Alles, was du über Organisations-Einstellung wissen musst

Wenn dein Team auf Notion wächst, sollte das Verwalten mehrerer Workspaces und Einstellungen dich nicht ausbremsen. Die Verwaltung mehrerer Workspaces kann schwierig werden – manchmal muss man zwischen Workspaces hin und her springen, um Einstellungen anzupassen, die Sicherheit zu gewährleisten und zu verfolgen, wer wer ist. Wenn dann auch noch verschiedene Admins verschiedene Workspaces betreiben, kann es zu einem administrativen Albtraum werden, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Ohne eine zentrale Ansicht verschwenden Admins wertvolle Zeit damit, verwirrende Einstellungen zu entwirren, anstatt sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Die Steuerelemente auf Organisationsebene von Notion bringen alles in eine zentrale Ansicht – Personen, Einstellungen, Sicherheit und mehr. Stell es dir als Kontrollzentrum für deinen Workspace vor – du erhältst einen klaren Überblick über alles, was passiert, sowie die Flexibilität, die Steuerelemente bei Bedarf fein abzustimmen.

In dieser Anleitung lernst du, wie du:

• als Organisationsbesitzer/-in die Verantwortung übernimmst, um alle Einstellungen und Berechtigungen von einem zentralen Ort aus zu verwalten

• die Admin-Konsole verwendest, um einen Überblick über alles zu erhalten, was in deinen Workspace passiert

• Einstellungen für Organisationen, Workspaces oder Teamspaces mit nur wenigen Klicks schnell durchsetzen kannst

• mit unserem praktischen Spickzettel für Einstellungen deine Workspace-Einstellungen optimal nutzt

Die Verwaltung mehrerer Workspaces und ihrer Einstellungen kann komplex werden, insbesondere wenn verschiedene Admins für verschiedene Workspaces verantwortlich sind. Damit alles reibungslos und abgestimmt läuft, solltest du eine oder einen Organisationsbesitzer/-in einrichten.

Stell dir Organisationsbesitzer/-innen als zentralen Admins vor – sie überwachen alle Einstellungen und Berechtigungen in deiner Organisation und ihren Workspaces. Diese Rolle als Super-Admin ist besonders hilfreich, wenn du mehrere Workspaces verwaltest.

Wenn dein Unternehmen beispielsweise über Workspaces in Nordamerika, Europa und Asien verfügt, musst du dich bei der Aktualisierung grundlegender Sicherheitseinstellungen und Passwortrichtlinien separat bei jedem Workspace anmelden. Ohne die richtigen Berechtigungen musst du andere Workspace-Besitzer/-innen schon bitten, selbst simple Änderungen vorzunehmen.

Du kannst mehrere Organisationsbesitzer/-innen haben. Es ist aber wichtig, klare Richtlinien für die Zusammenarbeit festzulegen. So bleiben alle auf dem Laufenden, wenn Einstellungen und Berechtigungen verwaltet werden.

Wenn du als Organisationsbesitzer/-in die Verantwortung übernimmst, dient die Admin-Konsole als Dashboard, das dir einen Überblick über Mitarbeitende, Freigabeeinstellungen, Sicherheits- und Compliance-Kontrollen sowie Audit-Protokolle an einem zentralen Ort bietet.

Um auf die Admin-Konsole zuzugreifen, öffne die Workspace-Auswahl und wähle Organisation verwalten aus.

In Home kannst du durch fünf Hauptkategorien navigieren – Allgemein, Personen, Sicherheit, Daten und Berechtigungen und Analysen. So kannst du jede Einstellung optimal nutzen:

Der Tab „Allgemein“ bietet dir schnellen Zugriff auf wichtige Organisationseinstellungen. Du kannst den Namen, den Avatar, die verifizierten E-Mail-Domains, die Workspaces und die Teamspaces deiner Organisation bearbeiten, SAML SSO verwalten und die SCIM-Bereitstellung einrichten – alles von einem zentralen Ort aus.

Wenn du in diesem Tab Workspaces verwalten auswählst, werden alle Workspaces angezeigt, die mit deiner Organisation verbunden sind. Klicke auf einen beliebigen Workspace, um die aktivierten Funktionen anzuzeigen und anzupassen. Zum Beispiel kannst du die Notion-KI nur für bestimmte Teams aktivieren und für andere Teams deaktiviert lassen. Und das Beste daran? Du kannst alle Einstellungen in einer einheitlichen Ansicht verwalten – ohne zwischen Workspaces hin und her zu springen.

