利用重複資料庫範本，讓工作自動化

我們的個人生活與職涯，就是由每天、每周、每個月發生的各種習慣、任務、事件所構成的。有了 Notion 的重複性資料庫範本，只要在開始時建立好頁面範本，並根據個人需求的頻率，將其設定為在資料庫中自動建立新項目即可。

本使用手冊將示範如何使用重複資料庫範本，在你的工作空間中建立重複性任務、會議和文件。

資料庫範本提升工作速度，並將流程標準化。你可以根據已建立的範本，快速新增文件、會議議程、任務、或是專案。

資料庫範本可以讓你在資料庫中預先載入頁面，比如週會的會議紀錄。每個標題、提示，以及項目符號都已設定完成，可直接開始使用。你甚至可以標記每次都參與的夥伴，將其標記為正確的類別。

若沒有重複性範本，每次新增頁面時，就需要有人再次重新輸入所有的條目，費時又費力；你的工作已經夠繁重了，任何能讓你省點力氣，少點幾下滑鼠的方法，都是好事。

現在，想像你的團隊成員，每週一早上都要做一件重複的工作。你會想要每週都在團隊的「任務」資料庫裡建立新的條目嗎？或是，當他們每次完成一項任務，就要把該任務再移回「待辦」欄位，然後修改截止日期？

兩種方式當然都行，但就是麻煩，而且還會有任務忘記執行的風險。

有了重複性資料庫範本，你就只需要為任務、會議或文件建立一個範本。然後只要根據需求來設定重複週期，該項目就會自動在資料庫中新增好。這樣一來，就只需要填寫內容跟檢查就好。

如果要在資料庫中建立重複性範本，首先需要像平常一樣，建立資料庫範本，先到「新增」然後選擇「新增範本」，開始編輯你的頁面。

接著點選新範本旁邊、下拉式選單中的「更多」。選擇「重複」，然後設定範本自動建立的頻率。選項包含每天、每週、每月、每年，或是到「自訂」中設定。根據你的需求自訂頻率，無論是每 3 天、每個週二與週四，或是每 2 個月重複一次。

頻率設定好後，時間到，資料庫就會根據你的範本，自動建立新項目。你可以根據同樣的流程方法，將既有的範本設定為重複性範本。若想要取消重複性範本，可以刪除整個範本，或是到範本的選項，關閉「重複」功能。

重複性的資料庫範本可以將工作標準化，加快處理速度，讓你可以專注在核心工作，而無須花費太多心力在繁瑣的行政任務上。

重複性範本的使用方式有很多種，都能讓多種專案管理工作更為自動化。

以下是幾個在工作空間使用重複性資料庫範本的方式：

在任務資料庫中設定重複性範本，所以每當時間到了，任務就會自動出現在你的待辦清單中。

你也可以建立重複性任務來寫月報、每月月底或每週五下午整理辦公桌，甚至每天花 30 分鐘回覆電子郵件。

你無須擔心要重複開Ticket來提醒自己。相反地，你只要專心完成任務就好。

過去你可能每週都要新開一個文件來彙整專案工作進度，或是提供團隊概況更新。每週都在同一個時間點做一樣的事，使用同樣的格式。

這就是利用重複性範本的最佳時機了。幫你的文件新增範本，輸入頁首、項目符號、文字區塊等，之後你所要做的就只是填入重要資訊。若已有建立好的範本，只要到選項裡，選擇「重複」並設定頻率即可。

另一個重複性範本的好用之處，是做會議記錄。比如每週一都會有晨會，而每隔周四則是公司全員大會。

為了省去每次都要建立新頁面的麻煩，你可以在會議紀錄資料庫裡建立重複性資料庫範本，並設定會議時間。

至於每個月的公司大會、週會、每天晨會，你可以自動建立會議議程，好讓團隊成員也可以新增內容。每當團隊成員被標記時，他們都會收到個別通知，你甚至可以為會議建立單獨的瀏覽模式，然後連到重複的會議邀請。

任一資料庫，都可以使用重複性資料庫範本，來自動生成你所需要的東西。

舉例來說，你公司的 Wikis 百科或知識庫，有個用來記錄季度目標的資料庫，那麼你就可以在其中建立範本，來進行 OKR 規劃與記錄。接著，也可將其設定為每 3 個月新增一次，以便在每季管理會議後填寫。

或者，如果有需要建立一個每周公告事項資料庫，讓每個人都可以閱讀和編輯的話，重複性範本也可以派上用場。

即便是財務部門，在準備每個月的帳單明細時，也可以利用重複性範本。