커스텀 에이전트로 수신함과 캘린더 자동 관리

이메일과 회의 사이에서 많은 조율 업무가 제대로 처리되지 않았습니다. 보내려던 후속 작업을 보내지 못했습니다. 집중하여 일할 시간을 따로 확보하지 못했습니다. 통화 전에 준비 문서를 공유하지 못했습니다.

커스텀 에이전트는 이메일과 캘린더에 연결하여 이러한 워크플로를 자동으로 처리할 수 있습니다.

이 가이드에서 다루는 내용

• 수신함 분류와 정리를 위한 수신함 정리 에이전트 설정

• 캘린더 최적화 에이전트를 생성하여 시간을 절약하고 집중할 시간 확보

• 팀 스케줄링 에이전트를 설정하여 여러 사람의 회의 일정 조율

• 에이전트를 연결하여 엔드 투 엔드 워크플로 생성

커스텀 에이전트는 이메일(Gmail, iCloud, Notion 메일) 및 캘린더(Google 캘린더, iCloud, Notion 캘린더)와 연동하여 이메일을 읽고 보내고, 캘린더 이벤트를 확인하고 생성하고, 일정에 따라 작업을 수행합니다.

에이전트가 이메일 또는 캘린더에 대한 사용 권한을 필요로 하는 경우, 도구와 사용 권한 아래에 메일 또는 캘린더를 연결하는 옵션이 표시되며, 채팅 내에서 직접 표시될 때도 있습니다.

수신함 관리자 에이전트는 수신함에 항상 존재하지 않아도 이메일을 쉽게 확인할 수 있습니다. 메시지를 분류하며 라벨을 지정하고, 검토할 답장 초안을 작성하고, 중요한 이메일을 Notion 데이터베이스 항목으로 변환할 수도 있습니다.

사전 제작된 템플릿 중 하나를 사용하거나 처음부터 에이전트를 만들 수 있습니다. 워크스페이스 사이드바의 에이전트 섹션으로 이동해 +새 에이전트 추가를 클릭하세요. 다음과 같은 일상 언어로 원하는 사항을 알려주세요.

'매일 아침 내 이메일을 확인해줘. 내 라벨을 사용하여 메시지를 분류하고, 답변이 필요한 모든 사항에 대한 답장 초안을 작성하고, 민감한 사항을 내가 검토할 수 있도록 플래그를 지정해 줘.'

기본적으로 수신함 관리자는 일정에 맞게 작동하는 데 최적화되어 있어 깔끔한 수신함으로 하루를 시작할 수 있습니다. 실시간 분류를 원한다면 새 이메일이 도착할 때 실행되도록 설정할 수도 있습니다.

먼저 에이전트에게 일반적인 이메일 카테고리를 어떻게 처리해야 하는지 알려주세요. 예를 들어, 다음과 같이 요청해 보세요. '뉴스레터와 프로모션 이메일을 자동으로 보관해줘. 내 직속 부하 직원이 보낸 모든 이메일에 우선순위가 높음으로 플래그를 지정해줘. 이메일이 답변이 필요한 요청으로 보이는 경우, 라벨을 지정해 줘.'

다음은 사용할 수 있는 간단한 라벨링 시스템입니다.

• 답변이 필요한 경우: 01. 회신으로 라벨 지정

• 다른 사람의 조치가 필요한 경우: 02. 후속 조치로 라벨 지정

• 조치가 필요한 중요한 알림의 경우: 03. 중요 알림으로 라벨 지정

• 자동화된 경고 또는 시스템 경고: 04. 알림으로 라벨 지정

• 뉴스레터/프로모션: 05. 마케팅으로 라벨 지정

분류가 제대로 작동하면 에이전트에게 01. 회신으로 라벨링된 모든 사항에 대해 답변 초안을 요청할 수 있으며, 필요한 경우 답장을 검토하고, 수정하고, 전송할 수 있습니다.

예를 들어, 다음과 같이 요청해 보세요. '01. 회신으로 라벨링된 이메일에 대해 답장 초안을 작성해 줘. 간결하게 작성하고, 내용에는 내가 답변하는 내용에 대한 간단한 요약을 포함해 줘. 그리고 명확한 다음 단계를 제시하며 마무리해 줘. 민감한 사항은 내가 검토할 수 있도록 초안으로 남겨 줘.'

