Mô hình Trách nhiệm đã chia sẻ

Mô hình trách nhiệm đã chia sẻ này đảm bảo Notion và khách hàng cùng phối hợp để tạo ra trải nghiệm không gian làm việc an toàn và hiệu quả.

Vui lòng tham khảo MSA và DPA của Notion để biết định nghĩa của các thuật ngữ.

Notion là một không gian duy nhất nơi bạn có thể suy nghĩ, viết và lập kế hoạch. Là một không gian tất cả trong một cho phép người dùng tự xây dựng công cụ để làm việc hiệu quả nhất, Notion được người dùng tin tưởng giao phó thông tin công việc và cá nhân, cũng như quyền truy cập thông tin được lưu trữ trong các hệ thống khác thông qua kết nối và các tính năng AI.

Mô hình Trách nhiệm đã chia sẻ (SRM) là khuôn khổ nêu rõ cách phân chia trách nhiệm giữa nhà cung cấp dịch vụ và người dùng. Mô hình xác định rõ mỗi bên đảm nhiệm những nhiệm vụ bảo mật và vận hành nào.

Tài liệu này nêu rõ trách nhiệm chung của Notion và khách hàng trong việc bảo vệ và duy trì an ninh cho hệ thống của Notion, tài khoản người dùng và không gian làm việc.

SRM của Notion giúp Notion và khách hàng hiểu rõ bên nào chịu trách nhiệm về từng quy trình, hoạt động hoặc biện pháp kiểm soát. Nhờ đó, chúng tôi có thể tập trung chịu trách nhiệm ở những lĩnh vực mà mình có thể bảo vệ tốt nhất tính bí mật, toàn vẹn và sẵn sàng của hệ thống Notion, đồng thời xác định những lĩnh vực mà khách hàng có thể bảo vệ tài khoản, không gian làm việc và dữ liệu khách hàng của mình tốt hơn. Nhìn chung, cách phân chia này giúp bảo vệ hệ thống và tài khoản Notion an toàn, hiệu quả hơn.

SRM cũng giúp minh bạch cách Notion cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, khách hàng có thông tin cần thiết để đánh giá Notion trong quy trình quản lý rủi ro và bảo đảm của mình. SRM cũng hỗ trợ Notion và khách hàng thực hiện nghĩa vụ tương ứng theo các quy định hiện hành ở cấp địa phương, khu vực, quốc gia và quốc tế.

Tóm lại: Notion chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và bảo vệ kiến trúc của dịch vụ Notion. Khách hàng chịu trách nhiệm về cách họ cấu hình và sử dụng dịch vụ đó, bao gồm bảo vệ thông tin đăng nhập, quản lý những người có quyền truy cập vào không gian làm việc và dữ liệu khách hàng của mình, cũng như tuân thủ Chính sách nội dung & sử dụng và các Điều khoản liên quan khác.

Một số trách nhiệm nêu trong tài liệu này chỉ khách hàng có quyền nâng cao trong không gian làm việc hoặc tổ chức mới có thể thực hiện. Người dùng có trách nhiệm cấp các quyền đó một cách phù hợp.

Các công cụ để thực hiện từng trách nhiệm sẽ khác nhau tùy theo gói. Nếu một tính năng chỉ có ở một số gói đăng ký, khách hàng dùng gói đăng ký không có tính năng đó vẫn chịu trách nhiệm đạt được kết quả cần thiết và nên cân nhắc các biện pháp kiểm soát thay thế.

Notion cung cấp các phương thức xác thực và các biện pháp kiểm soát dành cho quản trị viên để quản lý cách mọi người đăng nhập vào Notion cũng như cách quyền truy cập Không gian làm việc được cấp và thu hồi. Khách hàng chịu trách nhiệm lựa chọn và định cấu hình các biện pháp kiểm soát phù hợp với tổ chức của họ, cũng như bảo vệ thông tin đăng nhập được sử dụng để truy cập tài khoản của họ.

Trách nhiệm của Notion

• Cung cấp và vận hành các phương thức xác thực, bao gồm email và mật khẩu, đăng nhập bằng Google và Apple, và đăng nhập một lần SAML 2.0 cho các không gian làm việc thuộc gói Business và gói Enterprise.

• Cung cấp xác thực hai yếu tố cho các tài khoản đăng nhập bằng mật khẩu, thông qua ứng dụng trình xác thực hoặc mã gửi qua tin nhắn văn bản.

• Cung cấp các API SCIM cho phép các tổ chức Enterprise tự động hóa việc tạo, cập nhật và xóa người dùng khỏi nhà cung cấp danh tính của họ.

• Cung cấp các biện pháp kiểm soát quản trị đối với thời lượng phiên, đăng xuất bắt buộc, đặt lại mật khẩu, tạm khóa tài khoản và xác minh miền.

