使用 Notion AI，更有效率地寫出更棒的筆記和文件

Notion AI 是你的網路助理，能協助你在已經熟悉的多功能工作空間內，想得更全面、做得更快，同時強化創造力。

如果你每天都要閱讀文件、撰寫內容或做筆記，Notion AI 就能提升你的工作效率。你無須在各種工具之間來回切換，以提升寫作品質或取得深入解析。此外，你再也不必把時間花在格式設定、文體寫作，或只是直接產生一些文字之上，這樣可以幫助你把每天的精力花在最重要的事情上。

Notion AI 可根據使用者的問題以及目前頁面的脈絡，來產生文字回覆。

你可根據當下的需求來啟動 Notion AI，方法有三種。

1. 若要提升現有內容，請將文字反白後選擇萬事問 AI。接著，從下拉式清單中選擇一個選項，或編寫自訂的提示。

2. 想要產出某個頁面的摘要或重點，請輸入/AI 以檢視 AI 區塊，或要求 Notion AI 撰寫內容。

3. 若要起草新草稿，請在新的頁面或新的一行裡按下空白鍵，然後輸入提示。

在本使用手冊中，我們將探索這三種動作其中的多種實用方法，來提升你的文件寫作、閱讀和編輯體驗。

大眾通常認為 AI 是根據提示來編寫資訊的工具。Notion AI 當然能做到這點，但是這個工具最有用的，反而是「後續處理」；Notion AI 能讓你接近成形的想法變得更加有意義。

反白選取文字並使用萬事問 AI下指令來進行任何工作，讓 Notion AI 在幾秒鐘內完成各種耗時任務，像是從會議記錄中整理出行動事項，從客戶研究筆記中摘要重點，甚至產出高品質的翻譯。

幫相關人等（和你自己）整理雜亂無章的筆記，不但花時間，而且乏味。你知道你說了什麼，其他人也知道，但總得有人寫下來。這個工作不是你做，就是別人要做。從現在開始，Notion AI 可以幫各位代勞。

包含總結、待辦事項和自訂內容等特殊的 AI 區塊，是利用 Notion AI 的強大功能，再加上所屬頁面的上下文資訊，來產出完美、只有在這裡才能產生的客製化內容。此外，也可以當作會議流程的固定部分，納入資料庫範本中。

透過三種「進階區塊」使用 AI 功能。

• 使用/summarize來進行回顧：幾秒鐘就能做出工作執行總覽。Notion AI 會參考文件中的背景資訊，產出整份文件的簡單幾句話摘要。

• 用 /待辦清單 產出待辦事項清單 ： 無論你是在分析會議通話紀錄或倉促記下的筆記，Notion AI 都可以幫助你記住下一步要做什麼。

• 使用 /custom AI block寫下任何內容— 要求 Notion AI 擴寫頁面上的想法，或對你的主要觀點提出反駁。和從一片空白開始不同，此區塊會使用頁面的內容來當作文字的輸出依據，進而產出更有用的結果。

有時，在頁面上寫下想法很容易，但要將這些想法編排成可以給別人看的文件，以便和團隊或其他人共享，往往得花上好幾個小時。現在有了 Notion AI，雜亂無章的筆記，很快就能變成精美的文件。以下幾個方法，你可以在工作空間中試試看：

• 寫下項目符號各點，剩下的由 AI 完成 — 例如職務說明、績效評估等等。寫下技能要求或成就列表，再要求 AI「建立涵蓋此內容的段落」，或「將內容修改成更專業的語法」。

• 快速找出關鍵洞見 — 使用 AI 找出文件最重要的部分，迅速獲得洞見，省去閱讀大量內容的功夫。嘗試要求 AI「建立包含重要項目的項目符號列表」或甚至「將此資訊摘要並做成表格」。

• 分析以文字為主的大型資料組 — 無須排序整理數百個開放式問卷，即可了解群體的意見觀點為何。使用 Notion AI 就能重點標示出大量文字，並要求寫成不限長度的項目符號摘要。嘗試詢問 AI「從這份資料提取出最重要的五個主題」，或計算特定請求提出的次數。