Im Tab Personen kannst du ganz einfach verwalten, wie Mitglieder und Gäste innerhalb deiner Organisation angezeigt werden und funktionieren. Dazu gehört die Verwaltung von Benutzersitzungen und Kontozugriffseinstellungen, wie das Zurücksetzen von Passwörtern und die Möglichkeit, alle Nutzer/-innen abzumelden. In unserem Referenzartikel erfährst du mehr über die verfügbaren Einstellungen.

Im Abschnitt Mitglieder verwalten kannst du alle Mitglieder deiner Organisation sehen und Workspaces anzeigen, denen sie angehören. Diese Ansicht ist super hilfreich, um den Überblick über deine Mitglieder zu behalten und Abrechnungen zu verwalten. Anstatt Mitgliederlisten aus jedem Workspace exportieren und Duplikate manuell entfernen zu müssen, kannst du alles an einem Ort sehen. Wenn sich jemand in mehreren Workspaces befindet, kannst du sicher sein, dass diese Person nur einmal in einem bestimmten Abrechnungszyklus berücksichtigt wird.

Du kannst auch auf ein beliebiges Mitglied klicken, um dessen Profil in allen Workspaces gleichzeitig anzuzeigen. So musst du die Informationen nicht von verschiedenen Orten zusammenstellen.

Der Tab Sicherheit hilft dir, die Informationen deines Teams umfassend zu schützen. Du kannst Sicherheitseinstellungen für alle deine Workspaces festlegen und verwalten – zum Beispiel, wer Inhalte extern teilen, Seiten exportieren oder neue Teammitglieder hinzufügen kann. Du kannst auch steuern, welche Apps und Einbindungen dein Team verbinden kann, um alles sicher zu halten.

Im Tab Daten und Compliance können Organisationsbesitzer/-innen auf Tools für die Inhaltssuche, Audit-Logs und rechtliche Sperren zugreifen, um Data Governance zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Der Audit-Log ist besonders hilfreich, um Aktionen auf Organisations- und Workspace-Ebene in einer einzigen Ansicht zu überblicken. Wenn du beispielsweise Entwicklungen der Änderungen der Workspace-Einstellungen verfolgen musst, bietet der Audit-Log eine praktische Zeitleiste, die anzeigt, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat.

Nachdem du dich mit allen verfügbaren Einstellungen vertraut gemacht hast, kann das Anwenden von Änderungen auf mehrere Workspaces kompliziert wirken. Es ist besonders schwierig zu verfolgen, welche Einstellungen für verschiedene Workspaces und Teamspaces gelten, und zu verstehen, wie Einstellungsprioritäten in der Hierarchie funktionieren.

Die Admin-Konsole erleichtert dies, indem du Einstellungen auf Organisationsebene festlegen kannst, die automatisch nach unten übertragen werden. Du kannst Workspaces auch als verwaltet kennzeichnen, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, welche Einstellungen wo gelten.

Angenommen, einer deiner Workspaces, Shrimps Inc., enthält streng vertrauliche Informationen. Du möchtest verhindern, dass Mitglieder versehentlich Seiten und Formulare veröffentlichen. In diesem Fall:

• Navigiere zu der Zeile Für alle aktivieren und ändere sie zu Für alle deaktivieren

• Wenn du das tust, erscheint die Option Gebündelt anwenden. Klicke darauf, um die Einstellung automatisch auf alle Workspaces anzuwenden, die mit dieser Organisation verknüpft sind.

• Wenn du fertig bist, klicke oben rechts auf der Seite auf Änderungen speichern

Wenn du mehrere Änderungen gleichzeitig vornimmst, werden diese sofort für die gesamte Organisation übernommen. Du kannst die Einstellungen für einzelne Teamspaces später noch anpassen. Wenn du jedoch einen zentralen Ort hast, an dem du die Einstellungen von Organisations- bis Teamspace-Ebene steuern kannst, wird die Verwaltung erheblich vereinfacht.

Zusätzlich zu den Einstellungen auf Organisationsebene möchten wir dir die Best Practices für die Einstellungen auf Workspace-Ebene vorstellen, um dein Notion-Erlebnis zu optimieren. Obwohl jedes Unternehmen einzigartige Bedürfnisse und verschiedene Faktoren hat, die die Entscheidungen für den Workspace beeinflussen, findest du hier unsere allgemeinen Empfehlungen, die dir bei der Auswahl der besten Optionen für dein Team helfen –

Die Verifizierung der Eigentümerschaft deiner E-Mail-Domain schaltet viele der erweiterten Enterprise-Funktionen von Notion frei, einschließlich der Aktivierung von SSO/SCIM, der Nutzung anderer Workspaces mit deiner E-Mail-Domain, der Konsolidierung mehrerer Workspaces und der Verwaltung aller Nutzer/-innen innerhalb deiner Organisation.

