Anotações IA (beta)

As Anotações IA geram atas detalhadas, para que você mantenha o foco na conversa. A IA do Notion transcreve a reunião e identifica os principais pontos e itens de ação que você pode compartilhar com toda a equipe.

Para usar as Anotações IA:

• É necessário ter o Plano Business ou Enterprise do Notion.

• Se você estiver usando o aplicativo do Notion para computador, deve usar a versão 4.7.0 ou superior.

  • Se você estiver usando um dispositivo Mac, deve utilizar o macOS 13 ou uma versão posterior.

  • Se você estiver usando um dispositivo Windows, verifique se tem a versão mais recente.

Para iniciar as Anotações IA, digite/reunião em qualquer página do aplicativo para computador. Se você estiver usando um navegador web, abra o aplicativo do Notion para computador ou faça o download, caso ainda não o tenha feito.

• Escreva os itens da pauta ou contexto em Anotações antes da reunião. Ao gerar o resumo, a IA do Notion levará essas anotações em consideração.

• Quando a reunião começar, selecione Começar a transcrever. Ao fazer isso, você confirma que todos ali deram consentimento para que a reunião seja gravada e transcrita.

• Quando a reunião terminar e você quiser parar de transcrever, selecione Parar. O resumo de IA começará a ser gerado automaticamente. É necessário pelo menos um minuto de áudio gravado para gerar um resumo.

• Se quiser retomar a gravação, clique no ícone deslizante na parte superior do bloco de anotações da reunião → Retomar transcrição.

Quando as Anotações IA detectarem troca de palestrante, a transcrição começará em uma nova linha. No entanto, os palestrantes não serão identificados ou rotulados.

Você também encontrará citações da sua transcrição no resumo das anotações da reunião. Passe o mouse sobre uma citação para ver o trecho da transcrição que foi referenciado. Você também pode clicar em uma citação para ir até a linha correspondente na transcrição.

As Anotações IA podem estruturar as anotações com base no tipo de reunião em andamento, como uma chamada de vendas ou uma reunião de equipe. Para alterar o formato do resumo das suas Anotações IA:

1. Clique no ícone deslizante na parte superior do bloco.

2. Passe o mouse sobre Formatar e selecione uma das opções.

   • As alterações de formato só se aplicam a novas gravações ou quando você retomar a transcrição. Para atualizar um resumo existente com um novo formato, clique em Tentar resumir novamente.

Após selecionar o bloco, lembraremos você de informar sobre o uso das Anotações IA e obter o consentimento de todos os participantes da reunião antes de prosseguir.

Para ajudar você a solicitar o consentimento, há algumas opções fáceis:

• Texto: clique no ícone deslizante na parte superior do bloco de Anotações IA e passe o mouse sobre Consentimento. Edite a mensagem de consentimento como quiser, depois copie e cole no chat do aplicativo de conferência em uso.

• Voz: clique em 🔈 na parte inferior do bloco de Anotações IA antes de começar a transcrever. Isso reproduzirá sua mensagem de consentimento para todos os participantes.

  • Você pode alterar a voz clicando no ícone deslizante na parte superior do bloco de anotações da reunião e selecionando vozes diferentes para idiomas diferentes. O Notion usará automaticamente o idioma da sua reunião para reproduzir a voz apropriada.

• Fale em voz alta: uma pergunta simples também funciona. Por exemplo, você pode perguntar: “Posso transcrever esta reunião usando as Anotações IA do Notion?”

Quer armazenar todas as suas Anotações IA em uma base de dados para facilitar o acesso? Se quiser definir uma base de dados padrão para suas anotações de reunião:

1. Acesse Configurações → IA do Notion.

2. Abra o menu dropdown ao lado de Base de dados de reuniões padrão.

3. Localize e selecione a base de dados onde você deseja que suas Anotações IA sejam armazenadas.

Na próxima vez que você criar uma página de Anotações IA (a partir de uma notificação, por exemplo), a página será criada automaticamente dentro da sua base de dados padrão.

Talvez apareça uma janela pop-up pedindo acesso à tela e ao áudio do sistema para o Notion, mesmo depois de você já ter concedido acesso. Às vezes, redefinir essas permissões pode resolver o problema.

Como corrigir

• Tente fechar outros aplicativos e guias do navegador para liberar memória, depois tente novamente.

• Nas configurações do seu dispositivo, revogue o acesso à tela e ao áudio do sistema para o Notion. Em seguida, saia do Notion, reinicie o dispositivo, abra o Notion e siga as instruções para conceder acesso.

• Verifique se você está usando a versão mais recente do Notion. Caso contrário, atualize para a versão mais recente e veja se isso resolve o problema.

Dependendo da versão do seu sistema operacional ou do aplicativo do Notion, as Anotações IA podem não funcionar corretamente e apresentar um erro informando que o recurso não pôde ser iniciado.

Como corrigir

• Se você estiver em um dispositivo Mac, deve usar o macOS 13 ou posterior.

