Práticas recomendadas para criar e otimizar um agente personalizado

Os agentes customizados são mais confiáveis quando têm uma função clara, as fontes corretas e uma definição rigorosa do que é uma tarefa concluída. Este artigo de práticas recomendadas aborda como escrever instruções melhores, escolher os gatilhos certos e otimizar os resultados ao longo do tempo.

Se você não sabe por onde começar, primeiro escolha o trabalho que a sua equipe repete com frequência. Os agentes personalizados são mais eficazes quando o fluxo de trabalho é previsível e fácil de revisar.

Procure por fluxos de trabalho que sejam:

• Repetíveis, como compilar relatórios, fazer a triagem de solicitações recebidas ou responder a perguntas comuns no Slack.

• Frequentes, ou seja, que acontecem diariamente ou semanalmente.

• Fáceis de avaliar, para que você possa dizer rapidamente se o resultado está correto.

Depois de escolher um fluxo de trabalho, crie a versão mais simples do seu agente primeiro. Garanta que ele funcione de forma confiável antes de adicionar complexidade.

Quando o processo parecer estável e previsível, você pode adicionar gatilhos ou cronogramas para automatizá-lo totalmente.

Quando você dá instruções claras ao agente personalizado, ele produz resultados mais uniformes e confiáveis. Concentre-se no resultado desejado e conceda o contexto necessário para alcançá-lo.

Comece com o resultado que você deseja

• Foque em descrever o resultado final, em vez de detalhar cada etapa

• Deixe o agente determinar como chegar lá

• Exemplo: “Crie uma atualização de status semanal resumindo as tarefas concluídas, os bloqueadores e as etapas seguintes.”

Compartilhe um exemplo real

• Cole uma atualização de status anterior, um relatório formatado ou uma solicitação já selecionada

• Use exemplos concretos em vez de descrições abstratas

Estabeleça com clareza o formato e destino

• Especifique para onde o resultado deve ser enviado (Slack, uma base de dados ou uma página existente)

• Indique quais propriedades ou seções devem ser preenchidas

• Exemplo: “Publique o resumo no canal do Slack #team-updates e adicione-o à base de dados de relatórios semanais.”

Defina limites simples

• Esclareça o que o agente deve fazer e evitar

• Exemplo: “Atualize a página de relatório semanal existente, não uma nova” ou “Responda apenas em #suporte”.

Aponte situações de exceção

• Explique o que deve acontecer se não houver dados ou nada novo a relatar

• Exemplo: “Se não houver atualizações esta semana, publique ‘Sem atualizações’ em vez de não enviar nada.”

Mantenha as instruções curtas e focadas

• Instruções mais curtas produzem resultados mais consistentes

• Se a sua configuração ficar longa, divida o fluxo de trabalho em vários agentes

Ao configurar o agente personalizado, decida se o trabalho deve ser executado em um cronograma, em resposta a uma ação ou, então, em ambos os casos.

Use cronogramas para trabalhos previsíveis

• Escolha um cronograma quando a tarefa deve ser executada em uma cadência definida, independentemente da atividade

• Ideal para trabalhos recorrentes, como relatórios semanais, resumos diários ou resumos mensais

Use gatilhos para trabalhos responsivos

• Escolha um gatilho para quando a tarefa deve ser executada em resposta a um acontecimento

• Por exemplo, um bug registrado no Slack, uma nova página adicionada a uma base de dados ou um e-mail de um remetente específico

Combine cronogramas e gatilhos quando necessário

• Alguns fluxos de trabalho têm dois padrões

• Por exemplo, um agente baseado em gatilhos pode fazer a triagem de bugs à medida que eles chegam, enquanto um agente agendado à parte compila um resumo semanal desses bugs triados

Comece com uma frequência mais baixa e um escopo limitado

• Comece com um cronograma semanal, não diário

• Comece com um canal só, em vez de cinco

• Aumente a escala depois de confirmar que o resultado é uniforme e confiável

Antes de ativar totalmente o fluxo de trabalho, reserve um tempo para testar e ajustar a configuração.

