Prácticas recomendadas para crear y optimizar un agente personalizado

Los agentes personalizados son más confiables cuando tienen una tarea claramente definida, las fuentes correctas y una definición de “finalizado” precisa. Este artículo de prácticas recomendadas explica cómo redactar instrucciones eficaces, elegir los disparadores adecuados y mejorar los resultados con el tiempo.

Si no sabes por dónde empezar, comienza con el trabajo que tu equipo repite a menudo. Los agentes personalizados son más efectivos cuando el flujo de trabajo es predecible y fácil de revisar.

Busca flujos de trabajo que sean:

• Repetibles, como compilar informes, clasificar solicitudes entrantes o responder preguntas frecuentes de Slack

• Frecuentes, es decir, que ocurran a diario o semanalmente.

• Fáciles de evaluar, de modo que puedas determinar rápidamente si el resultado es correcto.

Una vez que elijas un flujo de trabajo, crea primero la versión más simple de tu agente. Asegúrate de que funcione de forma confiable antes de añadir complejidad.

Cuando el proceso se sienta estable y predecible, puedes incorporar activadores o programas para automatizarlo por completo.

Cuando proporcionas instrucciones claras a tu agente personalizado, obtienes resultados más coherentes y confiables. Céntrate en definir qué significa el éxito y proporciona el contexto que necesita para alcanzarlo.

Comienza por el resultado que deseas

• Describe cómo debería verse el resultado final, en lugar de enumerar cada paso del proceso

• Permite que el agente determine cómo llegar a ese resultado

• Ejemplo: “Crea una actualización de estado semanal que resuma las tareas completadas, los obstáculos y los próximos pasos”.

Comparte un ejemplo real

• Pega una actualización de estado anterior, un informe con formato o una solicitud ya clasificada

• Usa ejemplos concretos en lugar de descripciones abstractas

Sé claro respecto al formato y al destino

• Especifica dónde debe guardarse o publicarse el resultado (Slack, una base de datos o una página existente)

• Indica qué propiedades o secciones deben completarse

• Ejemplo: “Publica el resumen en el canal #team-updates y agrégalo a la base de datos de informes semanales en Slack”.

Establece límites simples

• Aclara qué debe hacer el agente y qué debe evitar

• Ejemplo: “Actualiza la página de informe semanal existente, no crees una nueva” o “Responde únicamente en #soporte”.

Menciona los casos extremos

• Explica qué debe suceder si no hay datos o si no hay novedades que informar

• Ejemplo: “Si no hay actualizaciones esta semana, publica ‘Sin actualizaciones’ en lugar de no publicar nada”.

Mantén las instrucciones claras y concisas

• Las instrucciones más concisas generan resultados más consistentes

• Si la configuración se vuelve extensa, divide el flujo de trabajo en varios agentes

Al configurar tu agente personalizado, decide si la tarea debe ejecutarse según una programación, en respuesta a una acción específica o ambas.

Usa las programaciones para el trabajo predecible

• Elige una programación cuando la tarea deba ejecutarse a una cadencia establecida, independientemente de la actividad

• Ideal para trabajos recurrentes como informes semanales, resúmenes diarios o resúmenes mensuales

Usa activadores para el trabajo que requiere respuesta inmediata.

• Elige un disparador cuando la tarea deba ejecutarse en respuesta a un evento

• Algunos ejemplos incluyen un error registrado en Slack, una nueva página agregada a una base de datos o un correo electrónico recibido de un remitente específico

Combina programaciones y activadores cuando sea necesario

• Algunos flujos de trabajo tienen dos patrones

• Por ejemplo, un agente basado en activadores puede clasificar errores a medida que se registran, mientras que otro agente con programación puede elaborar un resumen semanal de esos errores ya clasificados

Comienza con una frecuencia más baja y un alcance limitado

• Comienza con una programación semanal en lugar de una diario

• Comienza con un solo canal en lugar de cinco

• Amplía progresivamente una vez que hayas confirmado que el resultado es consistente y confiable

Antes de activar por completo el flujo de trabajo, tómate el tiempo para probar y ajustar tu configuración.

Prueba antes de habilitar activadores o programaciones

• Haz clic en Ejecutar para iniciar la ejecución manual

• Revisa el resultado para confirmar que se comporta como se espera

• Habilita los activadores o las programaciones únicamente cuando los resultados sean correctos

Prueba con un grupo reducido

• Comparte el agente con algunos compañeros de equipo para recopilar feedback

• Utiliza ese feedback inicial para detectar posibles problemas antes de implementarlo a mayor escala

Espera la iteración

• La mayoría de los agentes requieren varias ejecuciones de prueba antes de funcionar correctamente

• ¡Ajusta las instrucciones en función de lo que el resultado muestra en la práctica, no únicamente de lo que pretendías expresar al redactarlas.