Hier sind einige wichtige Identitätseinstellungen, die wir empfehlen:

• Schalte SSO aktivieren ein – SSO optimiert die systemübergreifende Benutzerverwaltung für IT-Admins und bietet Endnutzer/-innen einen einzigen, nahtlosen Zugangspunkt.

• Lege deine Anmeldemethode auf Nur SAML SSO fest – Dies erzwingt SAML als einzige Anmeldemethode und vereinfacht die Erfahrung sowohl für Endnutzer/-innen als auch für IT-Admins.

• Deaktiviere die Automatische Kontoerstellung – Dies verhindert, dass neue Nutzer/-innen automatisch Notion-Konten über SSO erstellen, was bei der schrittweisen Einführung von Notion hilfreich ist.

• Aktiviere Einladungs-E-Mails von SCIM-Bereitstellung unterdrücken – Dies gibt dir die Kontrolle darüber, wie die Notion-Einführung intern kommuniziert wird, und verhindert automatische E-Mails, wenn du den Start noch nicht bekannt geben möchtest.

• Aktiviere Veröffentlichung von Websites und Formularen deaktivieren – Dies schützt deinen Workspace, indem die Veröffentlichung auf bestimmte Teamspaces beschränkt wird, wo dies erforderlich ist. Nur Nutzer/-innen, die sowohl Workspace- als auch Teamspace-Besitzer/-innen sind, können die Veröffentlichung in ihrem Teamspace aktivieren.

• Aktiviere Duplizieren von Seiten deaktivieren – So kannst du Inhalte schützen, indem verhindert wird, dass Mitglieder Seiten in andere Workspaces kopieren.

• Aktiviere Export deaktivieren – Wir empfehlen, dies für den gesamten Workspace zu deaktivieren und nur in Teamspaces zu aktivieren, die es benötigen. Teamspace-Besitzer/-innen, die auch Workspace-Besitzer/-innen sind, können dies bei Bedarf aktivieren.

• Aktiviere Gasteinladungen deaktivieren – Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, Gäste auf Teamspace-Ebene zu verwalten, anstatt im gesamten Workspace. Teamspace-Besitzer/-innen mit Berechtigungen für Workspace-Besitzer/-innen können bei Bedarf den Gastzugriff aktivieren.

• Aktiviere Gasteinladungen zulassen – Mitglieder können Gäste zwar nicht direkt hinzufügen, aber sie können eine Anfrage zum Hinzufügen stellen. So kannst du überprüfen, wer Zugriff auf welche Inhalte erhält.

• Aktiviere Mitglieder-Einladungsanfragen zulassen – Mitglieder können dann anfragen, dass neue Personen zum Workspace hinzugefügt werden. Du kannst diese Anfragen im Abschnitt „Mitglieder“ überprüfen.

• Deaktiviere Mitgliedschaftsanfragen zulassen – Wir empfehlen, die Benutzerverwaltung über SSO abzuwickeln. Das funktioniert besser, als wenn Nutzer/-innen eine Mitgliedschaftsanfrage senden müssen.

• Aktiviere Teamspace-Erstellung auf Workspace-Besitzer/-innen beschränken – Halte Ordnung, indem nur Workspace-Besitzer/-innen Teamspaces erstellen. Dies hilft zu verhindern, dass zu viele Teamspaces entstehen, und erleichtert das Aufrechterhalten einer klaren Struktur.

• Aktiviere Analysen über Seitenansichten speichern und anzeigen – Erfahre, wie dein Team Notion im gesamten Workspace verwendet. Alle können die Analysen für Seiten überprüfen, auf die sie Zugriff haben, was es einfacher macht, zu verstehen, was gut funktioniert.

• Entferne alle zulässigen E-Mail-Domains – Schütze deinen Workspace, indem du den Zugriff nur über SSO verwaltest. Wir empfehlen, SSO zu deiner einzigen Anmeldemethode zu machen, damit du über deinen Identitätsanbieter steuern kannst, wer beitritt. Dies ist besonders hilfreich, wenn du planst, Notion Schritt für Schritt in deinem Team einzuführen.

Im Kern geht es bei der guten Organisationsverwaltung darum, die richtige Balance zwischen Sicherheit, Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit zu finden. Unsere Admin-Konsole bündelt alle Einstellungen an einem Ort, sodass du dieses Gleichgewicht einfach aufrechterhalten kannst. Das bedeutet, dass du deinen Workspace sicher und kontrolliert halten kannst, während du die Dinge für dein Team einfach und effizient gestaltest.