Empieza a usar tu agente personal en Notion

La mayoría de las herramientas de IA te dan el primer impulso: redactan textos, sugieren ideas y responden preguntas. Sin embargo, terminar una tarea suele implicar pasos extra, como actualizar un seguimiento, compartir documentos y asegurarse de que todo quede sincronizado.

Con la IA de Notion tienes un agente personal que no solo te ayuda, sino que hace el trabajo por ti, porque lo gestiona todo: desde tareas rápidas hasta flujos de trabajo complejos con varios pasos. Puedes pedirle que edite páginas, actualice bases de datos e incluso analice información en tus herramientas y en la web.

Con esta guía aprenderás a usar tu agente para:

• Crear, consultar y editar bases de datos.

• Crear y editar varias páginas en tu espacio de trabajo.

• Buscar y analizar información en tus herramientas conectadas.

• Personalizar la forma en que trabaja.

Tu agente puede completar tareas de varios pasos de principio a fin: solo tienes que indicarle tus objetivos y se pondrá manos a la obra. Al ser como un experto en Notion, sabe cómo trabajar con la mayoría de los bloques de contenido. Además, puedes activarlo con cualquier plan que incluya la IA de Notion.

Para empezar, haz clic en el icono circular con una cara en la esquina inferior derecha de tu espacio de trabajo o abre la pestaña de la IA de Notion en la barra lateral izquierda.

Tu agente puede crear o editar bases de datos en cuestión de segundos. Descríbele lo que necesitas y configurará las propiedades, relaciones, gráficos y vistas adecuadas para que puedas usarlas de inmediato. Aquí tienes algunas formas de empezar:

• Crear una nueva base de datos. Pídele al agente: «Crea una base de datos de campañas de marketing con tareas para 3 publicaciones de blog, 15 publicaciones en redes sociales y 2 correos electrónicos para nuestros próximos lanzamientos de otoño. Incluye las siguientes columnas: propietario, fecha de entrega y estado. Añade vistas de cronograma y tablero. Para cada página de tareas, inserta un breve esquema del contenido con los puntos clave».

• Editar las propiedades y las vistas de tu base de datos. Pídele al agente: «Crea una vista personalizada de todas las tareas que tengo asignadas y, a continuación, marca todas las tareas de septiembre como finalizadas».

Recuerda que, cuanto más concretas sean tus instrucciones, mejores serán los resultados. Sigue perfeccionando el proceso diciéndole a tu agente qué cambiar o añadir. Te pedirá que confirmes la eliminación de cualquier página que quieras borrar.

Los PDF están por todas partes, pero extraer información útil suele implicar escanear y copiar y pegar de forma tediosa. Por suerte, tu agente puede convertir archivos estáticos en contenido estructurado:

• Haz un seguimiento de los detalles del contrato: sube un PDF del contrato de un proveedor y pídele a tu agente: «Convierte este contrato en un documento para hacer el seguimiento de fechas clave, entregas y tareas. Incluye fechas de vencimiento, propietarios, citas de cláusulas, condiciones de pago y alertas de plazos». Tu agente leerá el contrato y lo organizará todo en un formato estructurado.

• Organiza conclusiones de investigación: cuando tengas varios informes, dile a tu Agente: «Revisa estos PDF de investigación de usuarios y crea un resumen con los hallazgos principales, citas de usuarios y los próximos pasos, agrupados por área de producto».

Una de las formas más eficaces de utilizar los agentes es para crear y editar contenido. En lugar de empezar desde cero o actualizar la información manualmente, tu agente puede encargarse de desarrollar el contenido y de realizar actualizaciones específicas. Esto es lo que puede hacer:

• Crea documentación de proyectos: para transformar notas de reuniones o transcripciones en documentos de proyecto prácticos, puedes pedirle esto: «Basándote en la reciente lluvia de ideas del Proyecto XYZ, crea un documento de inicio del proyecto con los objetivos, los roles del equipo y una vista general del calendario».

• Gestiona tu base de conocimiento: cuando cambie la política de tu empresa, dile a tu agente: «Cada año todos reciben dos días de vacaciones extra, además de un día de para realizar voluntariado y otro libre por su cumpleaños. ¿Puedes encontrar nuestra página de política de vacaciones y añadir los nuevos beneficios?». El agente encontrará las páginas relevantes, las actualizará y mantendrá la coherencia en el tono y el formato de la página.

La información está dispersa por todas partes: conversaciones de Slack, tickets de soporte, archivos de Google Drive, bases de datos de proyectos... Por suerte, tu agente puede buscar en todas tus herramientas conectadas para reunirla. Aquí tienes algunas formas de empezar:

• Crea informes completos de feedback: pídele a tu agente: «Crea un informe que recoja el feedback de nuestros clientes utilizando las conversaciones de Slack de #feedback-clientes y las reseñas recientes de la web. Resalta los tres principales problemas y sugiere soluciones». Tu agente revisará las conversaciones internas y las fuentes públicas, detectará temas recurrentes y te entregará un informe claro con recomendaciones prácticas.

• Investiga a tu competencia: pídele a tu agente: «Revisa los casos prácticos y las presentaciones de la carpeta de Google Drive de Ventas Enterprise, investiga los paquetes de productos y los precios de la competencia en la web, y crea un manual de ventas que destaque nuestros elementos diferenciadores y sugiera argumentos de venta». Tu agente se basará en los recursos internos y en la información del mercado externo y, a continuación, lo compilará todo en un manual estructurado que tu equipo de ventas podrá utilizar de inmediato.

Tu agente se adapta a tu forma de trabajar y comunicarte, por lo que se convierte en un compañero de equipo personalizado que parece una extensión de ti. Puedes modificar su personalidad, apariencia y estilo de comunicación para que se adapten a tus preferencias.

Para empezar, pasa el cursor sobre la cara de la IA de Notion hasta que veas Personalizary, a continuación, haz clic para editar. Desde ahí:

• Añádele personalidad: elige un nombre y un accesorio que se adapten a tu estilo.

• Establece preferencias de comunicación: crea una página de instrucciones para enseñar a tu agente tu tono, tus flujos de trabajo y tus peculiaridades. Empieza desde cero o usa una plantilla.

• Deja que aprenda: tu agente va aprendiendo mientras chateas. Añade detalles como «Sara es mi jefa» o «nos centramos en los lanzamientos de productos» para que pueda adaptar las respuestas. Con el tiempo, recordará tu estilo y tus flujos de trabajo.

Con los agentes, puedes convertir las ideas en sistemas completos mediante conversaciones sencillas. Ni siquiera necesitas conocimientos técnicos: solo tienes que describir tus objetivos y verás cómo tu agente los hace realidad.