Crie seu primeiro Agente Personalizado

O trabalho manual e repetitivo consome horas todas as semanas em todas as equipes. Os Agentes Personalizados mudam esse cenário operando com base em agendamentos e gatilhos automaticamente, em vez de ficarem esperando pelo seu comando. Eles também trabalham com os documentos e bases de dados que você já possui.

Os Agentes Personalizados podem responder a perguntas no Slack, criar relatórios semanais e encaminhar tarefas automaticamente. Personalize-os exatamente de acordo com as necessidades da sua equipe. Basta que uma pessoa crie o agente e ele se tornará um recurso compartilhado com todos.

Neste guia, você aprenderá o seguinte:

• Identificar os fluxos de trabalho mais adequados para a automação

• Escrever instruções claras e eficazes para o seu Agente Personalizado

• Escolher os gatilhos e agendamentos certos

• Configurar as ferramentas e o acesso apropriados

• Testar, iterar e solucionar problemas com confiança

• Salvar, compartilhar e gerenciar o seu Agente Personalizado em toda a sua equipe

Ao criar seu Agente Personalizado, pense naquelas tarefas que são repetitivas, demoradas e que seguem certas regras. Por exemplo, aquela pessoa que vive fazendo as mesmas perguntas no Slack, que precisa atualizar manualmente os relatórios semanais ou que faz a triagem dos mesmos tipos de solicitações.

Você pode criar:

• Agente de respostas rápidas: peça ao agente para responder automaticamente a perguntas no seu canal #product-ask usando os seus documentos como a base de conhecimento.

• Agente de gestão de tarefas: detecte as solicitações de produto recebidas e encaminhe-as de modo automático, etiquetando e atribuindo automaticamente novos relatórios de bugs com base na gravidade e no componente.

• Agente de relatórios: crie relatórios semanais da equipe a partir de tarefas, threads do Slack e bases de dados de projetos.

Pergunte a si mesmo: Se eu configurasse isso uma vez, toda a minha equipe se beneficiaria? Ou isso me economizaria um tempo significativo por semana? Se a resposta for sim, você encontrou um bom candidato para um Agente Personalizado.

Para começar, acesse a seção Agentes na barra lateral do seu espaço de trabalho e clique em + Novo agente.

Comece a conversar na caixa de texto usando linguagem simples e natural para dizer o que você quer que o Agente personalizado faça. Você também pode começar com uma opção de modelo

Defina claramente os seus objetivos e resultados, mas não precisa especificar cada etapa:

• Especifique o contexto: defina quando e onde o seu Agente Personalizado deve agir. Por exemplo, “Quando alguém perguntar sobre preços no nosso canal #product-ask, extraia a resposta da nossa página de perguntas frequentes sobre preços”, em vez de dizer apenas “quando alguém fizer perguntas”.

• Use @menções: indique diretamente as páginas, bases de dados ou pessoas, em vez de se referir vagamente à “minha base de conhecimento”.

• Defina o formato e destino antecipadamente: esclareça o que deve acontecer em diferentes cenários e onde extrair as respostas. Por exemplo, “Se a pergunta for sobre faturamento, envie-a para a equipe financeira. Se a pergunta for sobre os recursos do produto, responda a partir da @Documentação do produto.”

• Dê exemplos: mostre como é uma boa resposta (e o que evitar) para que o agente consiga seguir o estilo da sua preferência.

• Defina limites claros: defina explicitamente o que o agente deve e não deve fazer. Por exemplo, “Atualize a página de relatório semanal existente em vez de criar novas” ou “Responda apenas em #support, não em #general”.

Veja como criar um Agente de respostas rápidas: “Crie um Agente de respostas rápidas para #product-ask que responda a perguntas usando o @Centro de Ajuda e a seção @Perguntas Frequentes sobre o produto.”

Você verá a configuração do agente sendo atualizada em tempo real, incluindo as instruções, páginas e ferramentas sugeridas. Este é apenas o começo da conversa, portanto, revise e ajuste conforme necessário.

Os gatilhos informam ao seu agente quando ele deve ser executado. Ao conversar com o seu Agente Personalizado, escolha gatilhos específicos com base no que você está criando.

Os gatilhos baseados em eventos são executados quando algo acontece:

• @menção no Notion ou no Slack

• Nova página adicionada a uma base de dados

• Mensagem publicada em um canal específico do Slack

Com um Agente de respostas rápidas, use um gatilho baseado em eventos, como quando alguém @menciona o agente em um canal conectado do Slack. Você pode configurá-lo para responder apenas quando for @mencionado no seu canal #product-ask, para que ele só atue quando for explicitamente solicitado.

Os gatilhos agendados são executados automaticamente em um cronograma definido:

• Todas as segundas-feiras de manhã

• Diariamente às 17:00

• Semanalmente às sextas-feiras

No caso do Agente de relatórios, o gatilho é baseado no tempo. Configure-o para ser executado todas as segundas-feiras de manhã ou sextas-feiras à tarde, para que a sua equipe receba um resumo semanal consistente, sem que ninguém precise compilá-lo manualmente.

