Conectar correos a los agentes personalizados

Los agentes personalizados pueden conectarse a tu Gmail para automatizar los flujos de trabajo que tienen que ver con el correo electrónico. Una vez conectados, pueden leer, organizar, redactar y enviar correos electrónicos en tu nombre, bien a través de activadores automatizados o conversando directamente con el agente en cuestión.

Las conexiones de correo funcionan con Gmail o Notion Mail. No es necesario usar Notion Mail para aprovechar las capacidades de conexión de correos.

La conexión de correo para los agentes personalizados está disponible en cualquier plan con acceso a agentes personalizados.

Las siguientes acciones son compatibles tanto con Notion Mail como con Gmail:

Las siguientes acciones solo son compatibles si usas Notion Mail:

1. Conversa con tu agente. Dale instrucciones específicas sobre cómo gestionar los eventos del correo.

   • Esto también se puede hacer de forma manual en la configuración de un agente personalizado. Ve a Herramientas y acceso, luego elige + Agregar conexión → Correo → Conectar.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso

3. Elige las bandejas de entrada a las que quieres que tu agente tenga acceso.

4. Concede los permisos que necesita tu agente: Modificar bandeja de entrada, Borrador y Enviar.

5. Elige si el agente debe solicitar confirmación antes de ejecutar una acción.

6. Prueba la conexión. Si el comportamiento del agente no es el que esperas, conversa con tu agente para aclarar las instrucciones.

Consejo: Proporciona instrucciones específicas. Por ejemplo: “Archiva todos los correos electrónicos de los boletines informativos con la palabra ‘semanal’ en la línea de asunto” o “Redacta una respuesta cortés a las consultas de los clientes y guárdalas para mi revisión”.

Agrega un activador basado en el correo en la configuración de tu agente personalizado.

1. Ve a Activadores. Haz clic en + Agregar activador → Correo → Conectar.

2. En Correo, elige entre los siguientes activadores:

   • Nuevo correo electrónico recibido: se ejecuta cuando llega un nuevo correo electrónico al buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico enviado: se ejecuta cuando envías un nuevo correo electrónico desde el buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico recibido o enviado: se ejecuta cuando se recibe o se envía un nuevo correo electrónico.

   • Etiqueta aplicada al correo electrónico: se ejecuta cuando se aplica una etiqueta específica a un correo electrónico.

3. Elige la bandeja de entrada en la que quieres que se ejecute el activador.

4. Agrega un filtro para restringir qué eventos activan un activador de correo. Cada activador se puede filtrar para que solo se ejecute cuando un correo electrónico se ajuste a un atributo específico de remitente, destinatario, asunto, cuerpo o dominio.

Cuando conectas el correo, puedes elegir los permisos de tu agente:

• Modificar bandeja de entrada: archiva, papelera, aplica etiquetas, establece recordatorios, bloquea remitentes y cancela la suscripción.

• Borrador: crear borradores.

• Envío: envía correos electrónicos desde tu cuenta.

• Solicitar confirmación: requiere que un usuario apruebe o cancele una acción antes de que se ejecute. Cuando está desactivado, el agente puede tomar las acciones permitidas sin aprobación.

Consejo: Usa permisos y activadores (como ejecutar solo cuando se aplica una etiqueta) si quieres restringir qué correos electrónicos procesa el agente.

Si compartes un agente personalizado que está conectado al correo, cualquier persona que tenga acceso a ese agente puede ver los correos en la bandeja de entrada conectada. Se mostrará una advertencia antes de realizar esta acción.

Para obtener los mejores resultados, dale a tu agente personalizado instrucciones específicas.

Clasifica automáticamente los mensajes entrantes aplicando etiquetas, archivando correos electrónicos de baja prioridad y configurando recordatorios para los importantes.

Dile a tu agente personalizado:“Cuando reciba un correo electrónico, comprueba si es un boletín informativo. Si es así, aplica la etiqueta “Boletín informativo” y archívalo. Si es de un cliente, márcalo con una estrella y aplica la etiqueta 'Cliente'”.

Cancela la suscripción a listas de correo no deseadas y archiva o elimina correos electrónicos promocionales de forma automática.

Dile a tu agente personalizado:“Revisa mi bandeja de entrada para ver si hay correos electrónicos de suscripción. Cancela la suscripción a cualquier boletín informativo que no haya abierto en 30 días y archívalo”.

Extrae información clave de los correos electrónicos y crea o actualiza registros en una base de datos de Notion.

Dile a tu agente personalizado:“Cuando reciba un correo electrónico de un nuevo contacto, crea una página en mi base de datos de CRM con su nombre, correo electrónico y empresa. Agrega un enlace al correo electrónico original”.

Redacta respuestas a consultas comunes y guárdalas para tu revisión antes de enviarlas.

Dile a tu agente personalizado:“Cuando reciba un correo electrónico preguntando sobre los precios, redacta una respuesta amigable con nuestra información de precios estándar y guárdala como un borrador para que la revise”.

Si tu agente personalizado encuentra errores, dale un “pulgar hacia abajo” y conversa con el agente para diagnosticar la incidencia. Luego, sigue estos pasos:

Errores de conexión

Si no puedes encontrar el correo en Herramientas y acceso, el correo se desconecta o tu agente dice que no puede acceder:

• Confirma que tu agente esté conectado a la cuenta de correo electrónico correcta.

• Verifica que tengas permiso para editar el agente (Puede editar o Acceso completo).

• Desconecta y vuelve a conectar la conexión de correo, luego actualiza Notion.

Errores de activación

Si tu agente no se está ejecutando cuando se recibe el correo electrónico, se está ejecutando varias veces o no puede acceder al contenido del correo electrónico:

• Revisa la actividad del agente para confirmar si el activador funciona o si falla.

• Verifica que la conexión del correo siga activa en Herramientas y acceso.

• Para los activadores basados en etiquetas, confirma que el nombre de la etiqueta coincida exactamente.