• Yêu cầu bằng chứng đã xác minh về quyền sở hữu miền trước khi có thể dùng miền đó để kiểm soát cách người dùng thuộc miền đăng nhập vào Notion.

• Thu hồi quyền truy cập của người dùng vào Dữ liệu Khách hàng khi người dùng đó bị xóa khỏi không gian làm việc. Cung cấp các biện pháp kiểm soát cho phép tổ chức chấm dứt các phiên và đặt lại thông tin đăng nhập cho toàn bộ người dùng được quản lý của mình.

• Duy trì các biện pháp kiểm soát truy cập theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu trên toàn bộ cơ sở hạ tầng của Notion, đồng thời yêu cầu nhân viên và nhà thầu của Notion tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.

• Chỉ truy cập Dữ liệu Khách hàng để hỗ trợ khi người dùng hoặc chủ sở hữu không gian làm việc đã đồng ý, và để sự đồng ý đó tự động hết hiệu lực sau một khoảng thời gian xác định.

Trách nhiệm của người dùng

• Bảo vệ thông tin đăng nhập, sử dụng mật khẩu mạnh và duy nhất, đồng thời tránh sử dụng lại trên các dịch vụ khác.

• Duy trì các tài khoản cá nhân thay vì tài khoản dùng chung và không chia sẻ thông tin đăng nhập.

• Sử dụng xác thực hai yếu tố trên các tài khoản đăng nhập bằng mật khẩu.

• Cập nhật thông tin đăng nhập theo chính sách nội bộ và kịp thời cập nhật khi phát hiện thông tin đăng nhập bị lộ trong một vụ vi phạm dữ liệu bên ngoài.

• Chọn và định cấu hình các phương thức xác thực phù hợp với tổ chức, bao gồm cả việc có bắt buộc đăng nhập một lần hay không.

• Đảm bảo chỉ những người dùng được chỉ định mới có quyền truy cập không gian làm việc và quyền truy cập được thu hồi kịp thời khi ai đó rời tổ chức hoặc thay đổi vai trò. Việc thu hồi quyền truy cập tự động cần có SCIM; nếu không sử dụng SCIM, việc thu hồi phải thực hiện thủ công.

• Thiết lập thời lượng phiên theo chính sách nội bộ và duy trì quy trình khôi phục khi mất quyền truy cập vào nhà cung cấp danh tính.

• Kiểm soát việc bộ phận hỗ trợ của Notion có thể truy cập tài khoản hoặc không gian làm việc hay không, và thu hồi quyền truy cập đó khi không còn cần thiết.

Notion cung cấp mô hình quyền xác định người dùng đã xác thực có thể xem và làm gì, cùng các biện pháp kiểm soát dành cho quản trị viên để giới hạn việc chia sẻ. Khách hàng chịu trách nhiệm quyết định cách áp dụng mô hình đó cho Dữ liệu Khách hàng và rà soát quyền truy cập được cấp theo mô hình này.

Trách nhiệm của Notion

• Cung cấp mô hình quyền hoạt động ở cấp không gian làm việc, không gian nhóm, trang và cơ sở dữ liệu, bao gồm các nhóm quyền và thực thi mô hình đó một cách nhất quán trên toàn bộ sản phẩm.

• Cung cấp quyền truy cập riêng biệt cho thành viên và khách, để những người cộng tác bên ngoài có thể được cấp quyền truy cập vào Dữ liệu Khách hàng cụ thể thay vì toàn bộ không gian làm việc.

• Cung cấp các biện pháp kiểm soát dành cho quản trị viên để tổ chức hạn chế việc chia sẻ trang công khai, quyền truy cập của khách, chức năng Xuất và việc di chuyển hoặc sao chép trang sang không gian làm việc khác.

• Cung cấp các quyền kiểm soát quản lý ai có thể xuất bản Dữ liệu Khách hàng lên web, bao gồm Trang web Notion, Biểu mẫu và liên kết công khai.

• Cung cấp công cụ giúp tổ chức xem ai có quyền truy cập vào một trang, trang nào đã chia sẻ ra bên ngoài hoặc xuất bản lên web, và thay đổi các quyền đó.

• Tôn trọng các quyền của không gian làm việc đã được cấu hình khi cung cấp các tính năng AI và Tìm kiếm.

Trách nhiệm của Người dùng

• Xác định mức độ truy cập phù hợp cho Dữ liệu Khách hàng và áp dụng các quyền tương ứng.

• Quyết định xem có cho phép cộng tác bên ngoài và xuất bản công khai hay không, đồng thời cấu hình các kiểm soát khả dụng để phản ánh quyết định đó.

