Tout ce que vous devez savoir sur les paramètres de contrôle de l’organisation

Votre équipe s’agrandit sur Notion ? Pas besoin de perdre du temps à gérer les paramètres et les espaces de travail. La gestion de plusieurs espaces de travail peut s’avérer délicate. Il se peut en effet que vous deviez passer d’un espace de travail à l’autre pour ajuster les paramètres, assurer la sécurité et vérifier qui fait quoi. Et si plusieurs administrateurs gèrent différents espaces de travail, la coordination peut vite devenir un casse-tête. Sans vue d’ensemble, les administrateurs perdent un temps précieux à démêler des configurations confuses au lieu de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Les paramètres d’organisation de Notion regroupent toutes les informations dans une vue centralisée : utilisateurs, paramètres, sécurité et bien plus. Imaginez cela comme le centre de commandes de votre espace de travail : vous avez une vue claire de tout ce qui se passe, ainsi que la flexibilité nécessaire pour affiner les contrôles si besoin.

Dans ce guide, découvrez comment…

• Prendre en charge, en tant que propriétaire de l’organisation, la gestion de tous vos paramètres et autorisations depuis un seul et même endroit.

• Utiliser la console d’administrateur pour obtenir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans vos espaces de travail.

• Appliquer rapidement les paramètres à l’ensemble des organisations, espaces de travail ou espaces d’équipe en quelques clics.

• Exploiter tout le potentiel des paramètres de votre espace de travail grâce à notre aide-mémoire pratique.

La gestion de plusieurs espaces de travail et de leurs paramètres peut s’avérer complexe, en particulier lorsque plusieurs administrateurs sont en charge d’espaces de travail différents. Pour que tout fonctionne de manière fluide et cohérente, il est recommandé de désigner un propriétaire d’organisation.

Considérez le propriétaire de l’organisation comme votre administrateur central : il/elle supervise tous les paramètres et autorisations de votre organisation et de ses espaces de travail. Ce rôle de super-administrateur est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs espaces de travail.

Par exemple, si votre entreprise possède des espaces de travail répartis entre l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Asie, la mise à jour des paramètres de sécurité de base, tels que les politiques de mot de passe, nécessite une connexion séparée à chaque espace de travail. Sans les autorisations appropriées, vous devrez demander aux autres propriétaires d’espaces de travail d’effectuer les modifications, même les plus simples.

Vous pouvez avoir plusieurs propriétaires d’organisation, mais il est important d’établir des directives claires pour travailler ensemble. Cela permet à tout le monde de rester synchronisé lors de la gestion des paramètres et des autorisations.

Lorsque vous prenez les commandes en tant que propriétaire d’une organisation, la console d’administrateur sert de tableau de bord et vous offre une vue d’ensemble sur vos employé·es, les paramètres de partage, les contrôles de sécurité et de conformité et les journaux d’audit, le tout dans un emplacement centralisé.

Pour accéder à la console d’administrateur, ouvrez le sélecteur d’espaces de travail et sélectionnez Gérer l’organisation.

L’écran d’accueil vous permet de naviguer à travers cinq catégories clés : Général, Utilisateurs, Sécurité, Données et autorisations, et Données analytiques. Voici comment tirer le meilleur parti de chaque paramètre :

L’onglet Général vous permet d’accéder rapidement aux principaux paramètres de l’organisation. Vous pouvez modifier le nom de votre organisation, son avatar, ses domaines de messagerie vérifiés, ses espaces de travail, ses espaces d’équipe, gérer l’authentification unique SSO SAML et gérer le provisionnement SCIM, le tout à partir d’un emplacement central.

Sous cet onglet, lorsque vous sélectionnez Gérer les espaces de travail, vous verrez tous les espaces de travail connectés à votre organisation. Cliquez sur n’importe quel espace de travail pour afficher et ajuster ses fonctionnalités activées. Par exemple, vous pouvez activer l’IA de Notion pour certaines équipes tout en la désactivant pour d’autres. Le meilleur de tout ça ? Vous pouvez gérer tous les paramètres à partir d’une vue unique, sans avoir à passer d’un espace de travail à l’autre.

