Connecter Mail à des agents personnalisés

Les agents personnalisés peuvent se connecter à votre compte Mail pour automatiser les flux de travail de messagerie. Une fois connectés, les agents peuvent lire, organiser, rédiger et envoyer des e-mails en votre nom par le biais de déclencheurs automatisés ou en discutant directement avec l’agent.

Les connexions de messagerie fonctionnent avec Gmail ou Notion Mail. L’utilisation de Notion Mail n’est pas nécessaire pour utiliser les fonctionnalités de connexion de Mail.

La connexion Mail pour les agents personnalisés est disponible sur tous les forfaits avec accès aux agents personnalisés.

Les actions ci-dessous sont prises en charge à la fois dans Notion Mail et Gmail :

Les actions ci-dessous ne sont prises en charge que si vous utilisez Notion Mail :

1. Discutez avec votre agent. Donnez-lui des instructions spécifiques sur la façon de gérer les événements de messagerie.

   • Cela peut également être fait manuellement dans les paramètres d’un agent personnalisé. Accédez à Outils et accès, puis choisissez + Ajouter une connexion → Mail → Connecter.

2. Accédez à Paramètres → Outils et accès.

3. Choisissez les boîtes de réception auxquelles vous souhaitez que votre agent ait accès.

4. Accordez les autorisations dont votre agent a besoin : Modifier la boîte de réception, Brouillon et Envoyer.

5. Choisissez si l’agent doit Exiger une confirmation avant d’exécuter une action.

6. Testez la connexion. Si le comportement de l’agent n’est pas celui que vous attendez, discutez avec votre agent pour clarifier les instructions.

Conseil : soyez précis·e dans vos instructions. Par exemple : « Archive tous les e-mails des newsletters avec le mot "hebdomadaire" dans la ligne d’objet » ou « Rédige une réponse polie aux demandes des clients et enregistrez-les pour que je les examine ».

Ajoutez un déclencheur basé sur les e-mails dans les paramètres de votre agent personnalisé.

1. Accédez à Déclencheurs. Cliquez sur + Ajouter un déclencheur → Mail → Connecter.

2. Sous Mail, choisissez parmi les déclencheurs suivants :

   • Nouvel e-mail reçu : s’exécute lorsqu’un nouvel e-mail arrive dans la boîte de réception connectée.

   • Nouvel e-mail envoyé : s’exécute lorsque vous envoyez un nouvel e-mail à partir de la boîte de réception connectée.

   • Nouvel e-mail reçu ou envoyé : s’exécute lorsqu’un nouvel e-mail est reçu ou envoyé.

   • Étiquette appliquée à l’e-mail : s’exécute lorsqu’une étiquette spécifique est appliquée à un e-mail.

3. Choisissez la boîte de réception sur laquelle vous souhaitez que le déclencheur s’exécute.

4. Ajoutez un filtre pour affiner les événements qui déclenchent un déclencheur Mail. Chaque déclencheur peut être filtré pour ne s’exécuter que lorsqu’un e-mail correspond à un attribut De, À, Objet, Corps ou Domaine spécifié.

Lorsque vous connectez Mail, vous pouvez choisir les autorisations de votre agent :

• Modifier la boîte de réception : archive, supprime, applique des étiquettes, définis des rappels, bloque des expéditeurs et vous désabonne.

• Brouillon : crée des brouillons.

• Envoyer  : envoie des e-mails à partir de votre compte.

• Exiger une confirmation : exige qu’une personne approuve ou annule une action avant son exécution. Lorsque cette option est désactivée, l’agent peut effectuer les actions autorisées sans approbation.

Conseil : utilisez les autorisations et les déclencheurs (par exemple, exécuter uniquement lorsqu’une étiquette est appliquée) si vous souhaitez restreindre les e-mails traités par l’agent.

Si vous partagez un agent personnalisé connecté à Mail, toute personne ayant accès à cet agent peut afficher les e-mails dans la boîte de réception connectée. Un avertissement sera affiché avant d’effectuer cette action.

Pour obtenir les meilleurs résultats, donnez des instructions spécifiques à votre agent personnalisé.

Triez automatiquement les messages entrants en appliquant des étiquettes, en archivant les e-mails de faible priorité et en définissant des rappels pour les e-mails importants.

Dites à votre agent personnalisé :« Lorsque je reçois un e-mail, vérifie s’il s’agit d’une newsletter. Si oui, applique l’étiquette "Newsletter" et archivez-le. S’il provient d’un ou d’une client·e, ajoute-lui une étoile et applique l’étiquette "Client". »

Désabonnez-vous des listes de diffusion non désirées et archivez ou supprimez automatiquement les e-mails promotionnels.

Dites à votre agent personnalisé :« Consulte ma boîte de réception pour les e-mails d’abonnement. Désabonne-moi de toutes les newsletters que je n’ai pas ouvertes depuis 30 jours et archive-les. »

Extrayez des informations clés des e-mails et créez ou mettez à jour des enregistrements dans une base de données Notion.

Dites à votre agent personnalisé :« Lorsque je reçois un e-mail d’un nouveau contact, crée une page dans ma base de données CRM avec son nom, son adresse e-mail et son entreprise. Ajoute un lien vers l’e-mail d’origine. »

Rédigez des réponses aux demandes courantes et enregistrez-les pour que vous les examiniez avant de les envoyer.

Dites à votre agent personnalisé :« Lorsque je reçois un e-mail me demandant des informations sur les prix, rédige une réponse amicale avec nos informations de tarification standard et enregistre-la en tant que brouillon pour que je l’examine. »

Si votre agent personnalisé rencontre des erreurs, donnez un « pouce baissé » à l’exécution et discutez avec l’agent pour diagnostiquer le problème. Ensuite, essayez les étapes suivantes :

Erreurs de connexion

Si vous ne trouvez pas Mail dans Outils et accès, si Mail se déconnecte ou si votre agent indique qu’il ne peut pas accéder aux e-mails :

• Confirmez que votre agent est connecté au bon compte de messagerie.

• Vérifiez que vous avez l’autorisation de modifier l’agent (Peut modifier ou Accès complet).

• Déconnectez et reconnectez la connexion Mail, puis actualisez Notion.

Erreurs de déclenchement

Si votre agent ne s’exécute pas lorsque l’e-mail est reçu, s’il s’exécute plusieurs fois ou s’il ne peut pas accéder au contenu de l’e-mail :

• Vérifiez l’ongletActivité de l’agent pour confirmer si le déclencheur se déclenche ou s’il se déclenche mais échoue.

• Vérifiez que la connexion Mail est toujours active dans Outils et accès.

• Pour les déclencheurs basés sur des étiquettes, confirmez que le nom de l’étiquette correspond exactement.