• Hiểu cách kế thừa quyền truy cập. Theo mặc định, quyền truy cập vào một trang cũng áp dụng cho các trang phụ được tạo trong trang đó. Nếu người dùng được cấp quyền truy cập theo nhiều cách, mức quyền cao nhất sẽ được áp dụng.

• Định kỳ xem xét quyền truy cập, bao gồm các thành viên không gian làm việc, khách, nhóm quyền, Dữ liệu Khách hàng được chia sẻ ra bên ngoài và Dữ liệu Khách hàng được xuất bản lên web.

• Xóa quyền truy cập vào Dữ liệu Khách hàng khi sự tham gia của cộng tác viên kết thúc, bao gồm cả khách và cộng tác viên bên ngoài có quyền truy cập không được quản lý thông qua nhà cung cấp danh tính của tổ chức.

• Đảm bảo Dữ liệu Khách hàng được xuất bản lên web dành cho đối tượng công chúng và cấu hình các tùy chọn như lập chỉ mục công cụ tìm kiếm cho phù hợp.

• Chuyển Dữ liệu Khách hàng mà người dùng lưu ở chế độ Riêng tư trước khi người dùng đó rời tổ chức, hoặc trong khoảng thời gian giới hạn mà việc chuyển dữ liệu vẫn có thể thực hiện được. Sau khoảng thời gian đó, Dữ liệu Khách hàng ở chế độ Riêng tư thường không thể khôi phục, và công cụ chuyển dữ liệu chỉ có trên gói Enterprise.

Notion lưu trữ và xử lý Dữ liệu Khách hàng thay mặt cho Khách hàng của mình và bảo vệ dữ liệu đó trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Khách hàng quyết định dữ liệu nào được đưa vào Notion, thời gian lưu giữ dữ liệu đó và các nghĩa vụ pháp lý nào gắn liền với dữ liệu đó.

Trách nhiệm của Notion

• Xử lý Dữ liệu Khách hàng theo Thỏa thuận chính về gói đăng ký, Phụ lục Xử lý Dữ liệu và luật bảo vệ dữ liệu hiện hành.

• Mã hóa Dữ liệu Khách hàng khi lưu trữ bằng AES-256 hoặc thuật toán tiêu chuẩn ngành có mức bảo mật tương đương hoặc cao hơn, kể cả khi dữ liệu nằm trong kho lưu trữ đám mây, các bảng biểu trong cơ sở dữ liệu và bản sao lưu. Mã hóa dữ liệu khi truyền bằng TLS 1.2 trở lên.

• Duy trì và xuất bản danh sách hiện hành của các bên xử lý dữ liệu phụ.

• Cung cấp tùy chọn lưu trữ dữ liệu theo khu vực cho các danh mục Dữ liệu Khách hàng được xác định, cho phép các tổ chức đủ điều kiện chọn khu vực lưu trữ dữ liệu đó.

• Không sử dụng Dữ liệu Khách hàng để huấn luyện các mô hình học máy của Notion, và cấm theo hợp đồng các bên xử lý dữ liệu phụ về AI thực hiện việc này nếu không có sự đồng ý rõ ràng của khách hàng.

• Cung cấp chức năng cho phép Khách hàng Xuất, lưu giữ và xóa Dữ liệu Khách hàng của họ, đồng thời xóa Dữ liệu Khách hàng khi kết thúc hợp đồng theo thỏa thuận.

• Ký Phụ lục Xử lý Dữ liệu và, khi áp dụng, Business Associate Agreement với những khách hàng cần các thỏa thuận này.

Trách nhiệm của Người dùng

• Xác định dữ liệu nào phù hợp để lưu trữ trong Notion và đảm bảo rằng dữ liệu chịu sự điều chỉnh của quy định chỉ được lưu trữ ở nơi đã có các thỏa thuận và cấu hình cần thiết.

• Thiết lập và áp dụng các quy trình lưu giữ, đồng thời xóa Dữ liệu Khách hàng không còn cần thiết.

• Cấu hình các cài đặt lưu giữ và xóa có sẵn trong sản phẩm để phản ánh chính sách nội bộ.

• Gửi Dữ liệu Tài khoản đầy đủ và chính xác, đồng thời sửa lỗi kịp thời khi phát hiện sai sót.

• Đáp ứng các nghĩa vụ thuộc về bên kiểm soát dữ liệu cá nhân được lưu giữ trong không gian làm việc, bao gồm cung cấp thông tin quyền riêng tư cho các cá nhân, thiết lập cơ sở pháp lý để xử lý và phản hồi các yêu cầu của chủ thể dữ liệu liên quan đến Dữ liệu Khách hàng.

• Xác định xem có cần chọn một khu vực lưu trữ dữ liệu cụ thể hay không, yêu cầu khu vực đó khi cần và xác định những danh mục dữ liệu, sản phẩm Notion nào nằm ngoài phạm vi áp dụng.

