Vistas, filtros y órdenes

Existen seis formas diferentes de visualizar el contenido de una base de datos. A continuación te mostramos una descripción general de cada diseño:

• Tabla: las tablas te permiten ver las páginas de bases de datos como filas, donde cada propiedad está representada por una columna.

• Tablero: esta vista agrupa los elementos por propiedad. Por ejemplo, puedes usar un tablero Kanban para mover tareas de un estado a otro conforme los avances registradas para cada una.

• Cronograma: utiliza tu base de datos para trazar los hitos del proyecto en una línea de tiempo, así podrás ver cuándo se llevarán a cabo y cuánto tiempo tardarán en completarse.

• Calendario: esta vista muestra tus elementos en función de la propiedad Fecha.

• Lista: las listas son una forma muy limpia y minimalista de representar los elementos de tu base de datos.

• Galería: esta vista es útil para destacar imágenes. Puedes editar la galería para mostrar imágenes contenidas en la propiedad de contenido multimedia; en caso contrario, la galería mostrará todos los contenidos que se encuentran en la página de la base de datos.

• Gráfico: esta vista representa los elementos de la base de datos en un gráfico de barras, de líneas o de anillos. Así te resultará más fácil analizar la información y generar informes.

También puedes crear, compartir y recopilar información mediante formularios, que están conectados a bases de datos.

Las bases de datos nuevas se crean como tablas. Después de esto, puedes crear una nueva vista seleccionando + junto al nombre de la base de datos o vistas de base de datos existentes. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que hacer clic en el nombre de la vista actual y seleccionar Nueva vista.

En el menú que aparece, selecciona un tipo de vista. A continuación, asigna un nombre a la vista.

Puedes reordenar tus vistas arrastrándolas. Si tienes muchas vistas, puedes seleccionar {#} más... junto a ellas para poder hacerlo.

En la barra lateral, las vistas se muestran como elementos anidados dentro de una base de datos de página completa. Puedes identificar que son vistas porque tendrán un • a la izquierda. Haz clic en una vista en la barra lateral para acceder directamente a ella.

Cuando estés en una vista determinada, puedes hacer clic en su nombre para renombrarla, duplicarla, eliminarla, copiar su enlace o editar sus componentes. También puede editar los componentes de la vista haciendo clic en el menú de edición situado en la parte superior derecha de la base de datos.

El menú de edición tiene una sección llamada Configuración de vista. Este menú contiene las siguientes opciones:

• Diseño: permite definir cómo se va a organizar visualmente tu base de datos.

• Visibilidad de la propiedad: muestra u oculta las propiedades de la base de datos para cada vista.

• Filtrar: agrega criterios basados en valores de propiedad para mostrar u ocultar datos.

• Ordenar: ordena según una propiedad para cambiar el orden en que se muestran las páginas.

• Agrupar: agrupa tus datos según los valores de una propiedad.

• Subagrupar: crea una segunda capa de agrupación dentro de tus grupos existentes. Por ejemplo, los grupos por estado también se pueden subagrupar por prioridad.

• Copiar enlace a la vista: obtén un enlace directo a la vista de base de datos en particular en la que te encuentras.

Puedes encontrar más información sobre filtros, órdenes y grupos a continuación.

Dentro de cada vista, puedes elegir cómo deseas que se abran las páginas de la base de datos. Hay tres opciones:

• Ventana lateral: abre páginas en el lado derecho de la base de datos. El resto de la vista de la base de datos sigue siendo interactiva a la izquierda.

• Ventana central: abre páginas en un modal centrado.

• Página completa: abrir páginas como páginas completas directamente.

Para cambiar la forma en que se abren las páginas en una vista en particular:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. Selecciona Diseño.

3. Abre el menú junto a Abrir páginas en y selecciona una de las opciones.

Notion facilita el filtrado de las bases de datos para que solo se muestren los elementos que cumplan los criterios especificados. El grado de complejidad de dichos filtros depende por completo de ti.

Para filtrar las entradas visibles en una vista de base de datos:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres filtrar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el filtro se aplique para todos en la vista de la base de datos. Si quieres que el filtro se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

Puedes crear vistas de bases de datos más específicas, y combinar la lógica AND y OR mediante grupos de filtros. Pueden anidarse hasta en tres niveles de profundidad. Funciona así:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista → Agregar filtro avanzado.

3. En el menú que aparece, elige las propiedades por las que quieres filtrar y personaliza las lógicasY y O del filtro avanzado.

Para eliminar un filtro:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista.

3. Abre el filtro que quieres eliminar y en el menú que aparece, selecciona ••• → Eliminar filtro.

Puedes ordenar la base de datos de manera que los elementos se muestren según sus propiedades por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, puedes ordenar las páginas de la base de datos por prioridad, por la fecha de la última edición o alfabéticamente.

Para ordenar tu base de datos:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres ordenar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el orden se aplique a todos en la vista de la base de datos. Si quieres que el orden se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

5. Cambia el orden en el que se aplican los distintos órdenes arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo mediante el ícono ⋮⋮.

Para eliminar un orden:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Haz clic en X junto al orden que deseas eliminar.

Puedes agrupar la base de datos en la tabla según diferentes propiedades para visualizarlas de formas distintas. Sigue estos pasos:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres agrupar.

Ahora la base de datos se agrupará según los valores de esa propiedad. Puedes ir al menú de edición y seleccionar Agrupar para:

• Ocultar o mostrar grupos seleccionando la opción 👁️ junto a cada uno.

• Ordenar tus grupos de forma manual o mediante las opciones proporcionadas (alfabético, ascendente y más).

• Ocultar grupos vacíos.

Para desactivar la agrupación:

1. Abre el menú de edición ubicado en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Selecciona Eliminar agrupación.

Las bases de datos que contengan al menos tres páginas también se podrán buscar para que puedas analizar fácilmente la información que contienen. Para buscar en una base de datos, selecciona 🔍 en la parte superior de la base de datos e ingresa una consulta. A medida que escribas, la base de datos solo mostrará las páginas que coincidan con tu consulta. La búsqueda en la base de datos analiza los títulos y las propiedades de las páginas de la base de datos.

Si tiene una base de datos grande, tal vez sea tedioso seguir avanzando entre propiedades para comparar sus datos.

En su lugar, puedes inmovilizar una columna, lo que hará que permanezca visible en el lado izquierdo sin importar a qué parte de la base de datos te desplaces.

1. Para inmovilizar una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Fijar hasta esta columna.

2. Para desbloquear una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Desbloquear columna.