Los formularios te permiten recopilar, organizar y tomar medidas en función de las respuestas directamente en el espacio de trabajo de Notion

Los formularios son una herramienta estupenda para recopilar información, ya sean confirmaciones de asistencia a tu próximo gran evento, solicitudes internas o comentarios de los clientes. Sin embargo, las herramientas de formularios tradicionales a menudo recogen la información de forma fragmentada, lo que implica la tediosa tarea de reunirla o de analizar los datos en distintos sistemas complejos. Incluso a menudo hay que pagar más por una función avanzada solo para dar sentido a la información recopilada.

En Notion, las respuestas de tus formularios se integran a la perfección en tu espacio de trabajo y conviven con el resto de tus cosas importantes. Esto significa que puedes pasar sin esfuerzo de recopilar datos a iniciar una planificación, resolver problemas o abordar cualquier otra tarea de tu agenda. ¿Y sabes qué es lo mejor? Que puedes conseguir todo esto sin tener que hacer malabarismos con varias herramientas ni gastar en más recursos para analizar las respuestas de tus formularios.

En esta guía, explicamos cómo hacer lo siguiente:

• Crear formularios desde cero o bases de datos existentes

• Utilizar formularios para crear flujos de trabajo de principio a fin

• Analizar en profundidad los datos que recopilas a través de tus formularios mediante Notion

Puedes añadir un formulario a una base de datos que ya tengas o empezar de cero. Tienen un montón de opciones de personalización y las puedes compartir fácilmente con cualquiera, tanto dentro como fuera de tu organización (incluso si los encuestados no tienen una cuenta de Notion).

Para crear un formulario desde cero, solo tienes que crear una página nueva y navegar hasta la opción de inicio rápido Formulario en la parte inferior de la página. Aparecerá instantáneamente un creador de formularios para que añadas todas las preguntas y opciones que necesites.

También tienes la opción de crear un formulario integrado, simplemente escribiendo /formulario en cualquier lugar de tu página de Notion.

¿Ya tienes una buena base de datos en la que podrías usar un formulario? En lugar de empezar de cero, puedes añadir un formulario a tu base de datos en cuestión de segundos. Solo tienes que hacer clic en el signo + en la parte superior de la base de datos y seleccionar Formulario en el menú desplegable. Revísalo rápidamente, haz los ajustes necesarios y ¡listo! Ya podrás empezar a recopilar respuestas. Se integrarán la perfección con tus datos existentes.

Los formularios en Notion se pueden personalizar fácilmente con varios tipos de preguntas (tanto de una única opción como de varias opciones de respuesta), además de con texto, fecha, persona, archivos y multimedia, número ¡y mucho más!

Estas son algunas formas en las que puedes mejorar los formularios:

• Usa respuestas anónimas cuando sea necesario: puedes dejar que las personas respondan sin dar su nombre. Esto ayuda a la hora de preguntar sobre temas delicados ya que así la gente se siente más protegida.

• Añade contexto con descripciones: por ejemplo, si preguntas sobre las necesidades dietéticas, puedes incluir algo como «Esta pregunta nos permite asegurarnos de que todo el mundo pueda disfrutar de las comidas de forma segura.» Este tipo de orientación mejora la calidad de la respuesta y demuestra que nos preocupamos.

• Marca las preguntas clave según sea necesario: como una «Valoración de satisfacción general» en un formulario de evaluación. Así nos aseguramos de obtener la información esencial que necesitamos de cada respuesta, sin abrumar a la gente.

• Dale un toque de calidez a la página de envío: por ejemplo, para una encuesta de empleados, prueba con algo como: «¡Muchas gracias por tu aportación! Tu opinión influye de forma directa en cómo mejoramos nuestro lugar de trabajo.» Puedes añadir un enlace a las iniciativas internas de mejora: así demostrarás que escuchas y deseas hacer cambios positivos.

Los formularios de Notion son más que simples herramientas de recopilación de datos: pueden poner en marcha todo el flujo de trabajo. Imagina que tienes la tarea de crear un formulario para que diferentes equipos envíen solicitudes. Con los formularios en Notion cualquiera puede añadir solicitudes fácilmente sin necesidad de entender cómo funciona una base de datos.

Si ya tienes una base de datos de contenido, puedes crear fácilmente un formulario basado en sus propiedades. Pero, ¿qué sucede cuando te empiezan a llover solicitudes? ¿Cómo puedes asegurarte de que se gestionan automáticamente, para que tú solo tengas que centrarte en el trabajo creativo?

Veamos algunas formas de configurar esta opción:

• Automatiza la asignación de tareas: cuando empiecen a llegar respuestas a los formularios, podrás establecer un sistema para que se dirija automáticamente cada tarea al miembro adecuado del equipo. Imaginemos que todas las solicitudes de publicaciones de blog deben ir a Estefanía. Pues para que eso ocurra, solo hay que seguir estos pasos:

  • Primero, haz clic en el icono del rayo en la parte superior de la base de datos.

