Consejos para mantener actualizadas las páginas de Notion del equipo

A medida que el equipo crece, Notion crece con él. Los procesos, el equipo, la empresa: este crecimiento a menudo requiere crear más contenido para respaldarlo (por ejemplo, presentar una incorporación o perfilar nuevos procesos).

Esa documentación es la base sobre la que se sustenta ese crecimiento, pero mantenerla actualizada y organizada es igual de importante.

Usando las funciones de Notion, podéis agilizar vuestra capacidad para realizar un seguimiento de qué páginas necesitan revisiones, asegurar que la información se mantenga actualizada y comunicar las actualizaciones al resto de vuestro equipo.

Ver la progresión de una página desde su creación hasta la última versión aporta transparencia a vuestro equipo y os ayuda a entender qué necesita una actualización.

Estas son algunas formas de mantenerse al corriente cuando haya sprints de desarrollo, proyectos de marketing en progreso y otras páginas que cambian constantemente.

En la parte superior derecha de la página de Notion, selecciona ••• y haz clic en Actualizaciones y estadísticas. Aquí puedes ver todos los cambios realizados en la página.

También podéis seleccionar Notificarme para recibir actualizaciones sobre comentarios, respuestas y menciones @ en cualquier parte de la página.

Supongamos que estáis revisando las actualizaciones de una página y observáis que algo se ha cambiado incorrectamente, como el proceso de control de calidad de vuestro equipo de ingeniería. En lugar de deshacer cada cambio uno a uno en Actualizaciones y Estadísticas, podéis restaurar una versión anterior de la página.

Tocad ••• en la parte superior derecha de la página y seleccionad Historial de versiones. Veréis las versiones anteriores de la página organizadas por fecha. Buscad la versión anterior a los cambios incorrectos de control de calidad, seleccionadla y haced clic en Comenzar restauración.

Si el equipo guarda documentos, tareas o notas de reunión en una base de datos, algunas propiedades pueden servir para ver cuándo se ha creado una página, quién la ha creado y cuándo se ha editado por última vez, lo que ofrece una vista rápida de la actividad reciente.

Para añadir una, haced clic en + Añadir propiedad en una nueva columna de la base de datos y elegid la propiedad que queráis usar.

Aquí tenéis algunas opciones útiles:

• Fecha de creación: este elemento registra automáticamente la fecha y hora de creación de la página. Si la página es fundacional, es posible que no requiera llevar a cabo ninguna acción. Pero si se trata de algo como una especificación de un proyecto o notas de reunión de hace meses, podría precisar de una limpieza.

• Creado por — registra automáticamente al autor original de cualquier página de base de datos. Si estáis revisando y organizando documentos o notas de reunión, podéis mencionar a los creadores de las páginas para confirmar si siguen siendo necesarias.

• Última edición por: muestra automáticamente quién ha hecho los últimos cambios en una página. Este elemento muestra quién modifica las páginas con frecuencia. Al igual que la propiedad Creado por, Última edición por es útil para hacer limpieza en las páginas de una base de datos, ya que puedes ver quién actualiza más las páginas.

• Última edición — otra forma de ver qué páginas de vuestra base de datos son las más recientes, la Última edición marca con una fecha y hora la última edición de la página.

Es posible que quieras limpiar algunas páginas obsoletas del espacio de trabajo, pero que no quieras eliminarlas definitivamente. Por eso sugerimos crear un archivo para las páginas principales del espacio de trabajo.

Esto os permite mantener una página ordenada, pero también conservar algunas de esas páginas antiguas como referencia, como una carta de producto que vuestro equipo podría querer consultar al crear algo similar.

Simplemente, crea el archivo como subpágina y arrastra las subpáginas obsoletas a su interior. Más información.

Tanto si es una wiki del equipo como si se trata de los beneficios de la empresa, tal vez haya páginas en el espacio de trabajo que se utilizan con frecuencia, pero que solo se tienen que actualizar cada pocos meses. Aquí te explicamos cómo mantener esas páginas actualizadas para que el equipo obtenga la información correcta.

Ahórrate el tiempo dedicado a restaurar versiones antiguas de páginas en la que se han hecho cambios de manera accidental. Supongamos que cambias la política de opciones sobre acciones del equipo. No conviene que un empleado nuevo la edite sin querer mientras revisa la página.

Haced clic en ••• y activad Bloquear página. Cuando bloqueáis una página, nadie puede editar ni cambiar nada (¡ni siquiera vosotros!) hasta que se desactive el bloqueo. También podéis hacer lo mismo con las bases de datos.

En lugar de hacerlo en los comentarios de la página, nos parece mejor crear un (Bloque) destacado en la parte superior de la página, para que quede claro quién es el responsable de esa página.

Escribid /callout en la parte superior de la página y escribid @ y su nombre para mencionarlos en el (Bloque) destacado. Así sabrán que son responsables de esa página. Y, aún más importante, cualquiera que tenga preguntas sobre el contenido de la página sabrá a quién preguntar.

También puedes añadir recordatorios para establecer las expectativas sobre la frecuencia con que los propietarios de las páginas deben revisarlas. Añade una fecha límite para realizar las actualizaciones con @ seguido de la fecha. Por ejemplo, escribir @30/6 crea una marca de tiempo que muestra la fecha deseada.

Quizás queráis que alguien entre y vuelva a revisar la wiki del equipo dentro de tres meses para ver si hay actualizaciones en las políticas de beneficios o en la declaración de misión de la empresa. Primero, mencionadlos con @ en un comentario en la página que queráis que vuelvan a visitar. Luego, añadid @remind e introducid la fecha límite para la siguiente ronda de actualizaciones. Haced clic en esa etiqueta @ con la fecha y se abrirá una ventana de calendario. Aquí podéis configurarlo para que reciban un recordatorio dos días antes de la fecha de vencimiento.