Gmail, Notion 메일, iCloud 등 연결된 이메일 클라이언트에 임시 저장된 이메일이 표시됩니다.

다음과 같은 스타일 가이드라인도 추가할 수 있습니다.

• 단락은 짧고 읽기 편하게 작성

• 가능한 경우 이름/회사로 개인화

• 링크의 어조/음성 가이드 따르기

받은 편지함을 워크플로에 직접 연결하려면 에이전트가 특정 이메일을 데이터베이스 항목으로 변환하도록 할 수 있습니다. 예를 들어, CRM을 새로운 잠재 고객 정보로 자동 업데이트하거나 프로젝트 요청을 작업 트래커에 바로 추가할 수 있습니다.

'누군가 프로젝트 요청을 이메일로 보내면 이메일의 발신인, 마감일, 주요 요건을 포함해 내 @프로젝트 요청 데이터베이스에 추가해 줘.'라고 요청해 보세요.

채팅에서 에이전트 구성을 완료한 후에는 에이전트 지침을 저장하여 변경 사항을 적용하세요.

캘린더 최적화 에이전트는 일정을 미리 파악하는 데 도움이 됩니다. 일정 충돌을 감지하고, 방해 금지 시간을 보호하며, 바쁜 주가 엉망진창되는 일을 방지합니다.

사전 구축된 템플릿

'업무가 충돌하거나 과도하게 몰려있는 날을 확인하고, 유지하거나 이동할 일정을 추천하며, 일정 변경이 필요한 경우 몇 가지 대체 시간대를 제안하는 캘린더 최적화 도구를 생성해줘.'

여기에서 실제 업무 방식에 맞게 에이전트를 구성하세요. 에이전트는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

에이전트는 회의에 하나씩 반응하는 대신 미리 스캔하여 주의가 필요한 사항을 표시할 수 있습니다.

에이전트는 아래와 같은 작업을 할 수 있습니다.

• (집중 시간이나 리마인더가 아닌) 실제로 충돌하는 작업에 플래그 지정

• 외부 통화, 매니저와의 회의 또는 우선순위 프로젝트와 같은 가장 중요한 사항을 강조 표시

• 하루 일정이 과도하게 밀려올 때 가장 먼저 일정을 변경할 회의 추천

• 일정 변경이 필요한 경우 현실적인 몇 가지 대체 시간대를 제안

캘린더에 여유가 있을 경우 에이전트가 이를 의도적으로 활용하는 데 도움을 드릴 수 있습니다.

에이전트에게 다음과 같이 요청하세요.

• 의미 있는 집중 시간 찾기(짧은 시간이 아닌 30~120분)

• 업무를 트래킹하는 곳에서 우선순위가 높은 작업 가져오기

• 변경 사항을 적용하기 전 이번주의 현실적인 계획 제안

기본 사항이 적절하다고 판단되면 에이전트가 의사 결정을 내리는 방식을 안내하는 간단한 기본 설정을 추가하세요.

• 의미 있는 시간 블록 사용: 에이전트에게 먼저 기존의 집중 시간을 찾도록 요청한 다음, 최소 30분(가급적 1~2시간)의 여유 시간을 확보하세요.

• 실제 우선순위에 따른 계획 수립: 에이전트에게 작업을 트래킹하는 곳(@내 작업 또는 @프로젝트 트래커 등)을 알려주면 에이전트가 우선순위가 높은 업무를 가장 적합한 집중 시간대에 예약합니다.

• 변경하기 전에 제안하기: 시간대와 마감일을 제안하되, 회의나 작업을 업데이트하기 전에 승인을 기다리세요.

에이전트가 찾아야 할 사항을 파악했다면 다음 단계는 실행 시점을 결정하는 것입니다.

대부분의 경우, 캘린더 에이전트는 모든 작은 캘린더 변경에 반응하는 대신 매일 또는 향후 며칠에 걸쳐 일괄적으로 미리 스캔할 때 가장 효과적으로 작동합니다. 이렇게 하면 권장 사항이 번잡하지 않고 유용하게 유지됩니다.

