Agentes personalizados

Los agentes personalizados automatizan los flujos de trabajo manuales y recurrentes de todo tu equipo. Se ejecutan de forma automática, en segundo plano, mediante disparadores configurados previamente, y utilizan tus documentos y bases de datos como fuente de información.

Solo tendrás que configurarlos una vez. Puedes crear un flujo de trabajo para tareas repetitivas como informes semanales o clasificación de comentarios, y se convertirá en un recurso compartido en el que todo el equipo puede confiar.

Los agentes personalizados se encuentran dentro de Notion y se ejecutan según tus instrucciones. Una vez que los configures, podrán:

• Leer contenido de páginas y bases de datos en Notion, así como de determinadas aplicaciones conectadas.

• Ejecutarse en activadores recurrentes y eventos del espacio de trabajo.

• Realizar acciones como publicar informes, registrar errores, actualizar registros o enviar mensajes.

A diferencia del agente de Notion, los agentes personalizados están diseñados para ejecutarse automáticamente en segundo plano en función de disparadores y frecuencias configuradas.

Los agentes personalizados están integrados directamente en Notion. Usan tus documentos y bases de datos como fuente de información para entender el contexto y pueden conectarse a Slack, de forma que optimizan la productividad. Con los agentes personalizados, puedes:

• @Mencionar agentes en páginas de Notion, propiedades de bases de datos y comentarios.

• Vincularse a eventos de bases de datos (por ejemplo, cuando se crea o actualiza una página).

• Supervisar tu espacio de trabajo y las herramientas conectadas según los disparadores que configures.

Usa disparadores para que los agentes personalizados se ejecuten sin que tengas que hacerlo manualmente cada vez. Solo tendrás que configurar el disparador una vez y el trabajo se llevará a cabo en segundo plano sin interrupciones

• según la frecuencia que elijas (diaria, semanal, mensual y más).

• Reaccionar a eventos en Notion y Slack.

• Continuar ejecutándose en segundo plano una vez publicados.

Esto permite automatizar los flujos de trabajo, como los informes periódicos, las colas de clasificación y el mantenimiento de la información, y te ayudan a recuperar tu tiempo.

Los agentes actúan solo en las páginas, bases de datos y aplicaciones externas a las que les concedes acceso explícitamente. Como no tienen acceso completo al espacio de trabajo de forma predeterminada, los riesgos se reducen.

• Controla quién puede editar cada agente, ejecutarlo o interactuar con él.

• Consulta los registros de actividad para ver qué ha hecho un agente y cuándo.

• Utiliza el historial de versiones para revisar o restaurar configuraciones anteriores.

• Permite que las ejecuciones se puedan revisar y revertir para iterar de forma segura.

• Debes contar con un plan Business o Enterprise. Descubre más sobre los precios para los agentes personalizados.

• Usa la aplicación de escritorio o web para crear, editar, ver o interactuar con los agentes personalizados.

Puedes crear un agente personalizado desde varios sitios. El principal es la sección Agentes de la barra lateral.

1. Ve a la sección Agentes en la barra lateral izquierda y selecciona + para crear un agente personalizado nuevo.

2. Elige por dónde quieres empezar:

• Crear con el chat de la IA

  • En el chat, describe lo que quieres que haga el agente usando un lenguaje natural.

  • Revisa las instrucciones, los disparadores y el acceso que la IA de Notion genera e itera.

  • Dale a Guardar.

• Crear a partir de una plantilla

  • Elige una plantilla.

  • Revisa las instrucciones, los disparadores y el acceso que la IA de Notion genera e itera.

  • Dale a Guardar.

• Crear desde cero

  • Selecciona Crear agente vacío.

  • Empieza desde un campo de instrucciones vacío o un chat.

  • Redacta las instrucciones que quieres de forma manual, siguiendo las prácticas recomendadas para que sean claras y concretas. Define qué debe hacer el agente, cómo debe comportarse y qué trabajo debe realizar.

  • Configura los disparadores, el acceso y tu modelo de IA hasta que se ajusten a tu flujo de trabajo.

  • Dale a Guardar.

Los disparadores determinan cuándo se ejecuta tu agente. Puedes combinar varios tipos de disparadores para un solo agente.