• Xem xét danh sách bên xử lý phụ của Notion.

Notion vận hành cơ sở hạ tầng giúp Dịch vụ luôn khả dụng và duy trì các bản sao lưu của cơ sở hạ tầng đó nhằm mục đích phục hồi Dịch vụ. Khách hàng chịu trách nhiệm phục hồi Dữ liệu Khách hàng của riêng mình bằng cách sử dụng các công cụ mà Notion cung cấp, và giữ một bản sao độc lập của Dữ liệu Khách hàng đó khi các nghĩa vụ của chính họ yêu cầu.

Trách nhiệm của Notion

• Vận hành Dịch vụ Notion theo các cam kết về tính khả dụng được quy định trong Điều khoản Mức độ Dịch vụ, sử dụng cơ sở hạ tầng dự phòng trên nhiều vùng khả dụng.

• Xuất bản trạng thái hoạt động của Dịch vụ.

• Duy trì các bản sao lưu tự động, được mã hóa và giám sát của Dữ liệu Khách hàng.

• Lưu trữ các bản sao lưu theo bảng ánh xạ khu vực sao lưu đã xuất bản của Notion dành cho khu vực lưu trữ dữ liệu đã chọn. Việc lưu trữ dữ liệu theo khu vực chỉ áp dụng cho các danh mục Dữ liệu Khách hàng đã xác định.

• Duy trì và kiểm tra định kỳ các kế hoạch phục hồi sau thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh.

• Cung cấp các công cụ phục hồi trong sản phẩm, bao gồm Thùng rác và lịch sử phiên bản, cho phép Khách hàng tự khôi phục Dữ liệu Khách hàng.

• Cung cấp tính năng Xuất để Khách hàng lấy bản sao Dữ liệu Khách hàng của mình.

Trách nhiệm của Người dùng

• Khôi phục các trang riêng lẻ và Dữ liệu Khách hàng bằng cách sử dụng Thùng rác và lịch sử phiên bản, trong thời hạn lưu giữ áp dụng cho gói của Người dùng.

• Cấu hình các cài đặt lưu giữ Dữ liệu Khách hàng, nếu có, để phản ánh chính sách nội bộ.

• Duy trì một bản sao độc lập của Dữ liệu Khách hàng khi chính sách nội bộ, cam kết hợp đồng hoặc quy định yêu cầu thời gian lưu giữ dài hơn thời gian sản phẩm hỗ trợ, hoặc yêu cầu lưu giữ một bản sao bên ngoài Notion.

• Tạo các bản Xuất theo lịch trình phù hợp với các yêu cầu đó và xác minh rằng các bản Xuất là đầy đủ. Dữ liệu Khách hàng mà tài khoản thực hiện Xuất không thể truy cập sẽ không được bao gồm trong bản Xuất.

• Truy xuất các bản Xuất trong thời hạn liên kết Tải xuống còn hiệu lực.

• Lập kế hoạch cho khả năng dịch vụ không khả dụng như một phần trong các thỏa thuận duy trì hoạt động kinh doanh của chính Người dùng.

Bản sao lưu của Notion là gì và không phải là gì

Các bản sao lưu của Notion tồn tại để khôi phục Dịch vụ Notion. Chúng không phải là điểm khôi phục dành cho khách hàng và không thể được sử dụng để đưa không gian làm việc trở lại trạng thái tại một thời điểm đã chọn. Việc khôi phục Dữ liệu Khách hàng riêng lẻ được Khách hàng thực hiện thông qua Thùng rác và lịch sử phiên bản. Sau khi Dữ liệu Khách hàng đã vượt quá thời hạn áp dụng cho Thùng rác và lưu giữ, dữ liệu đó sẽ bị xóa và không thể khôi phục. Khách hàng không nên dựa vào bộ phận hỗ trợ như một cơ chế lưu giữ.

Việc Xuất dữ liệu tạo ra một bản sao có thể mang đi của Dữ liệu Khách hàng ở các định dạng như HTML, markdown, CSV hoặc PDF, tùy thuộc vào loại Xuất và gói. Đây không phải là bản sao lưu đầy đủ của không gian làm việc: việc Nhập Dữ liệu Khách hàng đã Xuất sẽ không tạo lại các quyền, cài đặt hoặc toàn bộ cấu hình ban đầu của không gian làm việc và có thể cần tái cấu trúc thủ công.

Notion tạo các bản ghi về Hoạt động liên quan trong không gian làm việc và cung cấp chúng cho tổ chức. Khách hàng chịu trách nhiệm xem xét các bản ghi đó, lưu giữ chúng khi cần thiết và hành động dựa trên những gì chúng cho thấy.

