組織の管理機能について知っておくべきこと

Notionを使うチームが成長しても、複数のワークスペースや設定の管理に時間が取られることはありません。複数のワークスペースを管理するのは難しいものです。設定を調整したり、セキュリティを強化したり、メンバーを把握したりするために、複数のワークスペースを行き来する必要があるかもしれません。さらに、複数の管理者が複数のワークスペースを管理している場合、全員の足並みを揃えるには、複雑な作業が必要になりかねません。一元管理できなければ、管理者はより戦略的な作業に集中する代わりに、複雑な設定を理解するのに貴重な時間を費やすことになります。

Notionの組織レベルの管理機能を使用すると、ユーザー、設定、セキュリティなど、すべてを一元的に把握できます。これはワークスペースの「ミッションコントロール」と考えてください。すべての状況を明確に把握でき、必要に応じて柔軟に管理を微調整できます。

このガイドでは、以下を行う方法について説明します。

• 組織のオーナーとして、一元管理できるすべての設定と権限を管理する

• 管理者コンソールを使用して、ワークスペース全体の状況を一元的に把握する

• 数回クリックするだけで、組織、ワークスペース、チームスペース全体に設定を迅速に適用する

• 便利な早見表を使ってワークスペースの設定を最大限に活用する

複数のワークスペースとその設定の管理は、特に複数の管理者が複数のワークスペースを担当している場合、複雑になる可能性があります。すべてをスムーズかつ一貫して運営するために、組織のオーナーを設定することをおすすめします。

組織のオーナーは、組織とそのワークスペース全体のすべての設定と権限を監督する中央管理者と考えてください。このスーパー管理者の役割は、複数のワークスペースを扱う場合に特に役立ちます。

たとえば、北米、ヨーロッパ、アジアにワークスペースがある会社では、パスワードポリシーなどの基本的なセキュリティ設定を更新するために、各ワークスペースに個別にログインする必要があります。適切な権限がない場合、簡単な変更でさえ、他のワークスペースオーナーに依頼する必要があります。

組織のオーナーは複数設定できますが、共同作業のための明確なガイドラインを確立することが重要です。これにより、設定や権限を管理する際に全員が同期して作業できるようになります。

組織のオーナーとして管理を行う際、管理者コンソールはダッシュボードとして機能し、ユーザー、共有設定、セキュリティとコンプライアンスの管理、監査ログを一元的に把握できます。

管理コンソールにアクセスするには、ワークスペース切り替えメニューを開き、組織を管理を選択します。

ホーム画面では、一般、ユーザー、セキュリティ、データと権限管理、アナリティクスの5つの主要カテゴリを操作できます。各設定を最大限に活用する方法をご紹介します。

「一般」タブでは、組織の主要な設定にすばやくアクセスできます。組織の名前、アバター、認証済みのメールドメイン、ワークスペース、チームスペースの編集、SAML SSOの管理、SCIMプロビジョニングの処理など、すべてを一元管理できます。

このタブでワークスペースを管理を選択すると、組織に接続されているすべてのワークスペースが表示されます。任意のワークスペースをクリックすると、有効な機能を表示して調整できます。たとえば、特定のチームに対してNotion AIを有効にし、他のチームに対しては無効にしておくことができます。最大の魅力は？すべての設定を一元管理できるため、ワークスペース間を行き来する必要がなくなります。

ユーザータブでは、組織内でのメンバーとゲストの表示方法や機能を簡単に管理できます。これには、パスワードのリセット、すべてのユーザーをログアウトする機能など、ユーザーセッションの管理やアカウントのアクセス設定の管理も含まれます。利用可能な設定の詳細については、こちらの参考記事をご覧ください。

メンバーの管理セクションでは、組織内の全員と、各メンバーが所属するワークスペースを確認できます。このビューは、メンバーの管理や請求の管理に非常に役立ちます。各ワークスペースからメンバーリストをエクスポートして、重複を手動で削除する代わりに、すべてを一か所で確認できます。そうすれば、あるメンバーが複数のワークスペースに属していても、特定の請求サイクルでは一度だけ請求対象となるため、安心です。

また、メンバーをクリックすると、すべてのワークスペースのプロフィールが一度に表示されるため、複数の場所から情報を集める手間が省けます。

セキュリティタブでは、チームの情報を徹底的に保護できます。コンテンツの外部共有、ページのエクスポート、新規チームメンバーの追加など、ワークスペース全体にわたってセキュリティ設定を行い、管理できます。また、チームが接続できるアプリやインテグレーションを制御して、すべてのセキュリティを確保することもできます。

データとコンプライアンスタブでは、組織のオーナーがコンテンツ検索、監査ログ、リーガルホールドなどのツールにアクセスし、データガバナンスを確保し、規制要件を満たすことができます。

監査ログは、組織レベルとワークスペースレベルの両方で実行されたアクションを一元的に把握するのに特に役立ちます。たとえば、ワークスペースの設定変更を時系列で確認する必要がある場合、監査ログには、誰がいつどのような変更を加えたかを示す便利なタイムラインが表示されます。

現在利用している設定に慣れてきた後に、複数のワークスペースに変更を適用することは難しい場合があります。特に、どの設定がどのワークスペースやチームスペースに適用されるかを管理し、階層内で設定の優先度がどのように機能するかを理解することは簡単ではありません。