Depois que o seu Agente Personalizado montar as instruções iniciais, revise-as para ver se é preciso adicionar detalhes: casos de exceção, fluxos de encaminhamento e exemplos do que você espera ou não do agente.

Pense em termos simples, do tipo “se isso acontecer, então faça isso” para orientar o julgamento do agente: Se a resposta existir no Centro de Ajuda, responda com um breve resumo e um link. Do contrário, diga que não sabe e marque a equipe de suporte.

Depois de abordar os fundamentos, você pode adicionar comportamentos mais avançados. Você pode adicionar o seguinte ao Agente de respostas rápidas do produto:

• “Depois de responder a uma questão, faça uma pergunta de acompanhamento: ‘Isso respondeu à sua pergunta? Reaja com 👍 se sim ou 👎 se precisar de mais ajuda.’”

• “Se alguém reagir com 👍, adicione um ✅ para marcar a thread como resolvida.”

• “Se alguém reagir com 👎, encaminhe a pergunta para a nossa base de dados @Suporte para que alguém possa analisá-la mais tarde e atribua um proprietário.”

A página de instruções funciona como a memória do seu agente e ela aumenta à medida que vocês interagem. Se algo não estiver funcionando, descreva o problema e o agente deverá ser capaz de resolvê-lo. Você sempre pode abrir a página de instruções e editá-la manualmente, se preferir.

Ao conversar com o seu Agente Personalizado, ele pode adicionar automaticamente páginas, bases de dados ou ferramentas necessárias. Você verá que elas aparecem na seção Ferramentas e acesso. O agente também solicitará que você as conecte.

Mesmo que as páginas e ferramentas sejam adicionadas automaticamente, você ainda precisará revisar e conceder acesso a cada uma delas. Na maioria dos casos, o acesso de visualização é suficiente. Conceda acesso de edição apenas quando o agente realmente precisar alterar o conteúdo.

Dependendo das ferramentas que você conectar, as autorizações necessárias variam. Por exemplo, se você estiver conectando o Slack, escolha exatamente os canais — isso inclui canais públicos e privados — que o agente pode ler ou onde pode publicar. Ele não responderá nos canais que você não configurou.

Antes de compartilhar ou ativar seu agente, teste-o. O objetivo não é atingir a perfeição na primeira tentativa, mas a iteração controlada.

• Teste antes de ativar: Clique em Executar para iniciar o agente manualmente e revise o resultado antes de ativar os gatilhos ou agendamentos.

• Comece em um ambiente seguro:

  • No caso de um agente baseado no Slack: crie um canal de testes, publique uma pergunta e @mencione o agente. Confirme se ele responde com precisão e extrai informações das fontes certas.

  • No caso de um agente de encaminhamento de tarefas: envie uma solicitação de teste ou um bug e verifique se ele está marcado e atribuído corretamente.

  • No caso de um agente agendado: acione-o manualmente para visualizar o resultado antes de habilitar o agendamento.

• Espere por iterações: os Agentes Personalizados podem demandar várias execuções de teste para funcionar corretamente. Ajuste as instruções com base no que o resultado de fato, e não no que você pretendia que ele fizesse.

• Verifique o registro de atividades primeiro: se algo der errado, clique no ícone de relógio para ver o que acionou a execução, quais ações o agente tomou e onde houve falha.

A guia Atividade mostra cada execução e o que o agente fez. Se algo estiver errado, converse com o agente para solucionar o problema ou volte ao histórico de versões, se necessário.

Depois que seu Agente Personalizado estiver funcionando como desejado, você pode salvá-lo e compartilhá-lo com sua equipe para que todos se beneficiem da mesma automação.

É possível compartilhar um agente como uma página no Notion. Clique no botão Compartilhar na parte superior da tela e convide colegas de equipe ou grupos conforme necessário.

Algumas considerações úteis:

• Cada edição melhora todas as execuções futuras: atualizações nas instruções do agente valem para todas as próximas execuções, para todos os usuários.

• As autorizações são importantes: os agentes levam em conta seu próprio acesso, portanto, revise o que eles podem ver e fazer antes de compartilhar de forma mais ampla.

• Comece aos poucos: compartilhe primeiro com alguns colegas de equipe e expanda o grupo de usuários quando tiver certeza de que tudo está funcionando sem problemas.

• Nomeie e descreva com clareza: um nome claro e uma descrição curta ajudam os colegas de equipe a saber quando e como usar o agente.

O cuidado no compartilhamento ajuda o seu agente a se tornar um colega de equipe confiável, e não apenas um atalho pessoal.

Depois que seu Agente Personalizado estiver em execução, o trabalho que costumava exigir acompanhamento constante acontecerá automaticamente. Sua equipe recebe as respostas, as atualizações e o encaminhamento necessário sem ter que esperar por você.