Utiliza las frecuencias recurrentes para que los agentes se ejecuten de forma periódica.

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado.

2. Ve a la sección Disparadores.

3. Añade un disparador recurrente.

4. Elige cuándo quieres que se ejecute el agente:

   • Selecciona una frecuencia (cada día, semana, mes o año).

   • Establece una hora específica, incluida la zona horaria (por ejemplo, «todos los días a medianoche, CET»).

5. Revisa la próxima hora de ejecución programada para confirmar que sea correcta.

6. Guarda el disparador.

Los disparadores de Notion ejecutan tu agente en función de los eventos de tu espacio de trabajo. Puedes hacer que se activen cuando:

• Se añade un comentario a una página.

• Se añade una página a una base de datos.

• Se actualiza una página en una base de datos.

• Se elimina una página de una base de datos.

• Se @menciona al agente personalizado en una página o comentario.

Para añadir un disparador de Notion, sigue estos pasos:

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado y selecciona Disparadores.

2. Elige un tipo de disparador de Notion.

3. Especifica:

   • La página o base de datos que se debe tener en cuenta.

   • El evento (por ejemplo, «se ha creado una página en la base de datos»).

   • Cualquier filtro o condición adicional, si está disponible.

4. Dale a Guardar.

Los disparadores de Slack permiten a los agentes tener en cuenta los eventos en los canales públicos de Slack. Los canales privados no son compatibles.

Requisitos de configuración

Antes de que puedas configurar un disparador de Slack, un administrador del espacio de trabajo de Slack debe habilitar la integración de Notion para los agentes personalizados. Esto les concede a los agentes personalizados los permisos de lectura y escritura necesarios para operar en Slack. Una vez activada la integración, podrás configurar disparadores basados en nuevos mensajes o reacciones con emojis.

Los agentes pueden estar atentos a:

• Un mensaje publicado en un canal.

• Un emoji con el que se reaccionó a un mensaje.

• Un hilo iniciado en un canal.

• Una mención al agente personalizado en un mensaje.

  • Nota: Para activar un agente mencionándolo en Slack, el administrador del espacio de trabajo de Slack debe permitir primero que todos los miembros creen grupos de usuarios. Una vez que esta configuración esté habilitada, cualquiera puede activar al agente mencionando su nombre en el canal de Slack asociado.

Para añadir un disparador de Slack:

1. Conecta Slack a tu agente durante la configuración si aún no lo has hecho.

2. En la sección Disparadores, añade un disparador de Slack.

3. Selecciona:

   • El tipo de evento.

   • El canal que se va a supervisar.

   • Cualquier filtro o condición adicional, si está disponible.

4. Dale a Guardar.

Los agentes personalizados solo utilizan el contenido al que les concedes acceso explícitamente para su trabajo. Puedes configurarlo en los ajustes de acceso de cada agente.

Para controlar lo que un agente puede ver en Notion:

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado.

2. Ve a la sección Herramientas y acceso.

3. Añade páginas o bases de datos específicas que el agente debe usar como contexto:

   • Añade páginas y bases de datos específicas para flujos de trabajo concretos (por ejemplo, «Tickets de clientes», «Errores» o «Incidentes»).

   • Concede acceso a las páginas compartidas con todos en Notion si quieres una alcance amplio que incluya contenido en todo el espacio de trabajo.

4. Si quieres un alcance más limitado, conserva el acceso más restringido, «Ninguno».

Los agentes pueden navegar por la web cuando sea necesario. Usa el acceso a la web cuando tu flujo de trabajo dependa de información externa, y mantenlo desactivado para los que son estrictamente internos o cuando quieras una mayor supervisión de las fuentes. Para controlar el acceso a la web:

1. Abre la Configuración de tu agente.

2. Busca la opción Acceso web.

3. Activa el acceso a la web para permitir que el agente obtenga información de internet.

4. Desactiva el acceso a la web para limitar al agente únicamente a Notion y a las aplicaciones configuradas.

Los agentes personalizados pueden leer y escribir en Slack a través de una integración específica. Antes de vincular Slack a tu agente personalizado, un administrador debe conectar primero la conexión de la IA para Slack a tu espacio de trabajo a través de la configuración de la IA de Notion. Los agentes pueden hacer lo siguiente:

• Leer contenido de canales públicos.