管理コンソールを使用すると、組織レベルで行う設定が自動的に階層に適用されます。また、ワークスペースを管理対象として指定することで、どの設定がどこに適用されるかを明確に把握できます。

たとえば、ワークスペースの1つ「Shrimps Inc.」に機密性の高い情報が含まれているとします。メンバーが誤ってサイトやフォームを公開するのを防ぎたいと考えています。この場合、次の設定を行います。

• 全員に有効 という行に移動し、全員に無効に変更します。

• そうすると、一括適用 オプションが表示されます。クリックすると、その設定が、この組織に関連付けられているすべてのワークスペースに自動的に適用されます。

• 変更を適用したら、ページの右上隅にある変更を保存をクリックします

一括で適用すると、組織全体で変更がすぐに反映されます。個々のチームスペースの設定は後で細かく調整できますが、組織全体からチームスペースまで、設定を一元的に管理することで、すべての管理がはるかに簡素化されます。

組織レベルの設定をマスターすることに加えて、ワークスペースの設定に関するベストプラクティスを参考にして、Notionをさらに活用していきましょう。それぞれの企業は異なるニーズやさまざまな要素を考慮してワークスペースに関する決定を行いますが、チームにとって最適なものを選ぶのに役立つ一般的な推奨事項をご紹介します。

メールドメインの所有権を検証することで、SSO/SCIMの有効化、メールドメインを使用して他のワークスペースを取得、複数のワークスペースを統合、組織内のすべてのユーザーを管理するなど、Notionの高度なエンタープライズ機能の多くを利用できるようになります。

主要なID設定の推奨事項をいくつかご紹介します。

• SSOを有効にするをオンにする⁠ーSSOを有効にすると、IT管理者は複数のシステムにまたがるユーザー管理を効率的に行えるようになり、エンドユーザーは単一のシームレスなアクセスポイントを利用できるようになります。

• ログイン方法を SAML SSOのみに設定する —SAMLを唯一のログイン方法として強制することで、エンドユーザーとIT管理者の両方の操作を簡素化します。

• アカウントの自動作成をオフにする —これにより、新規ユーザーがSSOを介してNotionアカウントを自動的に作成できなくなります。これは、Notionを段階的に展開する際に役立ちます。

• SCIMプロビジョニングからの招待メールを停止するをオンにする⁠— これにより、Notionの展開を社内でどのように伝えるかを管理でき、まだリリースの準備ができていない場合に自動メールが送信されるのを防ぎます。

• サイトとフォームの公開を無効にするをオンにする - 必要に応じて特定のチームスペースにのみ公開を制限することで、ワークスペースのセキュリティを確保できます。ワークスペースとチームスペースの両方のオーナーであるユーザーのみが、チームスペースでの公開を有効にできます。

• ページの複製を無効にするをオンにする - メンバーがページを他のワークスペースにコピーできなくなり、コンテンツのセキュリティが確保されます。

• エクスポートを無効にするをオンにする - この設定はワークスペース全体でオフにし、必要なチームスペースでのみオンにすることをお勧めします。ワークスペースオーナーでもあるチームスペースオーナーは、必要に応じてこれを有効にできます。

• ゲストの招待を無効にするをオンにする - セキュリティを強化するために、ワークスペース全体ではなくチームスペースレベルでゲストを管理することをお勧めします。ワークスペースオーナーの権限を持つチームスペースオーナーは、必要に応じてゲストアクセスを有効にできます。

• ゲストの招待リクエストを許可するをオンにする - メンバーはゲストを直接追加することはできませんが、ゲストの追加をリクエストできます。これにより、誰がどのコンテンツにアクセスできるかを確認できます。

• メンバーの招待リクエストを許可するをオンにする - メンバーは新しいユーザーをワークスペースに追加するようリクエストできます。これらのリクエストは、メンバーセクションで確認できます。

• メンバーシップリクエストを許可するをオフにする - すべてのユーザー管理を処理するためにSSOを使用することをお勧めします。これは、ユーザーが参加をリクエストするよりもうまく機能します。

• チームスペースの作成をワークスペースオーナーのみに制限するをオンにする⁠— ワークスペースオーナーのみがチームスペースを作成できるようにすることで、整理しやすくなります。これにより、チームスペースが多くなりすぎることを防ぎ、明確な構造を維持するのに役立ちます。

• ページビューアナリティクスを保存して表示をオンにする — ワークスペース全体でチームがどのようにNotionを使用しているかを確認します。アクセスできるページのアナリティクスを誰でも確認できるため、何がうまく機能しているかを簡単に理解できます。

• 許可されているメールドメインをすべて削除する — SSOのみを通じてアクセスを管理することで、ワークスペースのセキュリティを確保します。IDプロバイダーを通じて参加するユーザーを管理できるよう、SSOを使ったサインイン方法のみを使用することをお勧めします。これは、Notionをチームに段階的に展開する予定がある場合に特に役立ちます。

優れた組織管理とは、セキュリティ、柔軟性、使いやすさの間で適切なバランスを見つけることです。管理コンソールでは、すべての設定を一か所で管理できるため、このバランスを簡単に維持できます。つまり、ワークスペースのセキュリティと管理を維持しつつ、チームにとって簡単で効率的なものにできます。