Trách nhiệm của Notion

• Ghi lại các Sự kiện liên quan đến bảo mật và an toàn xảy ra trên các không gian làm việc của tổ chức, bao gồm người thực hiện, Hành động, thời gian và địa chỉ IP nếu có.

• Lưu giữ lịch sử nhật ký kiểm tra trong sản phẩm trong một khoảng thời gian xác định, đồng thời cung cấp các cơ chế Xuất và truyền trực tuyến để Khách hàng có thể lưu giữ lịch sử đó lâu hơn.

• Cung cấp phương thức truyền trực tuyến các Sự kiện đến nền tảng giám sát bảo mật của riêng Người dùng theo thời gian thực và hỗ trợ kết nối với các công cụ ngăn ngừa mất dữ liệu.

• Giám sát cơ sở hạ tầng, mạng và hệ thống của chính Notion để phát hiện hoạt động độc hại, đồng thời duy trì việc ghi nhật ký nội bộ cho các hệ thống đó.

Trách nhiệm của Người dùng

• Xem xét hoạt động trong nhật ký kiểm tra, đồng thời điều tra và xử lý các hoạt động có vẻ bất thường hoặc không được ủy quyền.

• Lưu giữ dữ liệu nhật ký trong thời gian mà chính sách nội bộ hoặc quy định hiện hành yêu cầu, bằng cách xuất hoặc truyền trực tuyến các Sự kiện trước khi hết thời hạn lưu giữ.

• Cấu hình giám sát, cảnh báo và mọi kết nối bảo mật hoặc tuân thủ trong môi trường của chính Người dùng, đồng thời đảm bảo các tích hợp đó vẫn hoạt động.

• Xác định những gì cấu thành hoạt động đáng ngờ trong bối cảnh của tổ chức và phân công trách nhiệm xem xét hoạt động đó.

• Báo cáo hoạt động đáng ngờ cho Notion khi hoạt động đó có thể cho thấy Dịch vụ bị xâm phạm.

Nhật ký kiểm tra ghi lại và không ghi lại những gì

Nhật ký kiểm tra ghi lại các Sự kiện. Các mục nhật ký và dữ liệu được truyền mô tả những Hành động đã thực hiện và người thực hiện; chúng không chứa Dữ liệu Khách hàng của các trang.

Việc ghi nhật ký kiểm tra bắt đầu khi một tổ chức đủ điều kiện sử dụng tính năng này. Hoạt động diễn ra trước đó sẽ không được cung cấp hồi cứu.

Notion phát triển, vận hành và duy trì Dịch vụ Notion cùng cơ sở hạ tầng mà dịch vụ đó chạy trên đó, bao gồm việc bảo mật và vá lỗi cơ sở hạ tầng đó. Khách hàng chịu trách nhiệm về các môi trường mà từ đó họ truy cập Notion.

Trách nhiệm của Notion

• Phát triển, kiểm thử, vá lỗi và duy trì ứng dụng Notion cùng cơ sở hạ tầng hỗ trợ ứng dụng đó. Các bản cập nhật cho Dịch vụ được Notion áp dụng và không yêu cầu Khách hàng phải thực hiện hành động nào.

• Thực hiện mô hình hóa mối đe dọa và nhận xét về thiết kế bảo mật cho các bản phát hành mới, đồng thời kiểm tra mã nguồn, nhận xét về mã nguồn và quét bảo mật toàn bộ cơ sở mã.

• Thuê đơn vị độc lập thực hiện kiểm thử xâm nhập hằng năm.

• Triển khai và quản lý bảo mật mạng trên các hệ thống của Notion.

• Giám sát cơ sở hạ tầng, mạng và tài sản của Notion để phát hiện hoạt động độc hại.

• Vận hành chương trình công bố lỗ hổng bảo mật công khai và thuê đơn vị độc lập thực hiện kiểm thử xâm nhập.

• Bảo mật các hệ thống doanh nghiệp và thiết bị của nhân viên Notion, bao gồm mã hóa dữ liệu lưu trữ, phát hiện và phản hồi trên thiết bị đầu cuối, và quản lý thiết bị tập trung.

• Xuất bản các ứng dụng khách Notion và cung cấp bản cập nhật cho các ứng dụng đó.

Trách nhiệm của Người dùng

• Duy trì môi trường thiết bị đầu cuối được hỗ trợ và vá lỗi phù hợp, bao gồm cả trình duyệt web; quản lý mọi biện pháp kiểm soát có thể ngăn ứng dụng khách Notion nhận bản cập nhật.

• Bảo mật các thiết bị và mạng được sử dụng để truy cập Notion, phù hợp với các tiêu chuẩn bảo mật thiết bị đầu cuối của chính Người dùng.