撰寫冗長文件時，從此不必再深陷於來回切換各種工具，或是苦等文案審核，才能進入下個編輯階段。Notion AI 可協助你迅速將現有內容轉換成更適合目前任務的內容，且無需手動重新設定。無論是調整文件語氣、修正拼寫和語法、尋找同義詞，或是將內容翻譯成其他語言，Notion AI 都能派上用場。

有了 Notion AI，你可以輕鬆在不同任務間切換，並為各種情況產出適當的輸出結果。下面幾件事，你可以讓 AI 來做：

• 調整寫作內容的語氣 — 即便內容相差無幾，你在對同事說明專案時的方式，可能和你對高層的方式不同。要求 Notion AI 將現有草稿或用想法拼湊出的段落「整理成更加專業的內容」，或「摘要要點來作為概述」。

• 將內容翻譯成其他語言 — 當你和全球團隊或全球客戶合作時，就會知道，翻譯是十分費時費力的工作。以前，你需要先寫些文字出來，以其他應用來提出申請，等個幾天，再將翻譯好的內容貼回一開始你工作的地方。現在有了 Notion AI，你可以快速產生準確的多語言翻譯，同時還能完成其他工作。

• 取得同義詞與單字定義 — 不論是在閱讀複雜文件時需要快速查詢單字定義，還是正在撰寫內容，需要找到適當措辭來形容你的想法，Notion AI 都能幫上忙。將你的想法以任何形式呈現在頁面內，接著選取部分文字，再從下拉式選單選擇所需的選項即可。

當你盯著空白的頁面，腦中卻是一片空白時，不妨讓 Notion AI 提供一些點子，甚至擬篇完整草稿，來協助你起步。寫一些提示或一些初步的想法，AI 就能按照你要求的任何格式來產生內容。內容產生後，可繼續要求 Notion AI 來修改，直到結果讓你滿意為止。接下來，你只要把結果拿來微調就行了。

無論你使用 Notion AI 的方式或原因為何，如果想讓輸出的資料符合你的需求，最好的方法，就是把提示寫得更具體。為此，我們詢問 Notion AI，要如何寫出好的提示（老實說，這真的是非常好的方法）。撰寫自訂提示時，不妨遵循這些訣竅；同時記住一件事：你隨時都能讓 Notion AI 將輸出結果修改成讓你滿意的內容。

• 首先，你得要有明確的目標。你想讓 AI 幫你產生什麼內容？

• 務必讓你的提示具體且切中要點。這有助於 AI 了解你要求的內容，產出更精確的輸出。

• 盡可能提供詳細脈絡，包含任何相關背景資訊、關鍵字或要求，例如希望輸出的字數或語氣。

• 提示應力求簡潔，避免過於複雜的用語或行話。

那麼，實際上要怎麼做才對？請看下列這些提示，想想如何根據上述的指引來改善寫法。

• 「撰寫一則關於室內設計的 Instagram 貼文」，可以改為要求「撰寫一則關於現代燈具的 Instagram 貼文。語氣要友好切親切，長度在 300 字以內。加入 3 到 5 個相關的 hashtag」。

• 不要只寫「對軟體應用程式的產品功能進行腦力激盪」；應該寫下團隊想達成的具體目標，並說明軟體應用程式的功能。

雖然講到 Notion AI 的價值，我們可以說上一整天，但最有效的證明方法，還是實際來用用看。因此，我們讓 Notion AI 來做這篇使用手冊的摘要；你看看，下面的摘要是不是很厲害？

本文介紹如何使用 Notion AI 助理，協助摘要和編輯文件。這位助理可負責產生摘要、提取要點或待辦事項、進行語言翻譯、重寫區段或變更語氣、建議同義詞等等。使用者可選取文字，然後選擇「萬事問 AI」或輸入「/AI」來產生 AI 建議。助理使用頁面中的上下文與自訂的使用者輸入提示，來產出輸出結果。下面的各個範例，則是說明如何使用助理來整理會議內容摘要、將項目符號列表的內容潤色成一段段文字，以及問卷資料分析。