이벤트 생성됨 또는 이벤트 업데이트됨과 같은 이벤트 기반 트리거를 사용하는 경우, 몇 가지 간단한 필터를 추가하면 큰 효과를 볼 수 있습니다.

가장 유용한 필터는 다음과 같습니다.

• 제목: 특정 회의 유형에 대해서만 실행

  예: '1:1', '인터뷰' 또는 '고객' 포함

• 주최자 이메일: 본인 또는 신뢰하는 주최자가 생성한 이벤트에 대해서만 트리거

• 참여자 이메일: 특정 팀원 또는 고객이 포함된 경우 실행

• 참여자 참석 확인 요청 상태: 실행하기 전에 주요 참여자가 수락할 때까지 대기

• 종일 이벤트: 불필요한 실행을 방지하기 위해 연차 및 공휴일 제외

• 바쁨 상태: '가능' 자리 표시자 대신 실제 약속에 집중

팀 스케줄링 에이전트는 예약 가능 약속 일정을 확인하고, 근무 시간과 시간대를 고려하며, 조율을 처리하여 여러 참여자의 회의 일정을 찾을 수 있습니다.

이 기능은 참여자 캘린더(예: Google Workspace)에 접근할 수 있고 에이전트에게 팀 캘린더를 볼 수 있는 권한을 부여하는 경우 가장 효과적입니다. 캘린더에 대한 사용 권한이 없으면 에이전트는 일반적인 권장 사항을 제시할 수는 있지만 실제 일정을 확인하여 회의 시간을 확정할 수는 없습니다.

예를 들어 에이전트에게 다음과 같이 요청하세요.

'팀 전체의 회의 일정을 찾고, 모든 사람의 근무 시간을 고려하며, 확정된 회의를 내 @팀 회의 데이터베이스에 추가하는 일정 에이전트를 구축해 줘.'

개선을 거치면서 선호 사항을 구체적으로 명시하세요. 에이전트는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 최적의 시간대 찾기: 단일 시간대 대신 모든 참여자(및 시간대)에 적합한 옵션 2~3개를 제안합니다.

• 경계 존중: 근무 시간 내의 시간만 제안하고, 가능한 경우 회의 전후에 여유 시간을 둡니다.

• 충돌 처리: 완벽한 시간이 없는 경우, 가장 충돌이 적은 옵션을 선택하고 방해가 되는 사항을 설명하세요.

팀 스케줄링 에이전트는 일정 변경이 발생할 때 이에 반응할 수 있을 때 가장 유용합니다.

• 이벤트 기반 트리거 는 회의가 생성되거나 업데이트될 때 실행되므로 실시간 일정 잡기 및 조율에 적합합니다.

• 일일 또는 주간 일정은 예정된 일정 수요를 일괄적으로 확인하고 싶을 때 가장 효과적입니다.

일정 충돌이 발생하여 다른 사람들과 조율해야 하는 경우, 에이전트가 업무를 진행하는 데 도움을 받으세요.

• 2~3개의 제안 시간 옵션과 명확한 다음 단계를 포함하여보낼 수 있는 메시지(이메일 또는 채팅)를 작성하세요.

• 시간이 확정되면 모든 사용자의 캘린더에 추가하여캘린더 이벤트를 생성하세요.

자동화도 추가할 수 있습니다. '회의가 확정되면 내 @팀 회의 데이터베이스에 참석자와 안건이 포함된 페이지를 생성해 줘.'라고 요청해 보세요.

각 커스텀 에이전트가 자체적으로 작동하면, 함께 사용할 때 더 강력한 기능을 발휘합니다. 아래 예시를 참조하세요.

• 회의 요청 이메일 수신 → 수신함 관리자가 해당 이메일에 '일정 수립 필요' 플래그를 지정

• 팀 스케줄링 에이전트에게 일정 잡기 요청 → 에이전트가 모든 사람의 일정을 확인하고 옵션을 제안

• 캘린더 최적화 에이전트가 해당 주에 일정이 과도하게 잡혀 있음을 감지 → 우선순위가 낮은 회의를 옮겨 이 통화를 위한 여유 시간 확보를 제안

각 커스텀 에이전트는 워크플로의 일부를 처리하며, 함께 수신함과 캘린더를 관리하므로 지속적인 수동 작업이 필요 없습니다.