• Khi các bản cập nhật ứng dụng khách Notion được quản lý tập trung, Người dùng cần đảm bảo chúng vẫn được áp dụng kịp thời. Nếu hoãn hoặc tắt tính năng cập nhật tự động, Người dùng sẽ chịu trách nhiệm vá lỗi cho ứng dụng khách đúng hạn.

• Đảm bảo cấu hình cài đặt không ngăn Người dùng nhận bản cập nhật.

• Báo cáo các lỗ hổng bị nghi ngờ trong Dịch vụ Notion cho Notion thay vì khai thác hoặc tiết lộ công khai chúng.

Ranh giới nằm ở đâu

Notion vá lỗi Dịch vụ Notion. Khách hàng không cần tự vá lỗi Notion hoặc thực hiện hành động nào để nhận bản cập nhật phía máy chủ.

Ứng dụng khách thì khác. Notion xuất bản bản cập nhật, nhưng thiết bị có nhận được hay không còn tùy vào cách cấu hình và quản lý thiết bị đó. Nếu một tổ chức quản lý việc cài đặt hoặc cập nhật, tổ chức đó có trách nhiệm giữ cho ứng dụng khách luôn được cập nhật.

Notion cung cấp API, nền tảng tích hợp và các tính năng AI có thể tác động đến Dữ liệu Khách hàng và truy cập vào các hệ thống được kết nối. Khách hàng chịu trách nhiệm quyết định tính năng nào trong số này sẽ được bật, cấp quyền truy cập nào cho chúng và cách thức quản lý chúng.

Trách nhiệm của Notion

• Cung cấp và duy trì API Notion, nền tảng tích hợp, các kết nối và các tính năng AI.

• Tôn trọng quyền của người dùng trong Notion AI, Trợ lý Notion và Trình kết nối AI. Các trợ lý tùy chỉnh sử dụng các quyền được cấp rõ ràng cho riêng mình, có thể khác với quyền của người đang tương tác với trợ lý đó.

• Cung cấp các biện pháp kiểm soát quản trị để quản lý những tích hợp và công cụ AI bên ngoài nào có thể được cài đặt, những trợ lý nào có thể được tạo và liệu các tính năng AI có được bật hay không.

• Cung cấp các tùy chọn để bật hoặc tắt tính năng tìm kiếm web bằng AI và yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện các yêu cầu web bên ngoài.

• Duy trì các biện pháp phòng vệ để phát hiện và giảm nguy cơ chèn lệnh vào câu lệnh AI (prompt injection), bao gồm phát hiện hướng dẫn ẩn trong nội dung của bên thứ ba và tệp tải lên, hạn chế cách xử lý liên kết và kiểm tra thêm khi trợ lý hoạt động tự chủ.

• Không sử dụng Dữ liệu Khách hàng để huấn luyện các mô hình của Notion, và cấm theo hợp đồng các bên xử lý phụ về AI thực hiện việc này nếu không có sự đồng ý rõ ràng của khách hàng.

• Ghi lại hoạt động của các tích hợp, kết nối, trợ lý và công cụ AI bên ngoài trong nhật ký kiểm tra.

Trách nhiệm của Người dùng

• Quyết định xem những tích hợp, kết nối, tính năng AI và trợ lý nào là phù hợp với tổ chức, và định cấu hình các tùy chọn có sẵn để phản ánh quyết định đó.

• Nhận xét về quyền truy cập và các khả năng mà một tích hợp hoặc kết nối yêu cầu trước khi cấp phép, đồng thời xác nhận dịch vụ bên thứ ba đáp ứng các yêu cầu của Người dùng đối với nhà cung cấp.

• Quản lý các mã thông báo tích hợp nội bộ, bao gồm việc hạn chế phân phối, xoay vòng và thu hồi những mã không còn cần thiết.

• Quản lý việc tạo và định cấu hình các trợ lý, bao gồm việc mỗi trợ lý có thể truy cập Dữ liệu Khách hàng và những công cụ được kết nối nào, đồng thời nhận xét về quyền truy cập đó định kỳ.

• Khách hàng phải đảm bảo rằng các quyền của trợ lý được giới hạn phạm vi một cách phù hợp.

• Xác định xem có nên bật các mô hình lưu giữ dữ liệu cho các tính năng yêu cầu chúng hay không.

• Đảm bảo Dữ liệu Khách hàng được cung cấp cho Notion thông qua các hệ thống được kết nối là phù hợp với mục đích đó, và quyền truy cập được cấp trong hệ thống được kết nối cũng được giới hạn phạm vi một cách chính xác.

• Thông báo cho Người dùng rằng Dữ liệu Khách hàng có nguồn gốc bên ngoài Không gian làm việc, bao gồm các trang web và tệp được tải lên, có thể cố gắng gây ảnh hưởng đến hành vi của AI.