Revisa primero el registro de actividad

• Haz clic en el ícono del reloj para ver qué activador inició la ejecución

• Revisa lo que hizo el agente y dónde pudo haber fallado

• Usa el registro para diagnosticar posibles incidencias y confirmar que el Agente se comporta como se espera antes de ampliar el acceso

Conoce las soluciones comunes

• “Resultado incorrecto” generalmente significa que las instrucciones necesitan más especificidad

• “Datos faltantes” suele indicar que el agente necesita acceso a páginas o bases de datos adicionales

  Herramientas y acceso

• Las “ejecuciones fallidas” suelen indicar una brecha de permisos o instrucciones poco claras

Un agente bien diseñado se ejecuta con mayor rapidez y evita el trabajo innecesario. Tres factores afectan la eficiencia:

• La frecuencia con la que se ejecuta.

• La cantidad de contenido que consulta.

• El número de pasos que debe completar para realizar una tarea.

De forma predeterminada, el modelo de IA de tu agente está configurado en Automático, lo que permite que Notion seleccione el modelo más adecuado para cada tarea. Esta configuración funciona correctamente en la mayoría de los agentes. No obstante, puedes seleccionar un modelo específico en cualquier momento.

La forma más sencilla de mejorar el rendimiento es limitar las ejecuciones innecesarias. Diseña activadores para que el agente solo se ejecute cuando exista una alta probabilidad de que deba realizar una acción.

Comienza con un alcance reducido y amplía progresivamente

• Empieza con ejecuciones semanales en lugar de diarias

• Usa un solo canal o flujo de trabajo antes de expandirte a otros

• Aumenta la frecuencia una vez que los resultados sean confiables

Usa activadores de alta señal para que tu agente se ejecute únicamente cuando sea necesario

• Para Slack: configura el activador con @menciones o una reacción de emoji específica en lugar de con todos los mensajes

• Para Notion: configura el activador ante cambios en propiedades específicas, en lugar de hacerlo ante cada actualización de la base de datos

• Para Notion Mail: configura el activador para un conjunto de correos electrónicos filtrados, en lugar de aplicarlo a todos los mensajes

Es posible que haya ejecuciones con el mensaje “No se requiere ninguna acción”

• Esto sucede cuando el agente determina que no hay nada que hacer

• Esto es normal y eficiente: el agente únicamente verifica el activador y las instrucciones antes de salir

Cuanto más contenido deba leer el agente, mayor será el trabajo requerido en cada ejecución. Mantén el alcance lo más acotado posible.

• Dirige al agente hacia el alcance más reducido posible. Lo ideal es señalar una sola página o unas pocas páginas que incluyan enlaces a subpáginas, de para que el agente pueda cargar solo si es necesario.

• Evita solicitar búsquedas extensas si ya sabes qué base de datos o página debe utilizarse como fuente de referencia.

Cada paso adicional en una ejecución implica más trabajo, especialmente cuando el agente personalizado ejecuta múltiples búsquedas.

• Define de forma explícita el criterio de "finalizado" para que el agente complete la tarea en menos pasos.

• Es más eficiente si el agente invoca varias herramientas al mismo tiempo. Fomenta el uso paralelo de herramientas en tus instrucciones siempre que sea posible.

  • Puede ejecutarse en paralelo: “Lee la base de datos de Proyectos, el canal de Slack del equipo de Desarrollo y la página de notas del último sprint al mismo tiempo”.Estas tres fuentes son independientes, por lo que el agente puede consultarlas simultáneamente en lugar de una por una.

  • Debe ejecutarse en orden: “Crea una página de resumen en la base de datos de informes y, a continuación, publica el enlace a #actualizaciones-de-equipo en Slack”. El agente necesita la URL de la página antes de poder compartir el enlace, por lo que estos pasos se realizan de forma secuencial.

Si el agente formula con frecuencia varias preguntas de seguimiento, repite la misma acción, vuelve a consultar las mismas páginas o comete errores de forma predecible, es probable que las instrucciones o la configuración necesiten ajustes.

• Si las ejecuciones presentan errores recurrentes por motivos de permisos (no tener acceso para responder en Slack o a una URL no confiable), revisa la configuración de acceso del agente en Herramientas y acceso o indícale explícitamente en las instrucciones que evite esas acciones.