quieres que tenga el invitado.

4. Selecciona Invitar.

5. Se enviará una notificación al propietario de tu espacio de trabajo sobre tu solicitud, junto con la página, el rol y el correo electrónico del invitado que solicitaste. También recibirás una confirmación de que el propietario de tu espacio de trabajo fue notificado.

Las solicitudes de invitación deben aprobarse de forma individual para cada página y cada invitado. Solo los propietarios de espacios de trabajo pueden ver y aprobar las solicitudes de invitación. Cada solicitud tendrá el correo electrónico del invitado, el miembro que la solicitó, el rol y el nombre de la página.

El propietario de un espacio de trabajo puede aprobar o rechazar una solicitud para invitar a un invitado directamente desde la notificación que recibe, o accediendo a Configuración → Miembros → Invitados, donde verá las solicitudes en la parte superior. Una vez que el propietario del espacio de trabajo responda a una solicitud, se notificará la decisión al miembro que envió la invitación.

Convierte en miembro a cualquier invitado para otorgarle acceso a todo el espacio de trabajo En los planes pagos, se te cobrará por cada miembro adicional. Para convertir un invitado en miembro, sigue estos pasos:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Invitados.

2. Marca la casilla junto a los invitados que quieras convertir en miembros.

3. Selecciona Convertir {#} invitado(s) en miembro(s).

4. Una vez que se convierten en miembros, puedes encontrarlos en tu lista de miembros y cambiar su rol.

Si tienes un plan que no sea Enterprise, también te sugeriremos algunos invitados que podrían beneficiarse de ser miembros en tu espacio de trabajo. Para ver cuáles invitados, ve a Configuración → Miembros → Sugerencias. Puedes seleccionar Subir de categoría para convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo.

Para eliminar a un miembro o invitado de un espacio de trabajo, el propietario del espacio de trabajo o el administrador de miembros pueden:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Dependiendo del plan y de a quién intentes eliminar:

   • Abre el menú desplegable para ver el rol de un miembro y, a continuación, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Haz clic en ••• junto a un miembro y selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Abre el menú desplegable para ver las páginas de un invitado y selecciona Eliminar.