Cómo usar Notion Calendar

La mayoría de apps de calendario son herramientas independientes, desconectadas de los entornos en los que trabajas y almacenas tu conocimiento.

Hemos diseñado Notion Calendar expresamente para que puedas gestionar todos tus compromisos sin salir de tu entorno de trabajo.

Ya tienes tus tareas, proyectos, notas y conocimientos en Notion. Ahora también puedes añadir el aspecto temporal.

Así, en lugar de tener que agregar manualmente bloques de prioridades, tareas y elementos de trabajo de Notion a tu calendario, lo único que tienes que hacer es conectar una base de datos o enlazar una página de Notion a un evento.

Notion Calendar también se sincroniza con el calendario de Google, por lo que puedes unificar tus calendarios personal y profesional en una única aplicación y pasar menos tiempo organizando tus compromisos.

Podrás tener tus días y semanas bajo control con total transparencia y sin perderte ninguna reunión importante.

En esta guía, repleta de valiosos trucos y consejos, te mostramos cómo empezar a usar Notion Calendar.

Solo te hará falta dar cinco sencillos pasos para empezar a utilizar Notion Calendar.

1. Descarga la app de escritorio: Notion Calendar es independiente de la app de Notion, por lo que deberás descargar la app Notion Calendar para Mac o Windows.

2. Habilita las notificaciones de eventos: Si lo haces, recibirás recordatorios sobre los próximos eventos, incluida una cuenta atrás en la barra de menú del escritorio.

3. Conecta las cuentas de calendario: Si conectas todas tus cuentas de Google, los eventos de los calendarios correspondientes aparecerán en Notion Calendar. Puedes ocultar los calendarios según prefieras.

4. Enlaza tu espacio de trabajo de Notion: Sigue los pasos para vincular Notion Calendar a tu espacio de trabajo.

5. Añade bases de datos de Notion: Con los espacios de trabajo conectados, puedes comenzar a añadir bases de datos de Notion al calendario. En el calendario aparecerán eventos para los elementos de las bases de datos conectadas que tengan fecha y hora.

Puede que ahora mismo gestiones tus compromisos en una app de calendario independiente con varios calendarios dentro de ella. Si ya usas Notion para gestionar tus tareas y conocimientos, Notion Calendar es la manera perfecta de conectar tus eventos con el contexto que necesitan.

Una vez que tengas todos tus calendarios y bases de datos conectados, puedes programar reuniones, añadir eventos vinculados a tus bases de datos de Notion y enlazar páginas de Notion a los eventos con tal de aprovechar tu tiempo al máximo.

Para comenzar a usar Notion Calendar solo tienes que descargar e instalar la app, iniciar sesión con Google y ¡listo!

Notion Calendar te permite:

• Ver todos tus compromisos profesionales y personales en un único lugar: Tu vida laboral y privada están interconectadas, por lo que tu calendario debería reflejarlo. Visualiza todos tus calendarios en Notion Calendar sin tener que cambiar de herramienta. Para conectar un calendario, haz clic en + Añadir cuenta de calendario y selecciona todos tus calendarios.

• Bloquear eventos personales en tu calendario: Activa el bloqueo de eventos haciendo clic en tu calendario personal, en la barra lateral. Así podrás crear bloques de tiempo reservado en tu calendario de trabajo para todos los eventos personales.

• Conectar bases de datos de Notion para que los eventos aparezcan en tu agenda: Hasta ahora, tenías que copiar los eventos de una base de datos de Notion en una app de calendario independiente. Por suerte, Notion Calendar incluye automáticamente en tu calendario los eventos con fecha de las bases de datos que hayas conectado.

• Enlazar páginas de Notion a tus eventos: En los eventos que hayas creado en tu calendario desde una base de datos conectada, selecciona Abrir en Notion para acceder a la página de Notion correspondiente. Cuando crees un nuevo evento en Notion Calendar, haz clic en Documentos y enlaces para enlazar una página de Notion existente o crear una nueva.

• Crear una cuenta atrás para tus próximos eventos: El temporizador de cuenta atrás de la barra de menú te ayuda a anticipar los eventos de tu agenda.

No importa si los miembros de tu equipo están en la mesa de enfrente o en la otra punta del mundo: Notion Calendar te ayuda a conectar con ellos y colaborar fácilmente.

Crea un nuevo evento haciendo doble clic en la hora y fecha de tu calendario. Añade a los Participantes que recibirán una invitación, incluye un Enlace de conferencia de Zoom o Google Meet, añade la Ubicación y adjunta cualquier Documento o enlace relevante.

Tus compañeros también pueden reservar reuniones contigo. Para activar esta opción, haz clic en Compartir disponibilidad, en el Planificador de reuniones. Marca las horas disponibles en tu calendario y tus colegas podrán reservar una reunión contigo con solo un clic.

Si tu equipo es internacional, no tendrás que perder más tiempo buscando una hora adecuada para todos. Puedes visualizar la agenda en diferentes ubicaciones haciendo clic en la zona horaria, en la esquina superior izquierda, y seleccionando otra zona horaria.

Notion Calendar es muy intuitivo, y puede serlo aún más si usas los accesos directos.