L’onglet Personnes vous permet de gérer facilement la façon dont les membres et les invités apparaissent et fonctionnent au sein de votre organisation. Vous pouvez notamment gérer les sessions des utilisateurs et les paramètres d’accès au compte, tels que la réinitialisation des mots de passe et la possibilité de déconnecter tous les utilisateurs. Consultez notre article de référence pour en savoir plus sur les paramètres disponibles.

La section Gérer les membres vous permet de voir tous les membres de votre organisation et les espaces de travail auxquels ils appartiennent. Cette vue est très utile pour garder un œil sur vos membres et gérer la facturation. Au lieu de devoir exporter les listes de membres de chaque espace de travail et supprimer manuellement les doublons, vous pouvez tout voir au même endroit. De cette façon, si une personne fait partie de plusieurs espaces de travail, vous pouvez vous assurer qu’elle ne sera comptée qu’une seule fois dans un cycle de facturation donné.

Vous pouvez également cliquer sur n’importe quel membre pour voir son profil dans tous les espaces de travail à la fois, ce qui vous évite d’avoir à rassembler ses informations depuis différents endroits.

L’onglet Sécurité vous aide à protéger les informations de votre équipe de A à Z. Vous pourrez définir et gérer les paramètres de sécurité de tous vos espaces de travail, notamment qui peut partager du contenu en externe, exporter des pages ou ajouter de nouveaux membres à l’équipe. Vous pouvez également contrôler les applications et intégrations auxquelles votre équipe peut se connecter pour assurer la sécurité de tous les utilisateurs.

L’onglet Données et conformité permet aux propriétaires d’organisation d’accéder aux outils de recherche de contenu, aux journaux d’audit et aux rétentions légales pour assurer la gouvernance des données et répondre aux exigences réglementaires.

Le journal d’audit est particulièrement utile pour comprendre les actions effectuées, tant au niveau de l’organisation que de l’espace de travail, en un seul aperçu. Par exemple, si vous devez suivre les modifications apportées aux paramètres de l’espace de travail au fil du temps, le journal d’audit fournit une chronologie pratique indiquant qui a apporté quelles modifications et quand.

Une fois que vous avez pris connaissance des paramètres disponibles, il peut être délicat d’appliquer des modifications à plusieurs espaces de travail. Il est particulièrement difficile de suivre les paramètres qui s’appliquent aux différents espaces de travail et espaces d’équipe, et de comprendre comment les priorités des paramètres fonctionnent dans la hiérarchie.

La console d’administration facilite les choses en vous permettant de définir des paramètres au niveau de l’organisation qui s’appliquent automatiquement à tous les espaces qui en dépendent. Vous pouvez également désigner des espaces de travail comme gérés, ce qui vous donne une visibilité claire sur les paramètres qui s’appliquent et où.

Imaginons que l’un de vos espaces de travail, Shrimps Inc., contienne des informations hautement confidentielles. Vous souhaitez empêcher les membres de publier accidentellement des sites et des formulaires. Dans ce cas :

• Accédez à la ligne qui indique Activer pour tout le monde et modifiez-la en Désactiver pour tout le monde

• Lorsque vous faites cela, une option Appliquer en masse apparaît. Cliquez dessus pour appliquer automatiquement le paramètre à tous les espaces de travail associés à cette organisation.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications en haut à droite de la page.

Lorsque vous effectuez des modifications en masse, elles prennent effet immédiatement dans l’ensemble de votre organisation. Bien que vous puissiez affiner les paramètres de chaque espace d’équipe plus tard, disposer d’un endroit central pour les modifier, de l’organisation à l’espace d’équipe, simplifie grandement la gestion.

En plus de maîtriser les paramètres au niveau de l’organisation, explorons les meilleures pratiques en matière de paramètres d’espace de travail pour améliorer votre expérience Notion. Bien que chaque entreprise ait des besoins uniques et des facteurs différents influençant les décisions relatives à l’espace de travail, voici nos recommandations générales pour vous aider à choisir ce qui convient le mieux à votre équipe :

La vérification de la propriété de votre domaine de messagerie vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités d’entreprise avancées de Notion, notamment l’ activation du SSO/SCIM, la revendication d’autres espaces de travail à l’aide de votre domaine de messagerie, la consolidation de plusieurs espaces de travail et la gestion de tous les utilisateurs de votre organisation.

