Anotações IA (beta)

As Anotações IA são uma ótima maneira de ter anotações detalhadas de uma reunião sem precisar digitar durante as reuniões ou chamadas de vídeo.

Para usar as Anotações IA, você precisará da versão 4.7.0 do aplicativo para desktop. O recurso não está disponível no navegador.

As Anotações IA estão na versão beta e sujeitas aos termos de beta do seu contrato, se houver.

Para criar um bloco de Anotações IA, digite /reunião em qualquer página.

Escreva quaisquer itens da pauta ou contexto em Anotações antes da reunião. Ao gerar o resumo, a IA levará essas anotações em consideração.

1. Clique em Confirmar consentimento para iniciar a transcrição.

2. Para interromper a transcrição, clique em Parar.

3. O resumo da IA começará a ser gerado automaticamente.

   • É necessário pelo menos um minuto de áudio gravado para gerar um resumo.

As Anotações IA podem estruturar as anotações com base no tipo de reunião, como uma chamada de vendas, uma reunião de equipe ou outros formatos.

1. Clique no menu ••• no bloco.

2. Passe o mouse sobre Formatar e selecione uma das opções.

   • As alterações de formato só se aplicam a novas gravações ou quando você retomar a transcrição. Para atualizar um resumo existente com um novo formato, clique em Tentar resumir novamente.

Após selecionar o bloco, você será lembrado de divulgar o uso das Anotações IA e obter o consentimento de todos os participantes da reunião antes de prosseguir.

Para ajudar você a solicitar o consentimento, há algumas opções fáceis:

1. Copiar a mensagem e colar no chat da reunião (ótimo para reuniões realizadas por meio de aplicativos de conferência)

   • A cópia rápida está disponível no cabeçalho do bloco, e a mensagem pode ser alterada no menu •••.

2. Voz: reproduza uma mensagem de áudio automática no início da reunião.

   • Clique no 🔈 ícone para reproduzir a mensagem.

   • Você pode alterar a voz no menu ••• e selecionar vozes diferentes para idiomas diferentes. O Notion usará automaticamente o idioma da sua reunião para reproduzir a voz apropriada.

3. Diga em voz alta: uma pergunta simples também funciona. Por exemplo: "Posso transcrever esta reunião usando as Anotações IA do Notion?"

Importante: a mensagem de áudio é reproduzida pelos alto-falantes do computador, não pelo microfone da conferência. Ative os alto-falantes e desconecte os fones de ouvido para que todos na sala possam ouvir claramente.

As Anotações IA ficam ainda mais poderosas com o Notion Calendar. Crie, organize e compartilhe anotações de reunião sem esforço, para que você possa estar presente nas reuniões e manter a sua equipe sincronizada.

Para conectar as Anotações IA ao Calendar:

1. Em um bloco de Anotações IA, clique em ••• → Conectar ao Notion Calendar.

   • Se você não vir essa opção, o seu espaço de trabalho já está conectado ao Notion Calendar.

2. No Notion Calendar, clique no ícone do seu perfil e acesse Configurações. Nele, você pode:

   • Escolher onde armazenar as anotações de reunião (recomendamos uma base de dados de reuniões).

   • Compartilhar automaticamente as anotações de reunião com os participantes do evento.

     • Isso só ocorrerá com participantes internos.

   • Escolher adicionar automaticamente anotações de reunião a novos eventos.

Abaixo estão algumas informações gerais sobre as leis e regulamentos relacionados às transcrições, bem como algumas práticas recomendadas a serem consideradas ao habilitar as Anotações IA.

Nos Estados Unidos, certas leis exigem o consentimento de pelo menos um dos participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada ou conversa. Outras exigem que você obtenha o consentimento de todos os participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada.

Fora dos Estados Unidos, como na União Europeia, existem leis semelhantes que exigem o consentimento dos participantes antes de gravar ou transcrever uma chamada.

Além dos requisitos de consentimento, também pode haver leis que regem como você usa, divulga e protege suas gravações ou transcrições de chamadas. Essas leis podem variar dependendo de onde os participantes estão localizados, do setor de negócios e dos padrões do setor.

Conseguindo consentimento: determinar quais leis de consentimento se aplicam pode ser complicado quando os participantes da reunião estão em vários estados ou países, ou se você não tem certeza sobre a localização de um ou mais participantes. Recomendamos cumprir as leis de consentimento mais rigorosas e sempre obter o consentimento de todos os participantes antes de usar as Anotações IA para transcrever uma reunião. Outras práticas recomendadas:

• Explique claramente aos participantes que você transcreverá a chamada usando um provedor terceirizado (por exemplo, Anotações IA do Notion).

• Mantenha registros adequados de como você obteve o consentimento.

• Respeite a escolha de um participante de não ser transcrito.

• Se novos participantes entrarem em uma chamada após o início da transcrição, pare e obtenha o consentimento dos novos participantes antes de prosseguir.

• As Anotações IA fornecem maneiras de divulgar o uso do recurso e obter o consentimento dos participantes da reunião, mas observe que estes são apenas alguns exemplos de como você pode obter o consentimento.

Outras práticas recomendadas:

• Deixe claro para os seus usuários como você planeja usar e/ou compartilhar as transcrições (ou qualquer informação derivada delas).

• Certifique-se de usar e compartilhar as transcrições apenas de forma consistente com o que você disse aos seus usuários e com todas as leis aplicáveis.

• Guarde as transcrições apenas pelo tempo que você precisar.

As Anotações IA envolvem subprocessadores (OpenAI e Anthropic) para gravar a reunião, processar o arquivo de áudio em uma transcrição e, em seguida, produzir insights, como um resumo da reunião, itens de ação, participantes da chamada e muito mais. O arquivo de áudio é excluído imediatamente do Notion após a conclusão do processamento do arquivo de áudio.

Se você não quiser que o recurso Anotações IA esteja disponível para seus usuários, os administradores podem desativar o espaço de trabalho a qualquer momento por meio do botão disponível no console.