Aquí tienes unos cuantos que agilizarán tu flujo de trabajo:

• Ir a hoy: Pulsa T para acceder al día de hoy o haz clic en el botón Hoy, en la parte superior de la cuadrícula.

• Ir a la siguiente semana o mes: Pulsa J para pasar a la siguiente semana (si estás en vista semanal) o mes (si estás en vista mensual). Pulsa K para regresar a la semana o mes anterior.

• Avanzar o retroceder: Usa las teclas ← y → para moverte hacia la izquierda (fechas pasadas) o derecha (fechas futuras).

• Compartir tu disponibilidad: Pulsa S para acceder a la ventana de Compartir disponibilidad y marca las horas libres en tu calendario.

• Ver el próximo evento: Salta al siguiente evento de tu calendario pulsando N. También puedes visualizar el evento anterior pulsando B o mayúsculas/shift + N.

• Mostrar u ocultar fines de semana: Pulsa Ctrl/⌘ K para mostrar u ocultar los fines de semana en el calendario.

• Consultar y personalizar los accesos directos de teclado: Pulsa ? para ver una lista de todos los accesos directos de teclado disponibles. Puedes cambiar a tu gusto los accesos directos entrando en Configuración, Calendario y pulsando la barra de Menú.

Al conectar las bases de datos con Notion Calendar, puedes convertir las entradas de una base de datos en eventos de tu calendario.

Cuando añadas una base de datos, todos los elementos con fecha de la misma se mostrarán en tu calendario. Si no has especificado horas de inicio y finalización, los elementos se mostrarán como eventos de Todo el día en la parte superior de la vista de calendario. Puedes arrastrar y soltar estos eventos para limitarlos a horas específicas del día. Tu base de datos de Notion se actualizará automáticamente con los cambios realizados en el calendario.

Conecta tu base de datos de tareas personales a Notion Calendar para realizar un seguimiento de todo lo que tienes que hacer y gestionar tu lista de tareas pendientes.

Esta opción es muy útil si quieres bloquear franjas de tiempo con la intención de aumentar tu productividad. Para poder bloquear en el calendario el tiempo que llevará cada tarea, asegúrate de que los elementos de tu base de datos incluyen horas de inicio y finalización.

Mantente al día de los lanzamientos planificados conectando la hoja de ruta de producto de tu equipo con tu calendario de Notion.

Los eventos con duración de todo el día aparecerán en la parte superior de tu agenda del día y no bloquearán horas en el calendario.

Pasa a la vista mensual, en el menú desplegable de la esquina superior derecha, para visualizar los lanzamientos del mes.

Mantente al día de los plazos de publicación conectando el calendario de contenidos de tu equipo con Notion Calendar.

Así podrás ver los contenidos programados para planificar tu tiempo y crear el contenido de apoyo necesario. También podrás acceder fácilmente a cualquier artículo y publicar borradores y notas en Notion con solo un clic.

Los ajustes de programación de Notion te ayudan a gestionar tu horario en un único lugar. Con ellos puedes desde agendar varias reuniones al mismo tiempo hasta comprobar que no haya conflictos en tu calendario.

Con Notion Calendar puedes crear fácilmente varias franjas horarias para reuniones, como horas de oficina, con un único enlace para compartir. El enlace permanece activo mientras haya disponibilidad, lo que permite que varias personas reserven horas sin tener que generar enlaces nuevos. Esto significa que puedes compartir un enlace de invitación que permanecerá activo hasta que se reserven todas las franjas horarias. Para aprender a crear un enlace para compartir, visita nuestro artículo de referencia.

Tener que gestionar varios calendarios puede ser un dolor de cabeza. Cuando se tiene el calendario de trabajo y el personal por separado, es difícil coordinarlo todo y asegurarse de que la última reunión no coincida con el gimnasio o de que la cita con el médico no sea a la misma hora que una llamada importante. Tener varios calendarios complica aún más compartir tu disponibilidad para actividades como reuniones informales o las horas de oficina. Ahí es donde resulta útil la función para evitar conflictos de Notion Calendar. Cuando está habilitada, el enlace para compartir tu disponibilidad solo mostrará los horarios disponibles que no entren en conflicto con los eventos marcados como «ocupados» en el calendario(s) que elijas.

Esto es lo que se considera un evento «ocupado»:

1. Un evento marcado como tiempo de concentración o como fuera de la oficina

2. Una reunión a la que has respondido como aceptada (sí) o provisional (tal vez)

3. Un evento que has creado u organizado tú

Cuando estés configurando tu disponibilidad para compartir, puedes activar la opción de evitar conflictos y mantener tu agenda organizada. Para activar esta función:

• Haz clic en compartir disponibilidad en el menú de la derecha

• Activa evitar conflictos en tu calendario principal y selecciona los calendarios que quieres sincronizar

Con esta opción, tu enlace de invitación se actualiza automáticamente de forma que se muestren solo horarios sin conflictos con reuniones ya programadas. Solo tienes que actualizar el enlace para ver las horas disponibles.

Los participantes de una reunión pueden modificar o cancelar su participación fácilmente mediante enlace incluido en la descripción del evento. Hacer modificaciones es muy fácil: el enlace les dirige a una página de reservas sencilla donde pueden elegir un nuevo horario o cancelar la reunión.