Voici quelques paramètres d’identité clés que nous vous recommandons :

• Activez l’authentification unique basée sur SAML :cette option simplifie la gestion des utilisateurs sur l’ensemble des systèmes pour les administrateurs informatiques, tout en offrant aux utilisateurs finaux un point d’accès unique et transparent.

• Définissez votre méthode de connexion sur Uniquement l’authentification unique SAML : cette option impose le SSO SAML comme seule méthode de connexion, simplifiant ainsi l’expérience des utilisateurs finaux et des administrateurs informatiques.

• Désactivez la création automatique de comptes : cette option empêche les nouveaux utilisateurs de créer automatiquement des comptes Notion via l’authentification unique (SSO), ce qui est utile lors du déploiement de Notion par étapes.

• Activez l’option Supprimer les e-mails d’invitation du provisionnement SCIM : vous contrôlez ainsi la manière dont le déploiement de Notion est communiqué en interne et évitez les e-mails automatiques lorsque vous n’êtes pas prêt à annoncer le lancement.

• Activez l’option Désactiver la publication de sites et formulaires : cette option sécurise votre espace de travail en limitant la publication aux espaces d’équipe spécifiques, le cas échéant. Seuls les utilisateurs qui sont à la fois propriétaires d’espaces de travail et d’espaces d’équipe peuvent activer la publication dans leur espace d’équipe.

• Activez l’option Désactiver la duplication de pages : cette option permet de sécuriser votre contenu en empêchant les membres de copier des pages vers d’autres espaces de travail.

• Activez l’option Désactiver l’exportation : nous vous suggérons de désactiver cette option à l’échelle de l’espace de travail et de l’activer uniquement dans les espaces d’équipe qui en ont besoin. Les propriétaires d’espaces d’équipe qui sont également propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer si nécessaire.

• Activez l’option Empêcher les ajouts d’invités : pour une meilleure sécurité, nous vous recommandons de gérer les invités au niveau de l’espace d’équipe plutôt qu’à l’échelle de l’espace de travail. Les propriétaires d’espaces d’équipe disposant des autorisations de propriétaire d’espaces de travail peuvent autoriser l’accès des invités si nécessaire.

• Activez Autoriser les demandes d’ajouts d’invités : bien que les membres ne puissent pas ajouter directement des invités, ils peuvent demander à les ajouter. Cela vous permet de vérifier qui a accès à quel contenu.

• Activez Autoriser les membres à demander l’ajout d’invités : les membres peuvent demander à ajouter de nouvelles personnes à l’espace de travail. Vous pouvez consulter ces demandes dans la section Membres.

• Désactivez Autoriser les demandes d’adhésion : nous vous suggérons d’utiliser l’authentification unique (SSO) pour gérer tous les utilisateurs, ce qui fonctionne mieux que de demander aux utilisateurs de rejoindre l’espace de travail.

• Activez l’option Limiter la création d’espaces d’équipe aux propriétaires de l’espace de travail uniquement : assurez-vous de garder le cap en autorisant uniquement les propriétaires de l’espace de travail à créer des espaces d’équipe. Vous éviterez ainsi de créer trop d’espaces d’équipe et maintiendrez une structure claire.

• Activez Enregistrer et afficher les données analytiques de vues de page : découvrez comment votre équipe utilise Notion dans l’espace de travail. Chacun peut consulter les données analytiques des pages auxquelles il a accès, ce qui permet de comprendre plus facilement ce qui fonctionne bien.

• Supprimez tous les domaines de messagerie autorisés : protégez votre espace de travail en gérant l’accès via l’authentification unique (SSO) uniquement. Nous vous recommandons de faire du SSO votre unique méthode de connexion afin de pouvoir contrôler qui rejoint votre espace de travail via votre fournisseur d’identité. Cette méthode est particulièrement utile si vous prévoyez de déployer Notion étape par étape au sein de votre équipe.

Une bonne gestion organisationnelle consiste essentiellement à trouver le juste équilibre entre sécurité, flexibilité et facilité d’utilisation. Notre console d’administrateur regroupe tous vos paramètres en un seul endroit, ce qui vous permet de maintenir cet équilibre en toute simplicité. Vous pouvez ainsi sécuriser et contrôler votre espace de travail, tout en gardant les choses simples et efficaces pour votre équipe.