Conectar el calendario a los agentes personalizados

Los agentes personalizados pueden conectarse al calendario para automatizar los flujos de trabajo que tienen que ver con la programación. Una vez conectados, pueden optimizar tu agenda, preparar y gestionar la logística de las reuniones y evitar la superposición de eventos, bien a través de activadores automatizados o conversando directamente con el agente en cuestión.

La conexión al calendario para los agentes personalizados está disponible en los planes Business y Enterprise,

y es compatible con Notion Calendar, Google Calendar y Apple Calendar.

1. Conversa con tu agente. Dale instrucciones específicas sobre cómo gestionar los eventos del calendario.

   • Esto también se puede hacer de forma manual en la configuración de un agente personalizado. Ve a Herramientas y acceso, luego elige + Agregar conexión → Calendario → Conectar.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso

3. Elige los calendarios a los que quieres que tu agente tenga acceso.

4. Concede los permisos que necesita tu agente para cada calendario conectado: lectura o lectura y escritura.

5. Elige si el agente debe solicitar confirmación antes de ejecutar una acción.

6. Prueba la conexión. Si el comportamiento del agente no es el que esperas, conversa con tu agente para aclarar las instrucciones.

Consejo: Proporciona instrucciones específicas. Por ejemplo: “Todas las mañanas a las 8:00, resume las reuniones de hoy y envíame un informe” o “Cuando se agregue una nueva reunión externa, crea una página de preparación en mi base de datos de Reuniones”.

Agrega un activador basado en el calendario en la configuración de tu agente personalizado.

1. En Activadores, haz clic en + Agregar conexión → Calendario → Conectar.

2. En Calendario, elige entre los siguientes activadores:

   • Evento creado: se ejecuta cuando se agregan nuevos eventos a tu calendario

   • Evento actualizado: se ejecuta cuando cambian los detalles del evento (hora, asistentes, etc.).

   • Evento cancelado: se ejecuta cuando se borran eventos de tu calendario

3. Elige los calendarios en los que quieres que se ejecute el activador.

4. Agrega un filtro para restringir qué eventos activan un disparador de calendario. Cada disparador se puede filtrar para que solo se ejecute cuando un evento cumpla con los criterios para un título, descripción, ubicación, propietario o estado de todo el día específicos.

Cuando conectas el calendario, puedes elegir qué permisos obtiene tu agente.

• Lectura: permite al agente personalizado ver información sin realizar cambios en el calendario.

• Lectura y escritura: permite al agente personalizado ver y cambiar eventos en el calendario.

• Solicitar confirmación: requiere que un usuario apruebe o cancele una acción antes de que se ejecute. Cuando está desactivado, el agente puede modificar eventos y enviar invitaciones sin aprobación.

• Establecer como predeterminado: cambia el calendario conectado que debe usar tu agente de forma predeterminada.

  • Si tienes varios calendarios en la misma cuenta de calendario, esto establece el calendario predeterminado que usará el agente a menos que especifiques uno diferente.

  • Si conectas varias cuentas de calendario, puedes elegir un calendario predeterminado independiente para cada cuenta.

Al compartir un agente personalizado con una conexión de calendario, los agentes muestran lo que el usuario que configuró la conexión puede ver en el calendario.

Por ejemplo, si el usuario conectado tiene un evento privado cuyos detalles solo él puede ver, cualquier usuario con acceso Puede ver e interactuar o superior puede ver ese evento.

Al compartir un agente personalizado con una conexión de calendario, cualquier usuario con acceso Puede ver e interactuar con un agente puede interactuar completamente con el calendario conectado.

Para obtener los mejores resultados, dale a tu agente personalizado instrucciones específicas.

Obtén un resumen diario de tus reuniones y prioridades para iniciar cada día con el pie derecho.

Dile a tu agente personalizado: “Todas las mañanas de lunes a viernes a las 8:00, revisa mi calendario del día. Resume mis reuniones con detalles clave como los asistentes, los horarios y cualquier trabajo de preparación que necesite. Envíame una notificación con el informe”.

Genera automáticamente agendas o notas antes de reuniones importantes.

Dile a tu agente personalizado: “Cuando se agregue una nueva reunión externa a mi calendario, crea una página en mi base de datos de Reuniones. Incluye el título de la reunión, los asistentes, la hora y una sección para notas de preparación y elementos de acción”.

Mantén tu calendario organizado al gestionar las tareas de programación de rutina de forma automática.

Dile a tu agente personalizado: “Cuando alguien solicite una reunión a través de Slack, consulta mi calendario para verificar la disponibilidad, encuentra un horario que funcione, crea el evento y envía invitaciones a todos los participantes”.

Evita el caos en la programación al encontrar los mejores horarios para las reuniones con varios asistentes.

Dile a tu agente personalizado:“Cuando te pida que programes una reunión con los miembros del equipo, usa ‘Buscar tiempo con los participantes’ para verificar la disponibilidad de todos. Sugiere las 3 mejores opciones y crea el evento una vez que lo confirme”.

Si tu agente personalizado encuentra errores, dale un “pulgar hacia abajo” y conversa con el agente para diagnosticar la incidencia. Luego, sigue estos pasos:

Si no puedes encontrar el Calendario en Herramientas y acceso, el Calendario se desconecta después de unos días o un Agente no puede ver los eventos:

• Confirma que el calendario esté conectado.

• Desconecta, borra las cookies y vuelve a conectarte con la cuenta correcta.

Si tu agente no se está ejecutando cuando se cambia un evento del calendario, se está ejecutando varias veces o los detalles del evento no se leen correctamente:

• Revisa la pestaña Actividad para ver si el activador funciona.

• Verifica que la conexión del Calendario esté activa en Herramientas y acceso

• Prueba con un evento simple para aislar la incidencia

• Confirma que el activador esté configurado en el calendario correcto (si tienes varios)