Teste antes de ativar gatilhos ou cronogramas

• Clique em Executar para iniciar o agente manualmente

• Revise o resultado para confirmar que o agente se comporta como esperado

• Ative os gatilhos ou cronogramas apenas quando os resultados parecerem corretos

Teste em um grupo pequeno

• Compartilhe o agente com alguns colegas de equipe para receber feedback

• Use o feedback inicial para detectar problemas antes de implementá-lo de forma mais ampla

Espere por iterações

• A maioria dos agentes requer várias execuções de teste para funcionar perfeitamente

• Refine as instruções com base no que o resultado realmente mostra, não no que você pretendia que as instruções dissessem

Verifique o registro de atividades primeiro

• Clique no ícone de relógio para ver o que acionou a execução

• Revise o que o agente fez e onde ele pode ter falhado

• Use o registro para diagnosticar problemas e confirmar que o agente está se comportando conforme o esperado antes de expandir o acesso

Conheça as correções mais comuns

• “Saída incorreta” geralmente indica que as instruções precisam de mais especificidade

• “Dados ausentes” geralmente aponta que o agente precisa de acesso a páginas ou bases de dados adicionais em

  Ferramentas e acesso

• “Falhas na execução” normalmente apontam para uma lacuna de permissões ou instruções pouco claras

Um agente bem feito funciona mais rápido e evita trabalho desnecessário. Três fatores afetam a eficiência:

• A frequência de execução do agente;

• A quantidade de conteúdo que ele lê; e

• Quantas etapas são necessárias para concluir uma tarefa.

Por padrão, o modelo de IA do seu agente está definido como Automático, assim o Notion pode selecionar a melhor alternativa para cada tarefa. Isso funciona bem para a maioria dos agentes, mas você pode escolher um modelo específico quando quiser.

A maneira mais fácil de melhorar o desempenho é limitar as execuções desnecessárias. Crie gatilhos para que o agente só seja executado quando for provável que ele realize uma ação.

Comece aos poucos e aumente a escala

• Comece com execuções semanais em vez de diárias

• Use um só canal ou fluxo de trabalho antes de expandir o escopo

• Aumente a frequência quando os resultados forem confiáveis

Use gatilhos precisos para que o agente seja executado somente quando necessário

• Para o Slack: acione-o em @menções ou em uma reação de emoji específica em vez de deixá-lo ativo em todas as mensagens

• Para o Notion: acione em alterações de propriedades específicas em vez de deixá-lo ativo em cada atualização da base de dados

• Para o Notion Mail: acione-o em um conjunto filtrado de e-mails em vez de deixá-lo ativo em todas as mensagens

Espere algumas execuções do tipo “Nenhuma ação necessária”

• Isso acontece quando o agente determina que não há nada a fazer

• Isso é normal e eficiente: o agente apenas verifica o gatilho e as instruções antes de sair

Quanto mais conteúdo um agente lê, mais trabalho cada execução exige. Mantenha o escopo restrito.

• Aponte o agente para o menor escopo possível. O ideal é que o agente carregue apenas uma única página ou algumas páginas com links para subpáginas, se necessário.

• Evite pedir ao agente para pesquisar amplamente se você já sabe qual base de dados ou página ele deve usar como fonte de referência.

Cada etapa adicional em uma execução adiciona trabalho, especialmente quando o agente personalizado executa várias pesquisas.

• Defina claramente o que significa uma tarefa concluída, para que o agente finalize o trabalho em menos etapas.

• O agente ganha mais eficiência se acionar várias ferramentas simultaneamente. Incentive o uso paralelo de ferramentas nas suas instruções sempre que possível.

  • Pode ser executado ao mesmo tempo: “Leia a base de dados de projetos, o canal de engenharia do Slack e a página de anotações do último sprint simultaneamente.” Essas três fontes são independentes, portanto o agente lê todas elas simultaneamente, em vez de uma por uma.

  • Deve ser executado em ordem: “Crie uma página de resumo na base de dados de Relatórios e, em seguida, publique o link em #team-updates no Slack.” O agente precisa do URL da página antes de poder publicar o link, portanto essas etapas acontecem sequencialmente.

Se o agente frequentemente faz várias perguntas de acompanhamento, tenta novamente a mesma ação, verifica de novo as mesmas páginas ou comete erros de maneiras previsíveis, as instruções ou configurações precisam ser aprimoradas.

• Se ocorrer um erro frequente por motivos de permissão (não ter acesso para responder no Slack ou um URL não confiável), ajuste o acesso do agente em Ferramentas e acesso ou informe o agente nas instruções para evitar essas ações.