Crea flujos de trabajo de gestión de proyectos agilizados con las automatizaciones de base de datos

Como responsable de proyectos (o quien se encarga de organizar el trabajo), es posible que tengas que lidiar con muchas tareas repetitivas: actualizar estados de proyecto, añadir y asignar nuevas tareas, enviar recordatorios, etc., desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

La carga de trabajo manual crece a medida que lo hace tu equipo. Pero Notion te permite convertir las tareas tediosas en automatizaciones de base de datos: las configuras una sola vez y te olvidas de ellas.

En esta guía te mostramos cómo usar las automatizaciones de base de datos para crear flujos de trabajo personalizados que agilicen tus procesos y eviten posibles descuidos.

Las automatizaciones en bases de datos consisten en secuencias de acciones que se desencadenan a partir de ciertos eventos. Para crearlas, debes establecer disparadores y sus consecuentes acciones, que modificarán las propiedades de la base de datos. La estructura de la automatización es la siguiente: «Cuando algo de esto ocurre (el disparador), haz esto (la acción)».

Así, por ejemplo, el disparador puede desencadenarse cuando se añade una nueva página a la base de datos, y las acciones posteriores pueden ser rellenar ciertas propiedades con las respuestas que hayas elegido.

Las automatizaciones de base de datos pueden completar o actualizar propiedades, añadir o editar páginas de otra base de datos, enviar notificaciones de Slack y mucho más. Puedes personalizar las automatizaciones según lo necesites y activar varias en la misma base de datos para actuar ante diferentes escenarios.

Si bien esta función se encuentra disponible en cualquier base de datos de Notion, es especialmente potente en el contexto de la gestión de proyectos, ya que necesitas flujos de trabajo precisos en los que nada se pierda, se olvide o se pase por alto.

Al crear automatizaciones de base de datos, puedes:

• Reducir el tiempo perdido entre unas tareas y otras: En lugar de que los miembros de tu equipo tengan que esperar a que se les asigne el siguiente proyecto, recibirán una notificación cada vez que tengan algo nuevo.

• Evitar errores humanos: Cuando tu equipo trabaja en múltiples proyectos, es posible que se pasen por alto ciertas tareas manuales (como reasignar una tarea). Al crear automatizaciones, reduces la carga mental del equipo y evitas posibles descuidos.

• Consolidar la gestión de proyectos: Notion ofrece automatizaciones de base de datos de manera nativa, así que no tienes que crear flujos de trabajo complejos con herramientas de terceros. Puedes llevar a cabo toda la gestión de tus proyectos en Notion para mantener a tu equipo centrado y reducir los cambios de contexto.

Puedes configurar automatizaciones de base de datos en unos cuantos pasos.

En tu base de datos de proyectos o tareas:

1. Accede al menú de opciones ... y selecciona Automatizaciones o haz clic en el icono del rayo.

2. Elige Nueva automatización y cambia el nombre si lo deseas.

3. A continuación, selecciona los disparadores. Puedes configurarlos al añadir una nueva página, al editar una determinada propiedad (o varias) o al editar Cualquier propiedad. Los activadores se formatean como planteamientos «o», de modo que, si se desencadena uno de ellos, se activa la automatización.

4. Elige las acciones a realizar, como añadir una nueva página a esta base de datos o a otra, editar una propiedad (en esta base de datos o en otra), enviar una notificación de Slack, etc.

5. Haz clic en Crear para guardar la automatización.

Cuando quieras modificar tus automatizaciones, vuelve a este menú para realizar los cambios.

¿Quieres empezar a crear tus propias automatizaciones?

Aquí tienes algunos ejemplos prácticos que puedes probar en tus bases de datos de proyectos y tareas.

Cada vez que añades una nueva tarea a tu base de datos, puedes asignársela a alguien, enviar una notificación a esa persona y configurar su estado.

Para ello, crea una nueva automatización y llámala «Flujo de nueva tarea» o algo por el estilo. Ve a + Añadir disparador y selecciona + Página añadida.

En el menú + Añadir acción, define el estado de todas las nuevas páginas, por ejemplo, Sin empezar, y selecciona un miembro del equipo a quien asignárselas. Por último, haz clic en Enviar notificación de Slack y elige a quién deseas enviar la notificación.

Ahora, cada vez que añadas una nueva tarea, estas propiedades se rellenarán automáticamente y se enviará una notificación por Slack.

Para simplificar el proceso inicial de un proyecto, puedes crear una automatización de Inicio de proyecto en tu base de datos de proyectos.

El disparador se activará cuando el estado de un proyecto se cambie de Sin empezar a Planificación, y las acciones posteriores programarán automáticamente una reunión de inicio de proyecto y enviarán una notificación a la persona responsable del mismo.

En el menú Acciones, selecciona Añadir página a y busca la base de datos de notas de reunión. Llama a la nueva página Inicio de proyecto y haz clic en Editar otra propiedad para etiquetar a todos los miembros del equipo y seleccionar Hoy como fecha de la reunión. Esta será la fecha actual cuando se active el flujo de trabajo. Por último, puedes enviar una notificación de Slack a la persona responsable del proyecto para avisarle de que dicho proyecto está a punto de comenzar.