  • A continuación, crea un disparador que se active cuando la propiedad Contenido necesario tenga el valor Entrada de blog.

  • Luego, en la sección Acción, da como valor a la propiedad Asignado a el nombre de Estefanía.

¡Voilà! Acabas de crear un flujo de trabajo optimizado. A partir de ahora, Estefanía recibirá una notificación automática cada vez que llegue a su cola de tareas una nueva entrada de blog.

• Configura actualizaciones personalizadas de Slack o de correo electrónico: una vez que se le asigne una tarea a Estefanía, puedes configurar una automatización para que se le envíe una notificación en Slack or por correo. Así, cada vez que llegue una solicitud, lo sabrá al instante. El proceso de configuración es similar a la asignación automática de tareas. Sería así:

  • Haz clic en el icono del rayo en la parte superior derecha de la base de datos.

  • A continuación, crea un disparador que se active cuando la propiedad Asignado a tenga el valor Estefanía.

  • En la sección Acción, selecciona Enviar notificación de Slack a y elige el canal que te interese. Para el correo electrónico, selecciona Enviar correo electrónico a

Ya está. Has creado un flujo de trabajo optimizado con unos pocos clics. Ahora, se asignarán automáticamente a los miembros del equipo las solicitudes que lleguen y recibirán notificaciones instantáneas por los canales adecuados. ¡Es como tener un asistente personal que se encarga de toda la gestión!

Cuando tenemos que lidiar con varios equipos con necesidades diversas, un planteamiento único no es suficiente. Imagina que eres responsable de producto producto y quieres recabar opiniones para dar forma a la hoja de ruta de tu producto. Tu intención es aprovechar las opiniones de los equipos de Atención al cliente, Satisfacción del cliente y Experiencia del usuario. Cada grupo aporta una perspectiva única y, para obtener los datos más útiles, debes hacer preguntas concretas a cada uno. Aquí es donde los formularios te pueden facilitar la vida.

Notion te permite vincular múltiples formularios a una sola base de datos. Esto significa que puedes crear formularios específicos para cada equipo a la vez que canalizas todas las respuestas en un único repositorio central. Puedes usar las mismas propiedades de base de datos en distintos formularios (por ejemplo, remitente o urgencia) pero personalizar otras propiedades en función del equipo. Por ejemplo:

• Los formularios de atención al cliente pueden tener propiedades como «Tipo de incidencia» (por ejemplo, error, solicitud de función, problema de cuenta) y «Nivel de prioridad».

• Los equipos de Experiencia del usuario pueden tener propiedades como «Etapa del recorrido del usuario» y «Puntuación de usabilidad».

Pero al final, todas estas propiedades convergen en una única base de datos, lo que te proporciona un hub de información rico y centralizado desde el que podrás planear tus próximos pasos.

Notion no solo recopila datos por ti, sino que también te ayuda a darles sentido. Con nuestras herramientas integradas, puedes filtrar, agrupar, ordenar y visualizar los resultados directamente en tu base de datos de Notion. Es como tener un analista de datos al alcance de tu mano, que te ayuda a detectar patrones y tendencias que podrías haber pasado por alto.

Ahora que ya tienes todos esos comentarios de los clientes, analicemos algunas vistas de bases de datos que pueden ayudarte a convertir esas respuestas en información práctica:

• Gráficos para analizar los resultados: crea un gráfico circular para ver el desglose de los tipos de comentarios (como informes de errores, solicitudes de funciones o problemas de usabilidad) de todos los equipos. Es una forma rápida de visualizar quién dice qué.

• Tablero para solicitudes urgentes: crea una vista de tablero Kanban para clasificar y hacer un seguimiento de las solicitudes en función de su nivel de urgencia (por ejemplo, Bajo, Medio, Alto o Crítico). Esta es una forma estupenda de no perder de vista las prioridades.

• Calendario para comprender los plazos de las solicitudes: utiliza una vista de calendario para comprobar de un vistazo las fechas de entrega y los plazos. Es como tener una vista panorámica de tu cronograma, lo que te ayuda a gestionar tu agenda de manera más eficaz.

• Plazos para la planificación de proyectos: usa una vista cronológica para trazar tu plan de acción para responder a los comentarios y las solicitudes de funciones prioritarias. Es una forma estupenda de mantener a tu equipo en la misma línea y evitar retrasos.

Visualizar los datos de diferentes maneras te ayuda a detectar patrones y tendencias que de otro modo podrías pasar por alto. De este modo, es más fácil comprender la información y tomar decisiones basadas en lo que has recopilado.

Los formularios ofrecen una solución integral que va más allá de la mera recopilación de datos, ya sea para gestionar las opiniones de los clientes, coordinar eventos o agilizar los procesos del equipo. Este enfoque integrado no solo evita que pierdas tiempo y recursos, sino que también logra que extraigas el máximo valor de cada respuesta y aproveches al máximo tu espacio de trabajo interconectado de Notion.