• Publicar mensajes, respuestas y actualizaciones en los canales.

• Reaccionar en hilos y usar la información de Slack como contexto.

Para conectar Slack:

1. Durante la configuración del agente, sigue las indicaciones para conectar Slack.

2. Asegúrate de que la cuenta de Slack use el mismo correo electrónico que tu cuenta de Notion.

3. Aprueba los ámbitos solicitados en el flujo de autorización de Slack.

4. Elige los canales a los que puede acceder el agente.

Los agentes personalizados pueden ejecutarse en diferentes modelos extensos de lenguaje, lo cual te permite mantener un equilibrio entre velocidad, coste y calidad. Puedes ajustar el modelo con el tiempo si tu flujo de trabajo cambia o si identificas nuevas necesidades de rendimiento. Los modelos compatibles incluyen Claude, GPT y Gemini. Por defecto, la opción recomendada es Automático.

Descubre cómo se registra el uso en el panel de créditos de Notion.

Para elegir un modelo:

1. Abre la Configuración de tu agente.

2. Ve a la sección Modelo.

3. Selecciona un modelo específico si quieres un comportamiento consistente, o Automático para que Notion seleccione el más adecuado en cada solicitud.

4. Dale a Guardar.

A la hora de compartirlos con otras personas de tu espacio de trabajo, los agentes personalizados funcionan como páginas de Notion, con la excepción de algunas diferencias.

Cuando se comparten, los agentes pueden aparecer en la barra lateral, dentro de la sección Agentes; en los resultados de búsqueda, y en cualquier área del espacio de trabajo donde se haga referencia a ellos.

Para compartir un agente:

1. Abre el agente personalizado.

2. Haz clic en Compartir.

3. Añade personas, grupos o a todo el espacio de trabajo.

Los agentes utilizan un conjunto simplificado de niveles de permisos:

• Acceso completoLos usuarios con el permisoAcceso completo a un agente pueden configurar las instrucciones, los disparadores, los accesos y el modelo, consultar y gestionar los registros de actividad, así como ejecutar al agente o interactuar con él.

• Puede editarLos usuarios con el permisoPuede editar respecto a un agente pueden modificar las instrucciones y la configuración, así como consultar el registro de actividad.

• Puede ver e interactuarLos usuarios con el permisoPuede ver e interactuar respecto a un agente puedenejecutarlo, chatear con él y consultar la página de Configuración (Disparadores, Instrucciones, Herramientas y acceso) en modo de solo lectura. No pueden editar el agente ni compartirlo.

Una vez que hayas creado tu agente personalizado, aparecerá en la barra lateral. Cada página del agente incluye tres pestañas principales, que podrás usar para diseñarlo, probarlo y mantenerlo a lo largo del tiempo.

1. Chat Un espacio de conversación individual, que puede ser privado o compartido, con ese agente específico.

   • Resulta útil para probar nuevas instrucciones, pedirle tareas puntuales e iterar su comportamiento.

2. Actividad Un registro de cada ejecución del agente, visible para los usuarios con Acceso completo.

   • Los registros incluyen los disparadores que iniciaron la ejecución, las acciones realizadas y cualquier error o fallo.

3. Configuración El centro de control del agente.

   • El panel Configuración incluye instruccionesdel agente, disparadores, permisos de acceso y selección de modelos.

1. Abre la página del Agente.

2. Ve a la pestaña Configuración.

3. Actualiza las instrucciones, los disparadores, el acceso a páginas, bases de datos y herramientas externas, o la selección de modelos.

4. Guarda y publica los cambios.

5. Utiliza las pestañas Chat y Actividad para verificar que el agente se comporta como esperas después de realizar modificaciones.

Para restaurar una versión anterior de tu agente personalizado:

1. Abre la página del Agente.

2. Accede al Historial de versiones.

3. Revisa las versiones anteriores para ver:

   • Quién realizó los cambios.

   • Cuándo se realizaron los cambios.

   • Qué cambió en cada versión.

4. Selecciona la versión que quieras restaurar.

5. Confirma la selección para revertir el agente a esa versión.