Imagina que tienes una base de datos del Servicio de asistencia técnica con un formulario que permite a los empleados enviar solicitudes directamente y que quieres enviar una notificación a la persona asignada cada vez que alguien rellene el formulario. Así lo puedes configurar en unos pocos pasos:

• Haz clic en el icono del rayo y selecciona + Nueva automatización

• En la sección del disparador, elige Página añadida

• En la lista de acciones, selecciona Enviar correo a... y personaliza el contenido del correo electrónico

¡Eso es todo! Ahora, cada vez que alguien envíe una solicitud, la persona asignada recibirá una notificación por correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo conectar Gmail, consulta este artículo del centro de ayuda.

A veces no basta con usar declaraciones «if-then» para extraer lo que quieres de tus bases de datos. Supongamos que quieres configurar una automatización que asigne errores nuevos al desarrollador de turno. Suena simple, ¿verdad? Bueno, aquí es donde se complican las cosas: resulta que los turnos se registran en otra base de datos. Ahora tienes que conectar datos de dos fuentes diferentes para que funcione y eso no es tan sencillo como se pueda pensar, porque a lo mejor tienes que combinar varios puntos de datos.

Aquí es donde te pueden sacar del apuro las automatizaciones basadas en fórmulas. Ofrecen múltiples formas de personalizar flujos de tareas que de otro modo no sería posible. Las automatizaciones pueden conectar fácilmente información de diferentes bases de datos o utilizar variables relacionadas con fechas (como cálculos de día y hora) para agilizar un flujo de trabajo. ¿Y sabes qué es lo mejor? Que te puedes concentrar en el trabajo importante mientras Notion se encarga automáticamente de las cosas complejas: actualizar estados, asignar tareas o hacer cálculos para informes.

Las automatizaciones basadas en fórmulas permiten crear fácilmente acciones personalizadas para extraer información tanto de otras páginas o propiedades como de otras bases de datos.

A continuación te explicamos cómo configurar una automatización basada en fórmulas:

• Haz clic en el icono del rayo en la parte superior de la base de datos.

• Pulsa el + para crear una automatización nueva.

• Añade el primer disparador.

• A continuación, selecciona Definir variables para comenzar a configurar la automatización basada en fórmulas.

Ahora que ya conoces los conceptos básicos, ¡veamos un ejemplo! Imagina que diriges el servicio de asistencia técnica de una empresa y quieres enviar una notificación de Gmail al remitente cada vez que tu equipo resuelve un ticket.

Sigue estos pasos para configurar la automatización:

• Configura el disparador principal: primero, asegúrate de tener el disparador principal configurado. En este caso, da al disparador de

  Estado el valor de Completado. A continuación, selecciona la acción que quieres que ocurra cada vez que el estado tenga el valor «completado». Para ello, ve a la sección «Hacer» y elige Enviar correo a en la lista de acciones.

• Añade la automatización basada en fórmulas: haz clic en Añadir acción y luego en Definir variables para comenzar a crear tu automatización personalizada.

El objetivo de la fórmula es: 1) informar a los remitentes que se ha resuelto su ticket y 2) decirles cuándo se resolvió. Aquí tienes una fórmula que podrías utilizar:

«Tu ticket» + Página que activó la automatización + «se ha resuelto a las»+ Hora de la activación

Vamos a desglosar esta fórmula:

• «Tu ticket»: esto es lo que hace que se envíe el mensaje.

• Los signos +: combinan las diferentes partes del mensaje.

• Página que activó la automatización: se refiere al ticket concreto que inició la automatización.

• «se ha resuelto a las» : esto da el contexto de lo que sucede.

• Hora de la activación: nos indica cuándo se cerró el ticket.

La configuración final debería ser más o menos así:

¡Pues ya lo tienes! Cuando lo pones todo junto, con esta fórmula obtienes un mensaje amable y personalizado que permite que la persona que envió el ticket sepa que su problema está resuelto y cuándo se atendió.

Pueden requerir algo de práctica, pero una vez que las dominas, las automatizaciones basadas en fórmulas abren un mundo de posibilidades. Puedes crear acciones más granulares que se van expandiendo con tu flujo de trabajo, lo que te ahorrará tener que buscar soluciones torpes que te hacen perder tiempo.

Las automatizaciones de base de datos te ofrecen infinitas maneras de crear flujos de trabajo eficientes en todo tu espacio de trabajo.

¿Quieres algunas sugerencias?

Aquí tienes varias ideas para usar las automatizaciones de base de datos en tu vida profesional y personal, y muchas plantillas útiles que te ayudarán a empezar con buen pie.

• Añade fechas de cierre a tu proceso de ventas: Cuando marques un acuerdo como Cerrado en tu Proceso de ventas, fija automáticamente la propiedad Fecha de cierre en el día de hoy y envía una notificación a tu canal de Slack #ventasconseguidas.

• Asigna un entrevistador a los nuevos candidatos: En el Seguimiento de candidatos de tu empresa, la automatización etiquetará a la persona responsable del equipo de desarrollo como Entrevistador cada vez que añadas un nuevo candidato al equipo. Puedes crear automatizaciones similares para otros equipos.

• Marca los cursos en los que te has inscrito: Cuando añadas un curso nuevo a la base de datos de Cursos en tu Registro de actividades, la propiedad Cursos actuales se marcará de manera automática.

• Marca las fechas de inicio y finalización en tu lista de lectura: Rellena las fechas de Inicio y Fin de los libros que leas y organiza tu Lista de lectura.