Tipps, wie die Notion-Seiten deines Teams stets aktuell sind

Wenn dein Team wächst, wächst Notion mit dir. Deine Prozesse, dein Team, dein Unternehmen – Skalierung bedeutet oft, mehr Inhalte zu erstellen, um dieses Wachstum zu unterstützen, sei es ein Onboarding-Deck oder das Skizzieren neuer Prozesse.

Diese Dokumentation ist das Fundament, auf dem du skalierst. Aber genau so wichtig ist es, dass sie stets aktuell und organisiert ist.

Mit den Funktionen in Notion kannst du den Überblick behalten, welche Seiten überarbeitet werden müssen, für aktuelle Informationen sorgen und Updates an den Rest deines Teams kommunizieren.

Wenn du die Entwicklung einer Seite von ihrer Erstellung bis zur neuesten Version betrachtest, erhält dein Team Transparenz – und du erkennst, was aktualisiert werden muss.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du auf dem Laufenden bleiben kannst, wenn du Engineering-Sprints, laufende Marketingprojekte und andere Seiten hast, die sich ständig ändern.

Wähle oben rechts auf deiner Notion-Seite ••• und klicke auf Updates & Analysen. Hier kannst du alle an der Seite vorgenommenen Änderungen sehen.

Du kannst auch Mich benachrichtigen auswählen, um Updates zu Kommentaren, Antworten und @-erwähnungen zu erhalten, die irgendwo auf der Seite vorgenommen wurden.

Angenommen, du überprüfst die Updates einer Seite und stellst fest, dass etwas falsch geändert wurde, wie zum Beispiel der QA-Prozess deines Engineering-Teams. Anstatt jede Änderung einzeln in Updates & Analysen rückgängig zu machen, kannst du eine frühere Version der Seite wiederherstellen.

Tippe oben rechts auf der Seite auf ••• und wähle Versionsverlauf. Du siehst frühere Versionen der Seite, sortiert nach Datum. Suche die Version von vor den falschen QA-Änderungen, wähle sie aus und klicke auf Wiederherstellung beginnen.

Wenn dein Team Dokumente, Aufgaben oder Meeting-Notizen in einer Datenbank speichert, können bestimmte Eigenschaften dir helfen, zu erkennen, wann eine Seite erstellt wurde, wer sie erstellt hat und wann sie zuletzt bearbeitet wurde. Das verschafft dir einen schnellen Überblick über die neuesten Aktivitäten.

Um eine hinzuzufügen, klicke in einer neuen Datenbankspalte auf + Eigenschaft hinzufügen und wähle die Eigenschaft aus, die du verwenden möchtest.

Hier sind einige hilfreiche Optionen:

• Erstellt um: fügt automatisch einen Zeitstempel für die Erstellung der Seite hinzu. Wenn die Seite grundlegend ist, braucht sie wahrscheinlich keine Anpassung. Wenn es sich jedoch um etwas wie eine Projektspezifikation oder Meeting-Notizen von vor Monaten handelt, könnte sie ein Kandidat für eine Bereinigung sein.

• Erstellt von – zeichnet automatisch den ursprünglichen Autor jeder Datenbankseite auf. Wenn du Dokumente oder Meeting-Notizen durchgehst und organisierst, kannst du mittels @-erwähnung die Ersteller der Seiten markieren, um zu bestätigen, ob diese Seiten noch benötigt werden.

• Zuletzt bearbeitet von: Schau dir an, wer die letzten Änderungen an einer Seite vorgenommen hat. So erkennst du, wer Seiten häufig anpasst. Wie die Eigenschaft Erstellt von unterstützt Zuletzt bearbeitet von dich dabei, die Seiten in einer Datenbank zu bereinigen, da du sehen kannst, wer sie am häufigsten aktualisiert.

• Zuletzt bearbeitet um — eine weitere Möglichkeit, um zu erkennen, welche Seiten in deiner Datenbank am aktuellsten sind. Zuletzt bearbeitet um versieht die letzte Bearbeitung der Seite mit einem Zeitstempel.

Vielleicht möchtest du einige veraltete Seiten in deinem Workspace bereinigen, sie aber nicht löschen – so bleiben sie als Referenz erhalten. Deshalb empfehlen wir, für jede Seite auf der obersten Ebene in deinem Workspace ein Archiv zu erstellen.

Das ermöglicht dir, eine klare Seite zu behalten und gleichzeitig einige alte Seiten als Referenz zu nutzen – etwa ein Produktcharta, auf die dein Team zurückgreifen könnte, wenn es etwas Ähnliches erstellt.

Erstelle das Archiv einfach als Unterseite und ziehe veraltete Unterseiten hinein. Mehr erfahren.

Ob es sich um ein Team-Wiki oder die Benefits deines Unternehmens handelt: Du hast wahrscheinlich Seiten in deinem Workspace, die häufig genutzt werden, aber nur alle paar Monate aktualisiert werden müssen. So bleiben diese Seiten aktuell, damit dein Team die richtigen Informationen erhält.

Spare dir die Zeit, alte Seitenversionen nach versehentlichen Änderungen wiederherzustellen. Nehmen wir an, du änderst die Aktienoptionsrichtlinie deines Teams. Du möchtest nicht, dass ein neuer Mitarbeiter sie versehentlich bearbeitet, während er die Seite überprüft.

Klicke auf ••• und aktiviere Seite sperren. Wenn du eine Seite sperrst, kann niemand (auch nicht du!) die Seite bearbeiten oder ändern, bis die Sperre aufgehoben wird. Dasselbe kannst du auch bei Datenbanken tun.

Anstatt dies in den Kommentaren der Seite zu tun, findest du es besser, oben auf der Seite eine Hervorhebung zu erstellen – damit klar ist, wem die Seite gehört.

Gib /callout oben auf deiner Seite ein und tippe @ gefolgt vom Namen, um die Person in der Hervorhebung zu erwähnen. Dadurch wissen alle, wer für diese Seite verantwortlich ist. Noch wichtiger: Wer Fragen zum Seiteninhalt hat, weiß, an wen er sich wenden kann.

Du kannst auch festlegen, wie oft Seitenbesitzer Seiten überarbeiten müssen, indem du Erinnerungen hinzufügst. Füge eine Frist für den Abschluss von Aktualisierungen hinzu, indem du @ gefolgt vom Datum eingibst. Zum Beispiel erstellt die Eingabe von @30.06. einen Zeitstempel, der das gewünschte Datum anzeigt.

Vielleicht möchtest du, dass jemand in drei Monaten das Team-Wiki erneut auf Aktualisierungen der Benefits oder des Leitbilds deines Unternehmens überprüft. Erwähne die Person zuerst mit @ in einem Seitenkommentar auf der Seite, die sie erneut besuchen soll. Füge dann @remind hinzu und gib die Frist für die nächste Aktualisierungsrunde ein. Klicke auf das @-Tag mit dem Datum, woraufhin sich ein Kalenderfenster öffnet. So kannst du einstellen, dass die Person zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung erhält.