• Se você estiver em um dispositivo Windows, verifique se está usando a versão mais recente.

• Verifique se você está usando a versão mais recente do Notion.

• Recarregue a página ou reinicie o aplicativo.

Caso não veja as Anotações IA no seu menu de barra, é possível que a funcionalidade tenha sido desativada para o seu espaço de trabalho.

Como corrigir

• Se você for proprietário de um espaço de trabalho, acesse Configurações → IA do Notion e habilite asAnotações IA.

• Se você não for proprietário de um espaço de trabalho, entre em contato com o indivíduo responsável e pergunte se ele pode habilitar as Anotações IA para o seu espaço de trabalho.

As Anotações IA ficam ainda mais poderosas com o Notion Calendar. Crie, organize e compartilhe anotações de reunião sem esforço, para que você possa se concentrar totalmente nas reuniões e manter a sua equipe em sintonia.

Para conectar as Anotações IA ao Notion Calendar pela primeira vez:

1. Clique no ícone deslizante na parte superior de um bloco de Anotações IA → Conectar ao Notion Calendar.

   • Se você não vir essa opção, o seu espaço de trabalho já está conectado ao Notion Calendar.

2. Na parte superior do Notion Calendar, clique no ícone do seu perfil → Configurações. Você encontrará uma lista dos seus espaços de trabalho do Notion conectados na seção Espaços de trabalho do Notion na barra lateral de configurações. Em cada espaço de trabalho conectado, é possível:

   • Escolher onde armazenar as anotações de reunião (recomendamos uma base de dados de anotações de reunião). Por padrão, essa será a seção Particular do seu espaço de trabalho do Notion, mas você pode definir qualquer destino. Observe que essa configuração é diferente da base de dados padrão que você pode designar nas configurações do Notion. Se você quiser que todas as suas Anotações IA sejam armazenadas no mesmo lugar, defina o mesmo local padrão para as anotações de reunião no Notion Calendar e no Notion!

   • Escolher adicionar automaticamente anotações de reunião a novos eventos.

Há algumas maneiras de conectar as Anotações IA a eventos existentes no Notion Calendar:

• Clique no ícone deslizante na parte superior de um bloco de Anotações IA, passe o mouse sobre Adicionar evento de calendário e selecione um evento futuro.

• Na seção Próximos eventos da Página inicial do Notion, passe o mouse sobre um evento e selecione o ícone de Anotações IA. Você não verá essa opção em eventos de dia inteiro.

• Selecione um evento no Notion Calendar, clique no campo Anotações IA e Documentos e adicione as anotações da reunião.

Selecione Reuniões na barra lateral do Notion para gerenciar suas Anotações IA em um só lugar. Aqui, você pode ver suas próximas reuniões e suas Anotações IA anteriores.

Prepare-se para as próximas reuniões nesta seção. Você consegue visualizar facilmente as próximas reuniões, preparar suas anotações com antecedência e iniciar a transcrição diretamente por aqui.

Você pode passar o mouse sobre uma reunião futura e:

• Participar da reunião rapidamente, sem precisar sair do Notion.

• Criar uma anotação de reunião em uma página ou base de dados específica no seu espaço de trabalho. Antes do início da reunião, você pode criar as Anotações IA com antecedência e adicionar anotações ou itens da pauta antes da reunião. Quando a reunião começar, é possível acessar facilmente as Anotações IA e começar a transcrição imediatamente.

Na guia Reuniões, você também poderá ver uma visualização consolidada de todas as suas anotações de reunião. A visualização em lista na guia Reuniões é diferente da sua base de dados padrão usada para armazenar Anotações IA — ela mostra as anotações de reunião que você criou, bem como as vinculadas a eventos do calendário em que você participou, independentemente de onde estejam armazenadas no seu espaço de trabalho. Assim, você encontra rapidamente as anotações de que precisa.

Aqui, você pode filtrar, ordenar e buscar anotações. Você também poderá renomeá-las e abri-las facilmente.

Você também pode abrir o menu deslizante na parte superior da lista para ajustar as configurações de visualização. Por exemplo, você pode escolher quais propriedades estão visíveis ou ajustar como as anotações da reunião são agrupadas.

Selecione Novo na parte superior da visualização em lista para criar novas Anotações IA.

Se você não quiser a guia Reuniões na barra lateral do Notion, você pode desativá-la acessando Configurações → IA do Notion e habilitando a guia Ocultar reuniões.

Abaixo estão algumas informações gerais sobre as leis e os regulamentos relacionados às transcrições, bem como algumas práticas recomendadas a considerar ao habilitar as Anotações IA.

Nos Estados Unidos, certas leis exigem o consentimento de pelo menos um dos participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada ou conversa. Outras exigem que você obtenha o consentimento de todos os participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada.

Fora dos Estados Unidos, como na União Europeia, existem leis semelhantes que exigem o consentimento dos participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada.