Những điều Khách hàng cần hiểu về dữ liệu được kết nối

Phạm vi truy cập qua một kết nối phụ thuộc vào phạm vi quyền được cấp trong hệ thống được kết nối. Notion thực thi các quyền do hệ thống đó báo cáo nhưng không khắc phục các quyền quá rộng trong hệ thống nguồn.

Các thay đổi về quyền trong các hệ thống được kết nối sẽ được phản ánh trong Notion sau một khoảng thời gian đồng bộ hóa thay vì ngay lập tức, và Dữ liệu Khách hàng mới được thêm hoặc xóa có thể mất thời gian để xuất hiện hoặc trở nên không khả dụng.

Notion chịu trách nhiệm về bảo mật của dịch vụ Notion và thông báo cho khách hàng khi có sự cố ảnh hưởng đến Dữ liệu Khách hàng của họ. Khách hàng chịu trách nhiệm về cách họ ứng phó với các sự cố liên quan đến tài khoản, Không gian làm việc và Dữ liệu Khách hàng của chính họ, bao gồm mọi thông báo mà họ bắt buộc phải thực hiện.

Trách nhiệm của Notion

• Duy trì một kế hoạch ứng phó sự cố được lập thành văn bản và kiểm tra kế hoạch đó định kỳ.

• Phát hiện, phân loại, điều tra, ngăn chặn và khắc phục các sự cố bảo mật ảnh hưởng đến hệ thống của Notion và Dữ liệu Khách hàng mà Notion lưu giữ.

• Thông báo cho các khách hàng bị ảnh hưởng về các sự cố bảo mật theo Phụ lục Xử lý Dữ liệu và luật hiện hành.

• Thực hiện nhận xét sau sự cố, bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ, và áp dụng các kết quả vào các biện pháp kiểm soát và kế hoạch ứng phó của Notion.

• Xuất bản thông tin về trạng thái hoạt động của dịch vụ và thông báo các sự cố ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ.

• Vận hành chương trình tiết lộ lỗ hổng bảo mật, đồng thời phân loại và khắc phục các lỗ hổng đã được báo cáo.

Trách nhiệm của Người dùng

• Báo cáo kịp thời các sự cố bảo mật nghi ngờ, tài khoản bị xâm phạm, lỗ hổng bảo mật nghi ngờ và việc sử dụng sai dịch vụ cho Notion thông qua kênh phù hợp.

• Phát hiện và ứng phó với các sự cố trong Không gian làm việc và tài khoản của Người dùng, bao gồm thông tin đăng nhập bị xâm phạm, việc chia sẻ không phù hợp và hành vi sử dụng sai mục đích của Người dùng nội bộ.

• Duy trì các quy trình ứng phó sự cố của Người dùng và xác định ai chịu trách nhiệm xử lý hoạt động được phát hiện trong Notion.

• Thực hiện các hành động ngăn chặn có sẵn trong sản phẩm, bao gồm gỡ quyền truy cập, thu hồi phiên đăng nhập, đặt lại thông tin đăng nhập, thu hồi mã thông báo tích hợp và gỡ Dữ liệu Khách hàng đã xuất bản.

• Lưu giữ bằng chứng liên quan, bao gồm xuất bản ghi nhật ký kiểm tra trước khi hết thời hạn lưu giữ.

• Xác định xem một sự cố có kích hoạt nghĩa vụ thông báo mà Người dùng phải thực hiện với cơ quan quản lý, khách hàng hoặc cá nhân bị ảnh hưởng hay không, và thực hiện thông báo đó.

• Giữ cho thông tin liên hệ về quản trị và bảo mật luôn cập nhật để các thông báo từ Notion đến được đúng người.

• Báo cáo các lỗ hổng bảo mật nghi ngờ cho Notion thay vì khai thác hoặc tiết lộ công khai.

Bên nào phát hiện điều gì

Notion giám sát cơ sở hạ tầng của mình và có thể phát hiện các sự cố ảnh hưởng đến Dịch vụ. Notion không thể xác định liệu một hành động vốn hợp lệ trong không gian làm việc có được cho phép theo chính sách nội bộ của Người dùng hay không. Khách hàng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động trong không gian làm việc và ứng phó với việc sử dụng sai mục đích.

Điều này bao gồm các sự cố như một thành viên xuất bản Dữ liệu Khách hàng bảo mật, một nhân viên sắp nghỉ việc xuất dữ liệu hoặc người có quyền sử dụng thông tin đăng nhập lại dùng thông tin đó sai mục đích. Việc phát hiện và ứng phó với những sự kiện này phụ thuộc vào việc Người dùng xem xét và nhận xét về hồ sơ hoạt động cùng các biện pháp kiểm soát mà họ có thể sử dụng.