Além dos requisitos de consentimento, também pode haver leis que regem como você usa, divulga e protege suas gravações ou transcrições de chamadas. Essas leis variam de acordo com fatores como a localização dos participantes, o setor de atuação e as normas do mercado.

Obter consentimento

Determinar quais leis de consentimento se aplicam pode ser complexo quando os participantes da reunião estão em diferentes estados ou países, ou se você não tiver certeza da localização de um ou mais participantes. Recomendamos cumprir as leis de consentimento mais rigorosas e sempre obter a autorização de todos os participantes antes de usar as Anotações IA para transcrever uma reunião.

Outras práticas recomendadas

• Explique claramente aos participantes que você transcreverá a chamada usando um provedor terceirizado (por exemplo, Anotações IA do Notion).

• Mantenha registros adequados de como você obteve o consentimento.

• Respeite a decisão do participante que optar por não ter a fala transcrita.

• Se novos participantes entrarem em uma chamada após o início da transcrição, pare e obtenha o consentimento deles antes de prosseguir.

• Deixe claro para os seus usuários como você planeja usar e/ou compartilhar as transcrições (ou qualquer informação derivada delas).

• Garanta que o uso e o compartilhamento de gravações e transcrições sejam feitos estritamente conforme o comunicado aos usuários e em total conformidade com as leis aplicáveis.

• Guarde as transcrições apenas pelo tempo que você precisar.

As Anotações IA oferecem formas de informar sobre o uso do recurso e obter o consentimento dos participantes, sobre as quais você pode saber mais aqui, contudo observe que estes são apenas alguns exemplos de como você pode obter o consentimento.

As Anotações IA envolvem subprocessadores (OpenAI, Anthropic, Fireworks, and Baseten Labs, Inc.) para gravar a reunião, processar o arquivo de áudio em uma transcrição e, em seguida, produzir insights, como um resumo da reunião, itens de ação, participantes da chamada e muito mais.

Quando você usa as Anotações IA no navegador ou no aplicativo do Notion, o arquivo de áudio é processado e imediatamente excluído. Quando você usa as Anotações IA no aplicativo móvel do Notion, o arquivo de áudio é carregado e armazenado temporariamente durante o processamento. Após o processamento para o aplicativo móvel, o arquivo de áudio é excluído imediatamente. Havendo falha, o arquivo é retido por até três dias para o Notion tentar processá-lo novamente.

Se você é proprietário de um espaço de trabalho e não deseja disponibilizar o recurso Anotações IA para os membros, você pode desativar o espaço de trabalho quando quiser: acesse Configurações → IA do Notion e desabilite a disponibilidade do espaço de trabalho.

Cópias locais do áudio da reunião gravado estão disponíveis para o usuário que inicia as Anotações IA (o “autor da gravação”). Os dez arquivos de áudio de reunião gravados mais recentemente serão armazenados no dispositivo local do autor da gravação e estarão disponíveis para download. Somente o autor da gravação poderá baixar um arquivo de áudio salvo localmente.

Este recurso vem desativado por padrão em todos os planos. Se você não quiser que o armazenamento de áudio local esteja ativado para seus usuários, basta desativar a opção no espaço de trabalho: acesse Configurações → IA do Notion e desative a opção Armazenar áudio localmente.

Uma transcrição pode ser excluída de duas maneiras:

• Diretamente no bloco de Anotações IA, clicando no ícone deslizante → Excluir transcrição. Isso também excluirá o áudio armazenado localmente do dispositivo do autor da gravação.

• Excluindo a página principal onde se encontra o bloco de Anotações de IA. Depois de excluída, a página seguirá as configurações de retenção de dados do seu espaço de trabalho.

Os proprietários de espaços de trabalho no Plano Enterprise podem agendar a exclusão automática das transcrições acessando Configurações → IA do Notion e agendando a exclusão: Exclusão automática de transcrições. Os resumos e as anotações permanecerão nos blocos de Anotações de IA do seu espaço de trabalho, mas todas as transcrições serão excluídas automaticamente após o cronograma de exclusão escolhido.

Você pode optar por armazenar gravações de áudio no dispositivo local do autor da gravação. O autor da gravação pode excluir o áudio armazenado localmente a partir de seu dispositivo a qualquer momento: clique no ícone de menu no bloco de Anotações IA, passe o mouse sobre Gravações de áudioe selecione Excluir gravações. Isso exclui todas as gravações do bloco de Anotações IA específico.

Se um proprietário de espaço de trabalho no Plano Enterprise tiver ativado as opções Exclusão automática de transcrições e Armazenar áudio localmente em suas configurações, as gravações de áudio locais seguirão a agenda de exclusão automática selecionada para as transcrições. Quando uma transcrição é excluída segundo a agenda de exclusão automática, as gravações de áudio associadas armazenadas no dispositivo local do autor da gravação também serão excluídas. Se um proprietário do espaço de trabalho definir que as transcrições sejam excluídas imediatamente após a geração do resumo das Anotações IA, nenhum áudio será armazenado localmente no dispositivo do autor da gravação.