Notion duy trì một chương trình bảo mật thông tin và quyền riêng tư được kiểm toán độc lập, đồng thời cung cấp các tài liệu liên quan. Khách hàng tự xác định xem Notion có phù hợp với các nghĩa vụ pháp lý của họ hay không và cấu hình Notion cho phù hợp.

Trách nhiệm của Notion

• Duy trì các chương trình bảo mật và quyền riêng tư được đánh giá độc lập theo các chu kỳ kiểm toán và chứng nhận hiện hành.

• Cung cấp tài liệu tuân thủ, bao gồm các báo cáo kiểm toán và chứng nhận, cho khách hàng và khách hàng tiềm năng thông qua Notion Trust Center.

Trách nhiệm của Người dùng

• Xác định xem Notion có phù hợp với dữ liệu mà Người dùng dự định lưu trữ và các nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho họ hay không.

• Ký kết các thỏa thuận cần thiết cho việc sử dụng đó, bao gồm Phụ lục xử lý dữ liệu hoặc Business Associate Agreement, nếu áp dụng.

• Áp dụng cấu hình theo yêu cầu của các thỏa thuận đó, bao gồm việc bật mọi cài đặt tuân thủ cụ thể và các tính năng bảo mật mà các cài đặt đó phụ thuộc vào.

• Hoàn thành các đánh giá của riêng Người dùng, bao gồm đánh giá rủi ro nhà cung cấp và mọi đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu theo yêu cầu của pháp luật.

• Xem xét và nhận xét về các chứng nhận, báo cáo kiểm toán và danh sách bên xử lý phụ của Notion trong quy trình bảo đảm và quản lý thay đổi của Người dùng.

• Chứng minh cho các kiểm toán viên và cơ quan quản lý của riêng Người dùng thấy rằng cấu hình và việc sử dụng Notion của Người dùng đáp ứng các nghĩa vụ áp dụng cho họ.

Phạm vi chứng nhận

Các chứng nhận độc lập của bên thứ ba và báo cáo kiểm toán của Notion bao quát các biện pháp kiểm soát do Notion vận hành. Chúng không bao quát cách từng tổ chức cấu hình hoặc sử dụng Notion.

Một không gian làm việc chứa dữ liệu chịu sự quản lý theo quy định không mặc nhiên tuân thủ chỉ vì Notion có chứng nhận. Khi một nghĩa vụ phụ thuộc vào cấu hình, chẳng hạn như hạn chế chia sẻ, thực thi đăng nhập một lần, lưu giữ hồ sơ kiểm toán hoặc giới hạn nơi lưu trữ dữ liệu, thì việc đáp ứng nghĩa vụ đó vẫn là trách nhiệm của Người dùng.

Notion thiết lập các điều khoản sử dụng dịch vụ và thực thi các điều khoản đó. Khách hàng chịu trách nhiệm về việc sử dụng Notion của mình và về Dữ liệu Khách hàng được lưu trữ trong không gian làm việc của họ.

Trách nhiệm của Notion

• Xuất bản và duy trì Chính sách nội dung và sử dụng, các Điều khoản liên quan và những chính sách liên quan khác.

• Cung cấp cơ chế để bất kỳ ai xem trang Notion công khai cũng có thể báo cáo Dữ liệu Khách hàng mà họ cho là bị cấm.

• Điều tra các báo cáo, đồng thời xóa Dữ liệu Khách hàng hoặc hạn chế quyền truy cập khi xác định có vi phạm.

• Áp dụng sự giám sát chặt chẽ hơn đối với các danh mục sử dụng liên quan đến tỷ lệ lạm dụng cao hơn, đồng thời tạm ngưng hoặc ngừng quyền truy cập khi cần thiết để bảo vệ tính khả dụng của Dịch vụ.

Trách nhiệm của Người dùng

• Sử dụng Notion theo các Điều khoản và Chính sách Nội dung & Sử dụng, đồng thời đảm bảo rằng những người sử dụng Notion theo gói đăng ký của Người dùng cũng thực hiện tương tự.

• Đảm bảo rằng Dữ liệu Khách hàng được lưu trữ trong, chia sẻ từ hoặc xuất bản thông qua Notion tuân thủ các chính sách đó và luật hiện hành.

• Kiểm duyệt Dữ liệu Khách hàng do người khác đóng góp khi Người dùng phân phối Dữ liệu Khách hàng do người dùng tạo thông qua Notion.

• Sử dụng Notion trong phạm vi công suất dự kiến và không tìm cách vượt qua, tắt hoặc can thiệp vào các biện pháp kiểm soát bảo mật của Notion.

• Chỉ thực hiện kiểm tra bảo mật Notion thông qua chương trình tiết lộ lỗ hổng bảo mật của Notion và trong phạm vi các điều khoản của chương trình đó.

• Sử dụng các kênh hỗ trợ và báo cáo một cách thiện chí.